1.要易于溝通
問(wen)*的一(yi)位項(xiang)目管理專家-Dr.WilliamWells(曾任*阿(a)波羅登月計劃的(de)計劃主持(chi)人)，一(yi)位項目經理(li)最需(xu)要具備(bei)的(de)功夫是(shi)什么(me)。那時他(ta)的(de)回答是(shi)：一(yi)位項目管理(li)最需(xu)具備(bei)的(de)有三(san)件事，第一(yi)是(shi)溝通，第二是(shi)溝通，第三(san)還是(shi)溝通。
請您回想一下(xia)，在執行項目時(shi)，你花費最多時(shi)間在什么部份?跟(gen)領導報告工(gong)作(zuo)進(jin)度、跟(gen)客戶介紹產品及說(shuo)(shuo)明工(gong)作(zuo)成(cheng)果、跟(gen)項目成(cheng)員交(jiao)待(dai)工(gong)作(zuo)、跟(gen)單位內的其它(ta)人員爭取支持、跟(gen)合(he)作(zuo)廠(chang)商協調配合(he)事項.對項目經理來(lai)說(shuo)(shuo)，一天內大(da)部份的時(shi)間幾乎都是在跟(gen)人溝通。
溝(gou)(gou)通(tong)(tong)，可(ke)(ke)以(yi)很(hen)簡單，也(ye)可(ke)(ke)以(yi)很(hen)復雜。對于部份(fen)人(ren)來說，反(fan)正溝(gou)(gou)通(tong)(tong)就(jiu)是把我的(de)(de)意見(jian)表(biao)(biao)達出(chu)來嗎，有什(shen)(shen)么難的(de)(de)。可(ke)(ke)是在項(xiang)目過程(cheng)中有那幺(yao)多的(de)(de)人(ren)與(yu)項(xiang)目有關(guan)，因此要(yao)考量的(de)(de)，不僅是把意見(jian)表(biao)(biao)達出(chu)來而(er)已(yi)，而(er)在于在什(shen)(shen)么樣(yang)的(de)(de)時間，運用(yong)什(shen)(shen)么樣(yang)的(de)(de)方式，將(jiang)什(shen)(shen)么樣(yang)的(de)(de)信息(xi)，傳達給什(shen)(shen)么樣(yang)的(de)(de)人(ren)。
很(hen)多項(xiang)目經(jing)理都是(shi)屬于“被動式的(de)項(xiang)目經(jing)理”。就是(shi)你先說你要什么項(xiang)目信(xin)(xin)息(xi)(xi)(xi)，我想辦法去弄這些信(xin)(xin)息(xi)(xi)(xi)出來給你。因此，信(xin)(xin)息(xi)(xi)(xi)整理的(de)工作基本上是(shi)沒(mei)有列入(ru)工作管制的(de)，只能夠見(jian)招(zhao)拆(chai)招(zhao)，抱著應付的(de)心態來面對信(xin)(xin)息(xi)(xi)(xi)的(de)供應。
如果換個比較主動的(de)角度來看，項目經(jing)理(li)(li)先了解(jie)每個與項目有(you)關的(de)人想要知道(dao)什么，這(zhe)些(xie)信息(xi)一定有(you)重復的(de)地方，然后(hou)將這(zhe)些(xie)信息(xi)做個整理(li)(li)歸類(lei)，不等你開(kai)口要，我就(jiu)先提供給你，讓你對項目沒(mei)有(you)疑惑，化被動為主動。這(zhe)些(xie)信息(xi)整理(li)(li)歸類(lei)的(de)動作，直接就(jiu)納入在項目經(jing)理(li)(li)的(de)工作管制(zhi)之中，這(zhe)樣對項目經(jing)理(li)(li)而言，也沒(mei)有(you)任何的(de)「意(yi)外」。
講起來簡(jian)單，做(zuo)起來其實(shi)也不難，二(er)個小(xiao)時就可以做(zuo)好(hao)溝通計劃，幾個步驟(zou)掌握(wo)住(zhu)就好(hao)：
(1)認識項(xiang)目干系人
(2)分析(xi)項(xiang)目(mu)干系人的(de)信(xin)息需求
(3)依照信息(xi)需(xu)求找出(chu)信息(xi)種類
(4)將信息(xi)種(zhong)類歸類
(5)決定信息傳遞的周期
(6)決定(ding)信息傳(chuan)遞(di)方式
(7)搜集信息
(8)傳遞(di)信息
