導讀：它是一個忌諱的話題，它也是一個不得不談的話題。它直接關系到公司切實利益，影響到采購成本和質量，同時也是企業文化和員工價值觀的體現。它就是公司的“黑洞”—灰色采購，源源吞噬著公司的利益。然而對于采購人員的廉潔度管理，是靠人治還是法治？在這非白即黑的選擇里，解決不了實質問題。本文通過YJ光電企業的實踐經驗，分享采購“黑洞”管控之道。
YJ光電成立于2008年，是一家主要為智能手機生產觸摸屏服務商，2013年銷售額15億人民幣，按行業采購成本占銷售額的65%計算，年采購金額達9.75億，若年工作日250天，日采購額達390余萬元。如此龐大采購額如何保證其采購廉潔性，成為公司戰略管理話題。YJ光電通過流程設計、制度約束、電子技術應用、選人用人、道德培訓等方式打造了一個陽光透明的采購組織。
科學高效的采購流程
在采購流程上，YJ光電將采購流程按供應商開發認證、供應商評估、采購訂單跟催三階段進行精細分工，規避了傳統“一條龍”模式。供應商認證即對供應商初期開發和資質證實；供應商評估即專業團隊對供應商能力進行系統評估，包括品質、生產、交付、服務、環保等；訂單跟催負責日常訂單的下單、跟單、異常問題的處理。此模式適用于有一定規模企業，如規模不夠大，分工后的崗位工作量不夠飽和而需考慮到人工成本，致少也需將采購流程分為“采”和“購”兩個階段，否則就是公司創造了采購員“尋租”的溫床。
嚴謹有效的監督機制
YJ光電設置有一個紀律監察部門，首先，在組織架構上直屬于董事會，保證了其獨立性及監督權力的發揮；其次，公司在硬件有投入成本，讓監察部門對采購活動信息流監督提供了保證，使得公司采購活動處于高度透明狀態；最后，監察部門不僅從事一些案頭工作，而且不斷通過關鍵供應商的實地走訪，了解雙方合作情況，建立了與供應商溝通的多渠道。以上三點保證了監察部有效運作。
電子信息技術的應用
在YJ光電的公司官網SCM平臺欄目下設置有供應商招投標系統，電子招投標在降低采購成本的同時也提高了采購過程公平、公正與公開程度，在左側設置有陽光采購監督熱線及與供應商溝通互動的多種渠道。
嚴格的選人用人機制
YJ光電在招聘、選擇、管理采購崗位人員時有一套完善的機制。首先，招聘時運用先進科學的性格測評技術，保證價值觀與崗位需求的匹配性；其次，對新入職人員簽定《廉潔協議承諾書》，提高采購員的自律意識；再次，每月由法務部對采購人員進行法律講座，讓其明白犯錯的成本，形成一種威懾力；最后，公司每半年對部門人員進行輪崗，每位采購員負責跟蹤的供應商進行調換。不僅提高了員工的可替代程度，更規避了供應商從采購員身上挖掘空間的機會。
法律手段約束供應商
采購員本質上都是誠信的，在頻繁的采購舞弊案中，90%以上由于供應商的利益誘導而導致采購員釀成終生的大錯。YJ光電，在與供應商的合同中，關于此問題有嚴格的規定并附有苛刻的懲罰性條款，如合同規定：若有反映供應商有徇私舞弊行為，供應商有協助調查的義務；若有證據發現供應商與公司員工有徇私舞弊行為事實，將移交當地法院處理，并對供應商處于不低于行賄金額的50倍懲款。
人關關懷的利益分配
同一家公司工作，在面對銷售人員的高提成面前，采購人員相對固定的工資水平顯得不合適宜。YJ光電通過對采購部建立KPI考核和項目激勵制度有效緩解了這一矛盾。一方面方面按KPI的達標水平與績效工資捆綁；另一方面，對由采購發起的優化項目所創造的效益實行高比例利益分配，從而保證了采購人員的高度積極性。比如：采購部與供應商共同開發一個改善包裝或運輸方式的項目，新項目實施后，對成本環比降低幅度按40%比例分配給項目小組作為獎勵。
面對灰色采購的“黑洞”，很多企業認為是話題中的“雷區”，也許正是這種模棱兩可的態度讓采購員鋌而走險，讓供應商有空子可鉆。YJ光電通過對問題的正視，建立完善的預防和監控體制，塑造供應商、公司自身、采購人員的多方信任業務環境，在有效避免灰色采購現象的同時，降低了采購成本，提高了采購效率。也許本文*實踐的方法，對困惑中的企業有所借鑒。
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向灰色采購說“不”
講師：申明江 瀏覽次數：2389
導讀：它是一個忌諱的話題，它也是一個不得不談的話題。它直接關系到公司切實利益，影響到采購成本和質量，同時也是企業文化和員工價值觀的體現。它就是公司的“黑洞”—灰色采購，源源吞噬著公司的利益。然而對于采購人員的廉潔度管理，是靠人治還是法治？在這非白即黑的選擇里，解決不了實質問題。本文通過
- 申明江
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