原創 邢玉平

單證如何保管才能符合AEO認證及進出口合規管理要求？
單證保管作為進出口企業一項基本職責，是每個企業都不能忽視的一項工作。單證留存的完整性，一方面是滿足企業內部資料查證和審計管理的基本保障，另一方面更為重要的是滿足稽查條例對于企業單證的基本要求。因此，AEO認證對于單證保管的要求，實質上也是促進企業合規管理的重要一環。
--邢玉平
案例導讀
一、AEO認證中對于“單證管理”的認證要求
AEO認證標準中的第四條“單證保管”，其認證要求主要包括：企業應完整準確留存進出口申報相關單證、加工貿易保稅業務相關申報單證和數據、進出口涉檢貨物的管理數據臺賬記錄。另外附加對于相關海關核發的證件、法律文書、報關專用章及海關認證企業的認證檔案的保管措施及文檔實際管理狀況。
而(er)從實地(di)認證(zheng)角度，海(hai)(hai)關除了查(cha)閱企(qi)業(ye)對于相關文檔(dang)管(guan)控程(cheng)序規(gui)(gui)(gui)定，更為重要部分(fen)在于海(hai)(hai)關實際抽查(cha)企(qi)業(ye)涉及(ji)到進出口申報(bao)單證(zheng)、保(bao)稅管(guan)理單證(zheng)等文檔(dang)的(de)(de)實際留存(cun)情況。因此，企(qi)業(ye)實際檔(dang)案的(de)(de)留存(cun)完整性(xing)(xing)、保(bao)存(cun)的(de)(de)方式規(gui)(gui)(gui)范(fan)(fan)(fan)性(xing)(xing)、以及(ji)查(cha)閱的(de)(de)便捷性(xing)(xing)，都將(jiang)體現(xian)在實地(di)認證(zheng)環(huan)節(jie)。而(er)單證(zheng)的(de)(de)留存(cun)規(gui)(gui)(gui)范(fan)(fan)(fan)，又(you)體現(xian)在企(qi)業(ye)的(de)(de)日常(chang)管(guan)理規(gui)(gui)(gui)范(fan)(fan)(fan)和習慣(guan)之中，因此，樹立企(qi)業(ye)的(de)(de)規(gui)(gui)(gui)范(fan)(fan)(fan)的(de)(de)單證(zheng)保(bao)管(guan)機制(zhi)，并(bing)且切實的(de)(de)落實到日常(chang)管(guan)理規(gui)(gui)(gui)范(fan)(fan)(fan)之中，才是保(bao)障(zhang)在海(hai)(hai)關實施認證(zheng)環(huan)節(jie)，能夠快捷、準確、完整的(de)(de)調閱出海(hai)(hai)關需要查(cha)看的(de)(de)單證(zheng)。

二、“妥善保存單證”對企業的現實意義
進出口申報單證，作為涉外進出口企業在實際申報和相關管理作業中所產生的最直接的憑證，是海關稽查規范要求和海關信用管理要求企業所必須保存的。
從“海關稽查條例”的稽查期限規定要求角度來看，企業需要留存相關申報資料“自進出口貨物放行之日起3年內，或保稅貨物、減免稅進口貨物的海關監管期限內及其后的3年內”，而同時稽查條例又規定“被稽查人未按照規定編制或者保管報關單證、進出口單證、合同以及與進出口業務直接有關的其他資料的，由海關責令限期改正，逾期不改正的，處1萬元以上5萬元以下的罰款；情節嚴重的，禁止其從事報關活動”。因此，妥善保存單證是一項硬性要求。
而我們從企業的實際日常海關事務管理角度來看，妥善保存單證對于企業的日常資料查證、進出口審計應對、海關稽查應對都具備現實意義。包括：
1）單證留存完整，對于日常經營過程中遇到海關刪改單處置、查驗舉證、日常內部調閱查證等，都能快捷查找出。而從單證保存的完整性角度，企業留存的正常也是多于向海關單一窗口所上傳的資料，因此，企業不能寄希望于從單一窗口上傳的資料中獲取完整資料。
2）面對企業進出口業務的內外部審計，進行調閱資料抽樣審核是必不可少的，因為完整的進出口數據臺賬是保障進出口審計抽樣有效性的前提之一，而完整的申報憑證和數據留底，又是審計實施的重要基礎保障。
3）企業(ye)面(mian)對(dui)海關時，如上所(suo)述，能夠按照(zhao)稽查(cha)要求快速準備全套單證，是積極配合海關稽查(cha)實施(shi)的前提(ti)條件之一(yi)。