(9)檢討信(xin)息(xi)傳(chuan)遞成效(xiao)
2.要想的周全
項目經理有點像(xiang)魔術(shu)師。事(shi)前先考慮要(yao)表(biao)演那些魔術(shu)，然(ran)后將道(dao)具準備好，跟助手、燈光(guang)及舞臺配合(he)，先仿真演練(lian)幾遍，指示(shi)每個人互(hu)動方法，并且事(shi)先想到(dao)如(ru)果(guo)發(fa)生問題(ti)時如(ru)何處置，確認(ren)都沒有問題(ti)后，開始表(biao)演;表(biao)演時要(yao)掌控(kong)會(hui)場(chang)氣(qi)氛，使(shi)整個場(chang)子(zi)有高潮迭起的(de)(de)感覺(jue)。如(ru)果(guo)環節(jie)(jie)出了問題(ti)，要(yao)馬上能夠應變(bian)，使(shi)節(jie)(jie)目能夠繼續下去，而(er)不是就此停頓。節(jie)(jie)目結束(shu)后，感謝(xie)每個人的(de)(de)合(he)作，同(tong)時檢(jian)討(tao)整個表(biao)演的(de)(de)過程需(xu)要(yao)改進的(de)(de)地方，如(ru)此一(yi)段表(biao)演才算正式(shi)收尾。
項(xiang)目(mu)經理(li)的責(ze)任就是(shi)掌(zhang)控全場，把這段(duan)表演完美(mei)無缺的呈現(xian)出來。不(bu)過(guo)太難了，執行過(guo)的項(xiang)目(mu)的人(ren)都知道(dao)，首先客戶的需求(qiu)不(bu)容易了解(jie)，其(qi)次計(ji)劃(hua)時間不(bu)夠，再來執行時問題重(zhong)重(zhong)，等到(dao)收(shou)尾(wei)時只能草草了事。
表演魔術(shu)可(ke)以(yi)(yi)事先(xian)(xian)演練，找出問題(ti)先(xian)(xian)解決，執行項目(mu)可(ke)沒辦(ban)法先(xian)(xian)來(lai)一遍(bian)(bian)。因此項目(mu)經理能(neng)不能(neng)夠將未來(lai)半年、一年或二年如何(he)執行及因應(ying)先(xian)(xian)“演”過一遍(bian)(bian)，就(jiu)對(dui)項目(mu)的(de)(de)成功有很(hen)(hen)大影(ying)響了(le)。而這就(jiu)靠項目(mu)經理做(zuo)計劃(hua)的(de)(de)功夫(fu)。做(zuo)計劃(hua)其實是(shi)很(hen)(hen)煩(fan)人的(de)(de)事，相(xiang)信每個(ge)人都有經驗。必須(xu)考量有多少時間、要怎(zen)幺(yao)做(zuo)、有誰可(ke)以(yi)(yi)做(zuo)、技(ji)術(shu)上是(shi)否可(ke)以(yi)(yi)支持(chi)、關(guan)鍵技(ji)術(shu)是(shi)否可(ke)以(yi)(yi)掌(zhang)握等(deng)，做(zuo)到這個(ge)地步，恐怕早已是(shi)滿身大汗。
做個小練(lian)習：取一張白紙，在紙的(de)(de)上緣(yuan)首先(xian)將要(yao)(yao)交(jiao)給(gei)客戶(hu)的(de)(de)產(chan)品(pin)以(yi)樹狀方(fang)式(shi)畫出(chu)來(lai)(lai)。然(ran)后在紙的(de)(de)中間(jian)，將如何做出(chu)這項產(chan)品(pin)的(de)(de)主要(yao)(yao)工作步驟(zou)(5-6個即可)，以(yi)流程圖(tu)的(de)(de)方(fang)式(shi)由左至右用(yong)箭(jian)頭連起來(lai)(lai);需要(yao)(yao)供貨商供貨或其它單(dan)位(wei)配(pei)合的(de)(de)部份，以(yi)分支的(de)(de)方(fang)式(shi)指向各主要(yao)(yao)步驟(zou)。
上(shang)述步驟(zou)，就是整個計劃的(de)(de)基(ji)礎了。由上(shang)圖，可以發展(zhan)出(chu)細部的(de)(de)工作步驟(zou)及時間、所(suo)需的(de)(de)人(ren)力資源及預算需求、采購品項(xiang)及合同商要求等。如何發展(zhan)出(chu)這些(xie)細節(jie)，限于篇幅，然(ran)后(hou)再(zai)論。
