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處理行政事務

課程背景：
隨著企業管理水平的要求不斷提升，對行政管理人員的專業素質要求越來越高。 經常聽到一些企業高層抱怨手下的行政管理者還只是一個“高級勤雜工”的角色，經常埋頭處理一些瑣碎的事務，但從沒有系統地全方位處理行政管理工作； 同時也有不少的行政管理人士感慨，自己整體忙得天昏地暗，卻不但得不到老板、同事的肯定及認同，還常常因夾在管理層及基層而被投訴、抱怨，不知道該如何有效率地處理行政事務，而且感覺也沒有專門的培訓來增加自己相應的專業技能。
為了使行(xing)政(zheng)管(guan)(guan)理(li)人員有機會快(kuai)速地全方(fang)位提升(sheng)專業水(shui)平(ping)，特地開發了這個(ge)工(gong)(gong)作坊，相信各位在職(zhi)行(xing)政(zheng)管(guan)(guan)理(li)工(gong)(gong)作的人士有一個(ge)全方(fang)位的認知，并從多個(ge)角度提升(sheng)自(zi)己的專業水(shui)平(ping)。

課程收益：
提高基行政工作能力，逐步成為合格的企業管理層
掌握行政管理中的各種技巧，提升行政風險管理技能
運用專業的測評工具，了解自己的行為風格并掌握針對性的改善方法
學會快速判斷(duan)其它人行(xing)為風(feng)格并(bing)與之有效(xiao)溝通的技巧，提(ti)升辦(ban)事效(xiao)率

課程大綱：
單元一、 秘書/助理的角色認知
秘書/助理職能
初級秘書/助理：事務性文員
中級秘書/助理：事務性文員＋輔助管理
高級秘書/助理：獨立管理＋事務處理
怎樣清晰自己的崗位職責――學會編寫崗位說明書
優秀秘書與一般秘書的能力差異
秘書助理的職業形象?——合宜的裝扮及姿態舉止
秘書/助理的職業生涯規劃
關(guan)鍵(jian)的(de)三個(ge)觀(guan)念轉變——銷售意(yi)識、產(chan)品化、細節

單元二、 提升秘書/助理的溝通技巧
老板/同事心目中坐標系――什么是五星級秘書/助理/行政人員
溝通的本質和過程是什么
為什么總是有溝通障礙——溝通的喬哈里視窗和溝通漏斗
認識你的溝通對象——PDP技術和NLP技術
學會管理你的上司——四項限和5W1H工具的使用
小游戲：聽懂經理的話了嗎？
跟上級溝通的原則
如(ru)何在特殊(shu)情(qing)況下(xia)對(dui)上及(ji)對(dui)下(xia)溝(gou)通——沖突(tu)、小報告、越級指(zhi)揮、談判(pan)等

單元三、 辦公室的5S管理
5S的涵義
怎樣做好辦公室的整理工作
怎樣做好辦公室的整頓工作
怎樣做好辦公室的清潔工作
怎樣做好辦公室的清掃工作
推動(dong)變(bian)革的注意(yi)事項和操作方法

單元四、會議管理
成功會議的5個特點
會議管理的兩個“三三三”法則
會議時間安排的技巧
會前準備——會議議題的收集和安排
會中協助?——如何主持會議：開場白、會中異常情況的靈活應對
會后整理——如何做會議紀要及會議決議的跟進工作
練習(xi)：如何組織一(yi)場討(tao)論會議

單元五、時間管理和計劃管理
時間管理的五個原則和三個工具
PDCA工具在制定計劃時的靈活使用
確定SMAC的目標，制定工作計劃
怎樣做年度/月度/周度工作計劃，提供樣表
出(chu)差日(ri)程的安排?——案(an)例(li)分享：國(guo)內(nei)出(chu)差及國(guo)外出(chu)差的日(ri)程安排

單元六、事物性項目性工作的組織管理
事務工作有哪些
學會列事務清單
沙盤演練：怎樣組織一場周年慶典大會
用項目手冊管理工作
事務性項目工作組織的12字口訣
制作項目手冊的方法
案例分享
哪些現(xian)代(dai)化的辦公軟(ruan)件你要熟(shu)練使(shi)用(yong)

單元七、文檔管理
文檔管理標準規范
文檔分類的工作規范
文檔存儲的工作規范
文檔查閱的工作規范
文檔分裝的工作規范
文檔銷毀的工作規范
文檔保密(mi)的工作規(gui)范

單元八、企業秘書與助理禮儀常識
接待禮儀
辦公室儀禮
電話禮儀與應對技巧(qiao)

單元九、商務公文寫作
商務公文寫作的概念及公文的要素
公文寫作的步驟
確定目標
確定文章的正式程度
決定文章的風格
選擇文章的層次結構
列大綱——案例分享及練習：通知/報告/總結三種具體文體的大綱如何寫
撰寫初稿
常用公文寫作及公文格式要素范例
通知
報告
請示
批復
會議紀要
邀請信

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