會(hui)議(yi)(yi)，通常是指(zhi)將特定范(fan)圍的人(ren)員召(zhao)集在(zai)一起(qi)，對某些專門(men)問(wen)題進行研究、討論，有時還(huan)需作(zuo)出決定的一種(zhong)社(she)會(hui)活動的形式。在(zai)處理日常性行政事(shi)務時，各(ge)級(ji)政府部門(men)往往召(zhao)開各(ge)種(zhong)會(hui)議(yi)(yi)。
不論是(shi)召集、組(zu)織會(hui)(hui)(hui)議(yi)，還是(shi)參加(jia)會(hui)(hui)(hui)議(yi)，為會(hui)(hui)(hui)議(yi)服務，基層公務員都有一(yi)些基本(ben)守(shou)則(ze)、規(gui)矩必須遵守(shou)。此類(lei)與會(hui)(hui)(hui)議(yi)相(xiang)關的(de)(de)守(shou)則(ze)、規(gui)矩，就包括(kuo)會(hui)(hui)(hui)議(yi)禮(li)儀。會(hui)(hui)(hui)議(yi)禮(li)儀的(de)(de)關鍵性內容有會(hui)(hui)(hui)務性工作、會(hui)(hui)(hui)場的(de)(de)排座、會(hui)(hui)(hui)風的(de)(de)端正等三(san)項。
一、會務性工作
要求。凡此(ci)種種，均(jun)可稱為(wei)會務工(gong)作。負責會務工(gong)作的(de)基層公務員，在(zai)其具體(ti)工(gong)作之(zhi)中(zhong)，一定要遵守常規，講究禮儀，細致嚴謹，作好準備。
（一）會(hui)議(yi)之前
在會議的種(zhong)種(zhong)組織工作(zuo)中，以會前的組織工作(zuo)最(zui)為關鍵。它在大體上(shang)包括以下四(si)個不同的方面。
1.會(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)的(de)(de)(de)籌(chou)備(bei)。舉行任何會(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)，皆(jie)須先行確定(ding)其主題（包括會(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)名稱）。這是會(hui)(hui)前有關領導集(ji)體(ti)已經確定(ding)了的(de)(de)(de)。負責籌(chou)備(bei)會(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)的(de)(de)(de)工作人員，則應圍繞會(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)主題，將(jiang)領導議(yi)(yi)(yi)定(ding)的(de)(de)(de)會(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)的(de)(de)(de)規模、時間、議(yi)(yi)(yi)程等組織落(luo)實(shi)。通常要(yao)組成(cheng)專門班子(zi)，明確分工，責任到人。
2.通知(zhi)的(de)(de)擬發(fa)(fa)。按常規(gui)，舉行(xing)正式會(hui)議(yi)(yi)均應提前向與會(hui)者下發(fa)(fa)會(hui)議(yi)(yi)通知(zhi)。它是指由會(hui)議(yi)(yi)的(de)(de)主辦單位發(fa)(fa)給所有(you)與會(hui)單位或全(quan)體與會(hui)者的(de)(de)書面文(wen)件，同時還包括(kuo)向有(you)關(guan)單位或嘉賓發(fa)(fa)的(de)(de)邀請函件。基層公(gong)務員在(zai)這(zhe)方面主要應做好兩件事。
其一，擬好通(tong)知(zhi)(zhi)(zhi)。會議通(tong)知(zhi)(zhi)(zhi)一般(ban)應(ying)由標題、主題、會期、出席對(dui)象、報(bao)到時間、報(bao)到地點以及與會要求等七項要點組(zu)成。擬寫通(tong)知(zhi)(zhi)(zhi)時，應(ying)保證其完整而規范。