這樣還不(bu)夠(gou)的(de)。再取一(yi)張(zhang)白(bai)紙，將執行這些工作步驟(zou)所可能產生(sheng)的(de)問題(ti)(ti)列(lie)出來(lai)。這個(ge)(ge)是很關(guan)鍵的(de)步驟(zou)，列(lie)的(de)愈多(duo)，將來(lai)臨機處理的(de)狀(zhuang)況(kuang)愈少(shao)(試想如果(guo)(guo)項(xiang)目執行過程中可能發(fa)生(sheng)100個(ge)(ge)問題(ti)(ti)，你能事先(xian)考量(liang)到99個(ge)(ge)，你只要(yao)去擔心那突然出現(xian)的(de)1個(ge)(ge);但(dan)如果(guo)(guo)你只事先(xian)考量(liang)到1個(ge)(ge)，那結果(guo)(guo)可就不(bu)得了了)。這些問題(ti)(ti)，就是你要(yao)先(xian)期(qi)處理，以減(jian)少(shao)處理意外(wai)狀(zhuang)況(kuang)的(de)時間。
二張紙，一(yi)個(ge)計(ji)(ji)劃(hua)的框架就成形(xing)了(le)。這樣其(qi)實還不(bu)(bu)足以(yi)執行(xing)項目，但是最起碼項目經理(li)先將整個(ge)項目執行(xing)過程大概(gai)想了(le)一(yi)遍(bian)(就有(you)如魔術(shu)師先行(xing)彩(cai)排一(yi)樣)，同(tong)時也建(jian)立(li)一(yi)個(ge)以(yi)后細(xi)部計(ji)(ji)劃(hua)的基礎。由以(yi)上的練習來看，做計(ji)(ji)劃(hua)并不(bu)(bu)難，重點在于去不(bu)(bu)去想，去不(bu)(bu)去做。
3.要能夠(gou)預測結果
日(ri)前一個(ge)朋友赴美，飛機誤(wu)點(dian)，航(hang)空(kong)公司沒有(you)宣布會擔誤(wu)多(duo)久(jiu)時(shi)間，因此(ci)在機場(chang)枯坐了三個(ge)鐘(zhong)頭。搭乘那班(ban)班(ban)機的(de)乘客，有(you)的(de)人(ren)需要轉機，有(you)的(de)人(ren)有(you)親友在目的(de)地(di)機場(chang)接機，有(you)的(de)人(ren)初次訪(fang)美。此(ci)時(shi)在機場(chang)看到(dao)每個(ge)人(ren)都是(shi)焦慮(lv)的(de)眼(yan)神，焦慮(lv)的(de)原因在于他們無法知(zhi)道誤(wu)點(dian)多(duo)少時(shi)間，所以沒有(you)辦法控制之(zhi)后的(de)行程。你的(de)項目是(shi)不(bu)是(shi)也是(shi)如此(ci)?
計(ji)劃(hua)是(shi)“想(xiang)”，執行是(shi)“做”。真的去做的時(shi)(shi)候，碰(peng)到需(xu)求、能(neng)力(li)、技術、管理(li)、人力(li)等問題，都會(hui)影響到執行效果。雖然(ran)最后都可(ke)以完成，但(dan)是(shi)如(ru)果無法推(tui)測完成的時(shi)(shi)間、成本及產出(chu)，項目經(jing)理(li)就(jiu)像是(shi)那些旅客(ke)一樣彷徨無助。所(suo)以項目經(jing)理(li)除了要會(hui)做計(ji)劃(hua)之外(wai)，還(huan)要能(neng)綜(zong)合研判(pan)情勢，預(yu)測項目時(shi)(shi)間、成本及產出(chu)的結果。
以(yi)(yi)一個一年的(de)(de)(de)(de)項(xiang)目(mu)來說，開始(shi)之后，項(xiang)目(mu)經理(li)就負了成(cheng)敗責任，所有的(de)(de)(de)(de)壓力都落(luo)在項(xiang)目(mu)經理(li)肩上。每天(tian)項(xiang)目(mu)經理(li)要(yao)想的(de)(de)(de)(de)，不(bu)應(ying)該(gai)只是誰(shui)的(de)(de)(de)(de)問題要(yao)怎幺解(jie)決(jue)，今(jin)天(tian)的(de)(de)(de)(de)日(ri)子要(yao)怎么(me)過(guo)，而是一年后的(de)(de)(de)(de)今(jin)天(tian)，我(wo)是否可以(yi)(yi)將客戶(hu)要(yao)的(de)(de)(de)(de)東西按時(shi)交付(fu)、公(gong)司的(de)(de)(de)(de)項(xiang)目(mu)盈余目(mu)標可以(yi)(yi)達(da)(da)成(cheng)、今(jin)天(tian)無法達(da)(da)成(cheng)的(de)(de)(de)(de)，剩下(xia)的(de)(de)(de)(de)時(shi)間里我(wo)應(ying)該(gai)怎么(me)處(chu)理(li)才能達(da)(da)成(cheng)。