三、如何“妥善”保存進出口相關單證？
對于進出口單證的保管方式，伴隨著海關通關無紙化、檢驗檢疫無紙化、以及海關申報隨附單證的簡化措施等措施的實施，單證保管的方式，也發生了較大的變化，電子化保管成為了當前的主流方式，而這其中也在關務信息化的推動下，進一步優化。對此，從海關AEO認證符合性角度來看，企業可以對不同單證類型選擇不同的保存措施：
⒈、進出口申報單證，可以采用紙質完整留存或電子檔完整的留存方式，不管企業選擇哪一種，至少保證一種方式是完整的。如果選擇紙質留存，就需要在單證存檔的索引管理、檔案室的管理、文檔調閱與銷毀管理上明確相應的管理措施；而如果采用電子檔方式保管，又考慮是上傳至“關務系統”中逐票對應保存，還是存放在文件服務器中建立對應“文件夾”進行保存，無論哪種方式電子保管，都需要做到資料的備份管理。
⒉、加工貿易保稅管理單證，目前從日常作業角度基本已全部電子化，而同時考慮加貿保稅單證除了正常的申報單證（如內銷申報單證、結轉申報單證、外發審批單證、報核套表等），另有較多的申報數據臺賬記錄（如內銷申報的轉內銷明細數據、折料數據、結轉對賬數據、外發收發數據、單耗申報數據等），因此，電子檔的存檔方式更為便捷。
⒊、涉檢(jian)的臺(tai)賬保(bao)管，此條對(dui)于日常(chang)進出(chu)口(kou)管理中較為疏忽的一環(huan)，對(dui)此，我們(men)結合(he)實際(ji)情況，應該保(bao)存(cun)的是涉檢(jian)貨物從(cong)口(kou)岸(an)到(dao)貨申報、查驗(yan)、入廠檢(jian)查、問題處置環(huan)節記錄臺(tai)賬，重點是記錄異常(chang)問題及處置措(cuo)施，并隨附保(bao)存(cun)相應的異常(chang)處置憑證(zheng)（如：木質包裝到(dao)貨檢(jian)驗(yan)蟲(chong)害后的銷(xiao)毀(hui)憑證(zheng)等）。

四、從企業規范管理角度，單證保管的注意事項
對于單證保管的實際狀況，從我們日常對企業開展審計或AEO輔導查證角度來看，依然有幾點值得注意：
其一、進出口單證保存方式不規范，同一份單證紙質和電子各有部分，查找完整單證困難。
其二、紙質存檔檔案室管理混亂，未按貨架分類放置，調閱單證無法及時調閱出。
其三、存檔的單證中僅是申報單證，涉及到相關的許可證件、原產地證、檢驗憑證等復印件未留存，保存不完整。
其四、部分進出口涉及特殊監管方式單證中未留存原對應進出口單證（如：退運進口貨物單證中未留存原出口的報關單）。
其五、保稅相關單證及數據存檔未分類，涉及內銷、外發等相關處置單證查找不便。
其六、部分涉檢、涉證的申辦單證未留存。
單證的保管
作為涉外進出口企業的一項基礎管理規范
無論企業是否為海關AEO認證企業
都需要足夠重視

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