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文秘助理技能培訓課程

【課程收益】
1、明確各級行政管理人員的職業發展方向
2、學會編寫自己的崗位說明
3、明確行政管理工作必須掌握的各種專業知識
4、學會奠定非領導的“領導“地位
5、運用流程化管理技能提升行政管理工作水平
6、有效利用時間管理的工具，提高自身工作效率
7、規范文檔管理為企業運營發揮重要作用
8、提升商務公文寫作技巧，提高駕馭文字的能力
9、學習掌握會議的組織策劃和高效主持會議技巧
10、了解商務接待活動中各項禮儀，體現企業良好形象
【課程對象】機關、企事業單位從事行政、秘書工作人員等
【課程時間】2天-3天（12-18課時）
【培訓方式】視頻(pin)教學、案例分(fen)析、小組研(yan)討(tao)、角色扮演、游戲互動(dong)

【課程內容】
第一部分 職業素養篇
一、秘書/行政助理職業特性與素質要求
1、秘書/助理人員的自我角色定位
◇ 初級秘書/助理：事務性文員
◇ 中級秘書/助理：事務性文員＋協助管理
◇ 高級秘書/助理：獨立管理＋事務處理
視頻：為什么不提拔我？
現場演示：“用什么方式說話，永遠比說什么更重要”
2、優秀秘書/助理人員的勝任素質
◇ 如何提升秘書/助理人員的素質
◇ 優秀秘書與一般秘書的差異
——案例分析：對待崗位的三種不同觀點的人，命運怎么就這么不一樣呢？
第一種(zhong)人認為：初級秘書(shu)不就是(shi)(shi)端(duan)茶倒水，接聽電話(hua)，就是(shi)(shi)個“萬(wan)金油”角色(se)；第二種(zhong)認為吃年(nian)輕飯，混日子；第三種(zhong)可(ke)是(shi)(shi)個有心人，知(zhi)道腳(jiao)下的路該怎(zen)么走(zou)，剖析她的成功路是(shi)(shi)怎(zen)么走(zou)的。

二、秘書/助理的職業生涯規劃
1、什么是職業生涯規劃？
2、為何要進行個人職業生涯規劃？
◇ 分析自我，確立人生的方向
◇ 準確評價個人特點和強項，在秘書/助理的職業競爭中發揮個人優勢
◇ 看到秘書/助理職業發展規劃的前景，提供前進的動力
——小組討論：獲得員工成長與企業績效的雙贏
3、職業生涯規劃的簡單步驟
◇ 掌握SWOT分析工具進行自我分析
◇ 運用“5W提問”法進行自我分析
→ What I am 我是什么樣的人？
→What I want 我想要什么？
→What I can do 我能做什么？
→What fit I most 什么是最適合我？
→What I can choose？我能夠選擇什么？
——走進實戰： “我的命運我把握，我的前途我做主。”
運用SWOT分析工(gong)具認(ren)識(shi)自我

三、秘書/助理商務禮儀規范
1、塑造良好的個人職場形象
◇ 著裝的*原則
◇ “拒絕”著裝敗筆——著裝誤區
◇ 恰當的肢體語言 讓自己成為一個有素養的人
——案例：為什么不錄用我，我錯在哪呢？
2、基本商務禮儀
◇ 辦公室禮儀
◇ 接待禮儀
◇ 電話禮儀與應對技巧
——現場演示：如何著裝讓我更優雅和自信
四、辦公室5S管理
◇ 5S的概念
◇ 推行5S的重要性
◇ 如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作
◇ 長期有效地推動5S工作的注意事項和操作方法
——現場模擬(ni)：算一(yi)算人生有(you)多少(shao)年在工作？良好的環境(jing)對我們有(you)多重要，教會你5分鐘快速掌握5S技巧(qiao)

第二部分 工作技能篇
一、時間管理及工作統籌技巧
◇ 時間管理的誤區
◇ 時間管理的原則
√目標管理與80/20法則
√緩急輕重的優先管理
√個人時間與領導工作時間計劃與安排
◇ 時間管理小竅門
◇ 辦公室接待與電話處理
◇ 上級的時間管理與安排
◇ 自我情緒控制與壓力管理
◇ 上司出差日程管理與工作計劃(小組討論：“你一天的工作是怎么安排的？”)
我們每個人的生命就是通過時間來計算的。如果活到70歲，你擁有25500天。
每人每天都有24小時，1440分鐘，86400秒。人——倒計時，人的出生是偶然，
但死亡是必然，如何管(guan)理你(ni)好你(ni)的時間，讓自己(ji)活出精彩(cai)？

二、會務組織與管理
◇ 成功組織會議的技巧
◇ 組織階段的工作：
[1]會前準備
[2]會中協助
[3]會后整理
◇ 會議座次安排的學問
練習：小組討論：如何協助召開公司例會
案例：如何應(ying)對會議中(zhong)的“漏洞”？

三、信息、文檔管理與運用
1、信息收集
◇ 信息工作的六個基本要求和三個訣竅
◇ 收集信息工作的三個訣竅
◇ 信息的查實及傳遞
◇ 信息的儲存與保密
2、文檔管理
◇ 文檔分類及儲存的工作規范
◇ 文檔查閱及分裝的工作規范
◇ 文檔銷毀及保密(mi)的工作規范(案例：李(li)秘(mi)書(shu)的返工引起的深(shen)思(si))

四、行政公文寫作技巧與處理實務
1、行政公文寫作的基本要求
2、行政公文的格式
3、常用行政公文寫作及公文格式要素范例
◇ 通用公文：
→ 報告                → 請示                → 批復                → 函
→ 決定                → 公告                → 通告
◇事務公文：
→ 工作計劃
→ 工作總結
→ 會議紀要
◇禮儀文書：
→ 請柬
→ 介紹信
→ 推薦信
——案例分享：請示/報告混為一體
撰寫(xie)初(chu)稿(gao)練習：通(tong)知/報告/總結三(san)種具(ju)體文體的大綱如何寫(xie)

第三部分 統籌管理篇
一、 秘書/助理人際溝通與工作協調技巧
——游戲導入：通過“無聲語言”游戲深刻體會溝通的涵義，并導出溝通的意義所在。
1、成功溝通的秘訣
◇ 學會聆聽：不輕易打斷對方的話
◇ 怎樣反問：了解對方的需求
◇ 如何肯定：肯定對方——微笑、點頭、是是是
◇ 表明立場：拒絕的藝術
◇ 提出解決方案：提出2-3個解決方案(案例：如果是你該怎么說？)
2、有效溝通過程及環節
◇ 信息發送、接收、反饋
◇ 有效發送的技巧(現場演示：溝而不通的后果給我們帶來的啟事)
3、認識你的溝通對象
◇ 與上級溝通的原則
◇ 與各種性格的領導打交道技巧
◇ 跨部門的溝(gou)通技(ji)巧(游(you)戲：究竟是(shi)誰(shui)的錯？)

二、行政管理人員辦公室事務管理
◇ 后勤管理（前臺、車輛、食堂、清潔）
◇ 辦公室設備管理（電話、傳真、復印機、電腦）
◇ 員工安全和保密工作
◇ 公共關系管理
全景案例：某公司年度大型慶典活動策劃始末
——案例：如何應對車輛管理的“漏洞”？
三、事物性項目性工作的組織管理
◇ 事務工作有哪些
◇ 學會列事務清單
◇ 用項目計劃管理工作(演練:如何設計大型接待計劃并實施)
四、課程分(fen)享：我學到了什么？

文秘助理技能培訓課程