其二，及時(shi)送達(da)。下發會(hui)議通知，應(ying)設法保證其及時(shi)送達(da)，不得耽擱延誤。
3.文(wen)件(jian)(jian)(jian)的(de)(de)起草(cao)。會議(yi)(yi)上(shang)所用的(de)(de)各種文(wen)件(jian)(jian)(jian)材料，一般應(ying)在會前(qian)準備妥當。需要認真(zhen)準備的(de)(de)會議(yi)(yi)文(wen)件(jian)(jian)(jian)，主(zhu)要有(you)會議(yi)(yi)的(de)(de)議(yi)(yi)程、開幕(mu)詞、閉幕(mu)詞、主(zhu)題報告、大(da)會決(jue)議(yi)(yi)、典(dian)型(xing)材料、背景介紹等(deng)。有(you)的(de)(de)文(wen)件(jian)(jian)(jian)應(ying)在與(yu)會者報到時就要下發。
4.常規性準備(bei)。負責會務工(gong)作時，往往有必要(yao)對一些會議所(suo)涉及的(de)具(ju)體(ti)細節問題(ti)，做好充分的(de)準備(bei)工(gong)作。
其一，做(zuo)好(hao)會場的(de)布置。對于(yu)(yu)會議舉行的(de)場地要有(you)所選擇，對于(yu)(yu)會場的(de)桌椅要根據需(xu)要作好(hao)安排，對于(yu)(yu)開會時所需(xu)的(de)各(ge)種音響、照明、投影(ying)、攝像、攝影(ying)、錄音、空調(diao)、通風設備(bei)和多媒體設備(bei)等(deng)，應提前進(jin)行調(diao)試(shi)檢查。
其二，根據會議的(de)規(gui)定(ding)，與外界搞好溝(gou)通。比(bi)如向有關新聞部(bu)門、公安保衛部(bu)門進行通報。
其(qi)三，會(hui)議用品(pin)的采辦。有時，一些會(hui)議用品(pin)，如紙張、本冊、筆具、文件夾(jia)、姓名(ming)卡、座位(wei)簽以及飲料、聲像用具，還需要補充、采購。
（二）會議期間
負責會議具(ju)體(ti)工作的基層公務員(yuan)，一絲不(bu)茍地(di)做(zuo)好下列工作。
1.例行服務。會(hui)議舉行期間，一般應(ying)安(an)排專(zhuan)人(ren)(ren)在會(hui)場內(nei)外負(fu)責迎送、引導、陪同與會(hui)人(ren)(ren)員。對(dui)與會(hui)的貴賓以及老(lao)、弱、病、殘(can)、孕者(zhe)，少數民族人(ren)(ren)士、宗教界人(ren)(ren)士、港澳臺同胞、海外華(hua)人(ren)(ren)和外國人(ren)(ren)，往往還須進(jin)行重點(dian)照顧。對(dui)于(yu)與會(hui)者(zhe)的正當要(yao)求(qiu)，應(ying)有求(qiu)必應(ying)。
2.會議(yi)(yi)簽(qian)到(dao)(dao)。為(wei)掌握(wo)到(dao)(dao)會人數，嚴肅(su)會議(yi)(yi)紀律，凡(fan)大型會議(yi)(yi)或(huo)重要(yao)會議(yi)(yi)，通(tong)(tong)常要(yao)求與會者在入場(chang)時簽(qian)名報(bao)(bao)到(dao)(dao)。會議(yi)(yi)簽(qian)到(dao)(dao)的通(tong)(tong)行方式(shi)有三：一是(shi)簽(qian)名報(bao)(bao)到(dao)(dao)，二(er)是(shi)交(jiao)券(quan)報(bao)(bao)到(dao)(dao)，三是(shi)刷卡報(bao)(bao)到(dao)(dao)。負責此項工(gong)作的人員，應(ying)及時向會議(yi)(yi)的負責人進(jin)行通(tong)(tong)報(bao)(bao)。
