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專業行政文秘課程

課程描述
數百年(nian)來，各(ge)行各(ge)業(ye)(ye)都有文(wen)秘(mi)(mi)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)(zuo)(zuo)，它(ta)是(shi)(shi)一(yi)項(xiang)常青的(de)(de)、不(bu)可或(huo)缺的(de)(de)職(zhi)業(ye)(ye)，也是(shi)(shi)當(dang)今很多年(nian)輕人向往的(de)(de)職(zhi)業(ye)(ye)。文(wen)秘(mi)(mi)是(shi)(shi)領(ling)導的(de)(de)得(de)力助手，接待、策(ce)劃(hua)會(hui)議、溝通(tong)、談判、公文(wen)寫作(zuo)(zuo)(zuo)(zuo)(zuo)、函電、形象設計、公關關系都離不(bu)開文(wen)秘(mi)(mi)的(de)(de)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)(zuo)(zuo)。高水平的(de)(de)文(wen)秘(mi)(mi)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)(zuo)(zuo)是(shi)(shi)保證領(ling)導和(he)組(zu)織工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)(zuo)(zuo)效(xiao)率的(de)(de)重要(yao)條件(jian)，文(wen)秘(mi)(mi)的(de)(de)形象更是(shi)(shi)代表著單位的(de)(de)整體(ti)形象。但(dan)做一(yi)個專(zhuan)(zhuan)(zhuan)業(ye)(ye)的(de)(de)、出色(se)的(de)(de)秘(mi)(mi)書卻不(bu)是(shi)(shi)一(yi)件(jian)容易的(de)(de)事，需要(yao)通(tong)過職(zhi)業(ye)(ye)化的(de)(de)訓練(lian)和(he)實際(ji)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)(zuo)(zuo)的(de)(de)歷練(lian)才能完成(cheng)。本(ben)課程(cheng)專(zhuan)(zhuan)(zhuan)門針對目前職(zhi)場專(zhuan)(zhuan)(zhuan)業(ye)(ye)文(wen)秘(mi)(mi)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)(zuo)(zuo)面設計，通(tong)過兩天系統化的(de)(de)梳理和(he)強(qiang)化，相信會(hui)給您最專(zhuan)(zhuan)(zhuan)業(ye)(ye)的(de)(de)職(zhi)業(ye)(ye)指導。

學員獲益
1.了解專業秘書/助理的職責與角色，工作范圍與未來展望。
2.學習提升工作效率的技巧，包含檔案管理、時間管理、會議管理，以及上司的行程管理。
3.學習職場中的人際關系處理與溝通協調技巧，成為上司的得力助手。
4.學習(xi)專業(ye)秘書(shu)/助理的(de)禮儀與應對技(ji)巧(qiao)，塑造(zao)專業(ye)的(de)形象。

授課方式：
啟發(fa)式互動教學(xue)、小組討論、案例分(fen)析(xi)、角色(se)扮演(yan)、培訓游戲、模擬演(yan)練(lian)

授課對象：
1～3年工作經(jing)驗的(de)初級秘書助理，及有志從(cong)事(shi)文(wen)秘工作的(de)人士(shi)

課程大綱
一、九段秘書的角色認知、思維模式和意識要求
1.專業秘書/助理的定義與職業價值
行政人員的角色扮演：管家、助手、人際
企業需要什么樣的行政人員
2.認清秘書/助理的十四項職責
3.準確自我定位
初級：事務性文員
中級：事務性文員＋協助管理
高級：獨立管理＋事務處理
4.九段秘書能力實例
1)一段秘書發通知
2)二段秘書抓落實
3)三段秘書重檢查
4)四段秘書勤準備
5)五段秘書細準備
6)六段秘書做記錄
7)七段秘書定責任
8)八段秘書追結果
9)九段秘書做流程
5.專業秘書/助理的工作法則
擺正位置
積極主動
細心準確
嚴守機密
誠懇有禮

二、會務組織及管理的工作事項（會前、會中、會后）
一、會議面面觀
1．會議的重要性
2．會議的目的
3．會議的種類
4．會議的頻率
5．會議成本的計算
二、跨越會議“陷阱”
1．[陷阱]會議太頻繁
2．[陷阱]會議時間太長
3．[陷阱]領導太獨裁
4．[陷阱]討論結構松散
三、會議管理的前中后期工作注意點
一、開會前的準備工作
1．如何判斷會議是否舉行
2．會議準備的內容
3．主持人如何做會議準備
二、成功會議的五種策略
1．如何做開場白
2．如何分配發言時間
3．如何掌握議事進度
4．如何達成會議決策
三、會議中的溝通與反饋技巧
1．會議中的溝通技巧
2．會議中的反饋技巧
四、主持人的會議管理技巧
1．傾聽技巧
2．講話技巧，如何調動參會人員積極性
3．情景模擬
五、會議記錄
1．記錄者功能和勝任條件
2．對會議記錄的十大建議
3．團隊會議的誤區
六、會后跟進
1．參會者如何進行會后跟進
2．主持人如何進行會后跟進
3．如何提(ti)高下次(ci)會議質(zhi)量

三、專業秘書/助理的接待禮儀與應對技巧
1.商務用語禮儀
交談禮儀
接打電話禮儀與技巧
電子禮儀：電子郵件、手機、傳真等
2.商務往來禮儀
專業的接待態度
招呼技巧
介紹時的原則
握手技巧
交換名片
行進間、乘坐電梯、坐車的禮儀
不同的送客方式
拜訪的宜與不宜
饋贈禮儀
3.商務餐飲禮儀
中式：請客吃飯的藝術；桌位；點菜；上菜順序；敬酒；餐桌禁忌；奉茶
西式：桌位(wei)；餐(can)桌禁忌；餐(can)具；上菜次序；酒(jiu)水和咖啡(fei)；自助餐(can)

四、有效的向上溝通
1.文檔管理技巧
文檔管理的方法、原則及流程
高效名片管理-大大提升老板業務能力
如何運用信息科技進行客戶關系管理
高效助理秘書必備之文書管理技巧
如何成為全方位信息整合工作者
2.如何為上司與自己管理時間
80/20原理的應用
優先級的排定
避免秘書人員的時間管理陷阱
如何優化上司的時間安排
3.上司出差行程管理技巧
行前安排
為上司搜集資料
制定完備行程表

五、團隊協作與人際溝通技巧
1.成功溝通的秘訣
溝通的定義
溝通的雙向性
保證溝通成功的三原則
2.有效職場溝通技巧
人際風格的類型：DISC工具導入
如何與上司溝通
如何與同事溝通
如何與客戶溝通
3.上司需要什么樣的秘書/助理：白骨精溝通高招
積極傾聽
同理心
正向引導法
贊美法

六、公文寫作
一、公文寫作基本知識
1.公文的主題
2.公文的材料
3.公文的格式和布置
4.公文寫作的表達方式
二、公文寫作試練習
1.會議紀要
2.講話稿
3.通知

七、辦公室行政管理
1.辦公室環境的管理
2.辦公室用品的管理
3．辦(ban)公室綠植的管理

八、個人時間及計劃管理
1.你的時間夠用嗎？
2.時間管理的6大法則
3.個人工(gong)作計劃的安排技(ji)巧

九、結束語
1.分享與回顧
2.行動計劃

專業行政文秘課程