如何組織策劃大型(xing)或(huo)者重(zhong)要(yao)(yao)的會(hui)議？這(zhe)里強調(diao)一(yi)下組織策劃大型(xing)重(zhong)要(yao)(yao)會(hui)議的三個關(guan)鍵環節，分別是明(ming)確(que)會(hui)議主題、溝通會(hui)議時間(jian)、細化會(hui)議議程。會(hui)議主題必須清晰，會(hui)議的時間(jian)也一(yi)定要(yao)(yao)提前(qian)安排，并(bing)且同(tong)時溝通好備用的時間(jian)。會(hui)議的議程非常重(zhong)要(yao)(yao)，主持人(ren)是誰，議題順序(xu)，參(can)加(jia)人(ren)員一(yi)定要(yao)(yao)和領導提前(qian)溝通，細節好了(le)三個關(guan)鍵環節我們(men)掌握了(le)，下面我們(men)從會(hui)中(zhong)會(hui)前(qian)的準備，會(hui)中(zhong)的管(guan)控，會(hui)后的復盤進行(xing)詳細的介紹。
首先(xian)便是(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)一(yi)(yi)個(ge)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)前(qian)(qian)的(de)(de)準備(bei)(bei)了(le)，這里(li)涉(she)及提前(qian)(qian)發(fa)布會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)通知、籌備(bei)(bei)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)材(cai)料(liao)，確定(ding)參(can)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)人員名單等(deng)(deng)(deng)指標。準備(bei)(bei)其(qi)中(zhong)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)材(cai)料(liao)這塊可(ke)(ke)能(neng)(neng)要(yao)(yao)強調(diao)(diao)一(yi)(yi)下(xia)，根據不(bu)同的(de)(de)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)種(zhong)類，可(ke)(ke)能(neng)(neng)需要(yao)(yao)準備(bei)(bei)的(de)(de)領(ling)導發(fa)言(yan)稿(gao)、主持(chi)稿(gao)、會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)場PPT主持(chi)稿(gao)一(yi)(yi)定(ding)要(yao)(yao)模(mo)擬(ni)一(yi)(yi)下(xia)現場的(de)(de)環節，創建起(qi)整個(ge)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)。而PPT一(yi)(yi)定(ding)要(yao)(yao)提前(qian)(qian)在會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)室電腦播放，確認(ren)是(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)否兼容，色調(diao)(diao)是(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)否正常(chang)等(deng)(deng)(deng)等(deng)(deng)(deng)。而資料(liao)準備(bei)(bei)完畢(bi)后，下(xia)面便是(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)場的(de)(de)準備(bei)(bei)。會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)的(de)(de)布置(zhi)一(yi)(yi)定(ding)要(yao)(yao)根據會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)的(de)(de)規(gui)模(mo)來匹配。首先(xian)是(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)做牌，如(ru)果(guo)是(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)有需要(yao)(yao)，一(yi)(yi)定(ding)要(yao)(yao)提前(qian)(qian)準備(bei)(bei)。第二個(ge)是(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)每一(yi)(yi)個(ge)參(can)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)人員的(de)(de)座位前(qian)(qian)要(yao)(yao)放置(zhi)筆紙或(huo)者筆記本、礦泉水或(huo)茶杯、抽紙巾等(deng)(deng)(deng)等(deng)(deng)(deng)入手。