所以總的來看，項目經理不僅要做MicroManagement(細節管理)，同時還要做到(dao)MacroManagement(總體管(guan)理(li))。而(er)要做到(dao)MacroManagement最基(ji)本(ben)的(de)作(zuo)法就是從(cong)全面預測項(xiang)目結果，并且采取各種因應作(zuo)法。
要如何預測結(jie)果?今天(tian)(tian)工作延(yan)誤(wu)(wu)，明(ming)天(tian)(tian)也會(hui)(hui)延(yan)誤(wu)(wu)，后天(tian)(tian)也照樣會(hui)(hui)延(yan)誤(wu)(wu)，以后到底要如何補回來(lai)呢?傳統的項目(mu)經理(li)在(zai)現在(zai)這(zhe)個時點(dian)是沒有概念的，結(jie)果是到項目(mu)要結(jie)束(shu)前才(cai)在(zai)趕(gan)工，到那時候才(cai)發(fa)現所要花的錢早就把(ba)利潤(run)吃光了。
比較好的(de)作(zuo)(zuo)法是(shi)今天發生問(wen)題了，找(zhao)出原因(yin)，評(ping)估(gu)這(zhe)個問(wen)題如何(he)解決(jue)。如果(guo)一定得增加時間及人力，那幺假設今天這(zhe)個工作(zuo)(zuo)得延長二周，照著(zhu)時程(cheng)表推下去(qu)，所有(you)相關工作(zuo)(zuo)，包含對人力資(zi)源(yuan)、合同(tong)商、成(cheng)本的(de)影(ying)(ying)響(xiang)(xiang)為何(he)都(dou)要(yao)找(zhao)出來(lai);再往下看(kan)，推到項(xiang)(xiang)目完成(cheng)期限，是(shi)否會延誤(wu)(不是(shi)所有(you)工作(zuo)(zuo)的(de)延誤(wu)都(dou)對項(xiang)(xiang)目完成(cheng)時間有(you)影(ying)(ying)響(xiang)(xiang)的(de)!)。如果(guo)有(you)影(ying)(ying)響(xiang)(xiang)，就要(yao)思考后續的(de)工作(zuo)(zuo)要(yao)如何(he)先期調(diao)整(zheng)，以適(shi)度的(de)調(diao)配資(zi)源(yuan)。要(yao)做(zuo)這(zhe)些評(ping)估(gu)，較簡單的(de)方式，可能(neng)仍(reng)得借(jie)助(zhu)項(xiang)(xiang)目管(guan)理軟件。目前項(xiang)(xiang)目管(guan)理軟件，不論(lun)是(shi)國內或(huo)國外的(de)，都(dou)能(neng)做(zuo)到計劃功能(neng)，也能(neng)夠經由計劃的(de)調(diao)整(zheng)，去(qu)分(fen)析對整(zheng)體的(de)影(ying)(ying)響(xiang)(xiang)。
項(xiang)(xiang)目(mu)經理的工(gong)作(zuo)其實是很復雜。對(dui)于(yu)一個不愿意看全(quan)局的項(xiang)(xiang)目(mu)經理，這些步驟全(quan)部(bu)在不知不覺中被省去。但是對(dui)于(yu)一個企業(ye)來(lai)說，由一位沒有看家本(ben)領(ling)的項(xiang)(xiang)目(mu)經理來(lai)執行(xing)重要的項(xiang)(xiang)目(mu)，公(gong)司(si)的時(shi)間、名(ming)譽、獲(huo)利及質量保證，不僅僅是兒戲。
您的(de)項目經理有沒(mei)有這些看家本領呢(ni)?
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