3.餐飲(yin)(yin)安(an)排。舉行較長時間的會(hui)議(yi)，一般會(hui)為與(yu)(yu)會(hui)者(zhe)(zhe)安(an)排會(hui)間的工作餐。與(yu)(yu)此同時，還(huan)應為與(yu)(yu)會(hui)者(zhe)(zhe)提供衛生可口的飲(yin)(yin)料。會(hui)上所提供的飲(yin)(yin)料，最好便(bian)于與(yu)(yu)會(hui)者(zhe)(zhe)自助飲(yin)(yin)用，不提倡為其頻(pin)(pin)頻(pin)(pin)斟(zhen)茶(cha)續水。那樣做(zuo)往往既不衛生、安(an)全，又有(you)可能妨礙對方。如果必要(yao)，還(huan)應為外來的與(yu)(yu)會(hui)者(zhe)(zhe)在住宿、交(jiao)通方面提供力所能及、符合規(gui)定的方便(bian)條件。
4.現(xian)場記(ji)(ji)錄。凡重要(yao)的(de)會議，均應進行(xing)現(xian)場記(ji)(ji)錄，其具體(ti)方式(shi)有筆記(ji)(ji)、打印(yin)、錄入(ru)、錄音、錄像(xiang)等(deng)。可單(dan)用某一(yi)種(zhong)，也可交叉使用。負責手(shou)寫筆記(ji)(ji)會議記(ji)(ji)錄時(shi)，對會議名稱、出席人數(shu)、時(shi)間(jian)地點、發言內容、討論事項、臨時(shi)動(dong)議、表決選舉(ju)等(deng)基(ji)本內容要(yao)力求做到完(wan)整、準(zhun)確、清晰。
5.編(bian)(bian)(bian)寫簡報(bao)。有(you)些重(zhong)要(yao)會(hui)議(yi)(yi)，往往在(zai)會(hui)議(yi)(yi)期間(jian)要(yao)編(bian)(bian)(bian)寫會(hui)議(yi)(yi)簡報(bao)。編(bian)(bian)(bian)寫會(hui)議(yi)(yi)簡報(bao)的基本要(yao)求是(shi)快、準、簡。快，是(shi)要(yao)求其講究時效；準，是(shi)要(yao)求其準確無誤(wu)；簡，則是(shi)要(yao)求文字精煉。
（三）會議之后
會議結束，應做好必要的后(hou)續性工作，以便使之(zhi)有(you)始有(you)終。后(hou)續性工作大致包括三項：
1.形(xing)成文件。這些文件包括(kuo)會(hui)議決議、會(hui)議紀要等(deng)。一般要求盡快形(xing)成，會(hui)議一結束就要下發(fa)或公(gong)布。
2.處理(li)材(cai)(cai)料(liao)。根據工作需要與有關保密制度的(de)規定(ding)，在會(hui)議結(jie)束后應對與其有關的(de)一切圖文、聲像材(cai)(cai)料(liao)進行(xing)細致(zhi)的(de)收(shou)集(ji)、整(zheng)理(li)工作。收(shou)集(ji)、整(zheng)理(li)會(hui)議的(de)材(cai)(cai)料(liao)時，應遵守規定(ding)與慣(guan)例，應該(gai)匯總的(de)材(cai)(cai)料(liao)，一定(ding)要認(ren)真(zhen)匯總；應該(gai)存檔的(de)材(cai)(cai)料(liao)，要一律歸檔；應該(gai)回收(shou)的(de)材(cai)(cai)料(liao)，一定(ding)要如數收(shou)回；應該(gai)銷毀(hui)的(de)材(cai)(cai)料(liao)，則一定(ding)要仔細銷毀(hui)。
3.協(xie)助返程。大型(xing)會(hui)議(yi)結束后(hou)，其(qi)主辦單位一般應為(wei)外(wai)來的(de)(de)與會(hui)者提供一切(qie)返程的(de)(de)便(bian)利。若有必要，應主動為(wei)對方聯絡、提供交通工具，或是替對方訂購、確認返程的(de)(de)機票(piao)、船票(piao)、車票(piao)。當團(tuan)隊與會(hui)者或與會(hui)的(de)(de)特殊人(ren)士離開本地時，還可安排專人(ren)為(wei)其(qi)送行，并幫(bang)助其(qi)托運行李。
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