領(ling)導喜歡抽煙(yan)煙(yan)灰缸，我(wo)們(men)(men)還是(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)要(yao)(yao)必備(bei)(bei)的(de)(de)。第三個(ge)是(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)電腦、投(tou)影儀、麥克風(feng)、激光(guang)筆、空調(diao)(diao)、燈光(guang)等(deng)(deng)(deng)等(deng)(deng)(deng)，一(yi)(yi)定(ding)要(yao)(yao)提前(qian)(qian)調(diao)(diao)試(shi)，也(ye)要(yao)(yao)檢查(cha)他們(men)(men)電源(yuan)了(le)。提醒(xing)一(yi)(yi)下(xia)很(hen)容易忽(hu)略(lve)的(de)(de)一(yi)(yi)個(ge)點是(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)檢查(cha)一(yi)(yi)下(xia)空調(diao)(diao)的(de)(de)出(chu)風(feng)口是(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)否對著人。第四，若是(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)(shi)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)場要(yao)(yao)涉(she)及外來的(de)(de)來賓(bin)，我(wo)們(men)(men)要(yao)(yao)考慮到客(ke)人可(ke)(ke)能(neng)(neng)不(bu)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)熟悉我(wo)們(men)(men)的(de)(de)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)場，我(wo)們(men)(men)要(yao)(yao)提前(qian)(qian)準備(bei)(bei)好指引牌，并且在通知下(xia)發(fa)的(de)(de)過程(cheng)中(zhong)交(jiao)流一(yi)(yi)下(xia)我(wo)們(men)(men)的(de)(de)聯系人員的(de)(de)電話，方便客(ke)人能(neng)(neng)準時(shi)參(can)會(hui)(hui)(hui)(hui)(hui)。
下面便是(shi)(shi)會(hui)(hui)中(zhong)的(de)(de)管(guan)控了(le)，這個(ge)階(jie)段(duan)重要(yao)就是(shi)(shi)如何讓會(hui)(hui)議(yi)(yi)按照(zhao)(zhao)既(ji)定的(de)(de)一(yi)個(ge)程序執行，如果發生意外(wai)，應(ying)該按照(zhao)(zhao)應(ying)急預案或者是(shi)(shi)臨場隨機(ji)應(ying)變。首先要(yao)安(an)(an)排(pai)(pai)人員(yuan)負(fu)(fu)(fu)責(ze)簽到，這時(shi)候(hou)可以(yi)提(ti)醒參(can)會(hui)(hui)人員(yuan)會(hui)(hui)議(yi)(yi)的(de)(de)注意事項，類(lei)似不允許(xu)拍(pai)照(zhao)(zhao)，手(shou)機(ji)關為靜(jing)音等等。這個(ge)時(shi)候(hou)其(qi)次要(yao)安(an)(an)排(pai)(pai)人員(yuan)負(fu)(fu)(fu)責(ze)會(hui)(hui)議(yi)(yi)中(zhong)的(de)(de)茶水(shui)提(ti)供。注意一(yi)個(ge)節奏，這里可以(yi)安(an)(an)排(pai)(pai)由記錄人員(yuan)來負(fu)(fu)(fu)責(ze)通知會(hui)(hui)議(yi)(yi)室外(wai)的(de)(de)同事及(ji)時(shi)停止(zhi)，最后(hou)安(an)(an)排(pai)(pai)人員(yuan)要(yao)播(bo)放(fang)ppt 以(yi)及(ji)負(fu)(fu)(fu)責(ze)拍(pai)照(zhao)(zhao)。會(hui)(hui)后(hou)除了(le)紀要(yao)的(de)(de)編(bian)寫下發以(yi)外(wai)，我(wo)們要(yao)及(ji)時(shi)的(de)(de)組(zu)織相關人員(yuan)對各(ge)自負(fu)(fu)(fu)責(ze)的(de)(de)工作進行總(zong)結和置評，及(ji)時(shi)發現問題，并保證在下一(yi)次會(hui)(hui)議(yi)(yi)中(zhong)杜(du)絕(jue)此類(lei)事件(jian)的(de)(de)發生。最后(hou)多說一(yi)句，每家公司(si)都是(shi)(shi)不一(yi)樣的(de)(de)，我(wo)們只有在自己(ji)經(jing)歷公司(si)大型會(hui)(hui)議(yi)(yi)之后(hou)，才(cai)能制定出符合自己(ji)實際的(de)(de)一(yi)個(ge)會(hui)(hui)議(yi)(yi)方(fang)案好吧(ba)。
轉載：//citymember.cn/zixun_detail/112942.html
