采購管理存在的問題
采購管理存在的問題對于一個企業來說是最直接的問題、最明顯地反映到成本、質量上，同時也是“潛規則”最密集的領域之一。
成立于2008年的YJ光電，是一家主要為智能手機生產觸摸屏的服務商，2013年銷售額為15億元人民幣。按行業采購成本占銷售額的65%計算，YJ光電年采購金額達9.75億元，若年工作日250天，日采購額則達390余萬元。
數額如此龐大的采購額如何保證其采購廉潔性?這成為YJ光電面臨的一個難題。在企業采購過程中，灰色采購如一個 “黑洞”，源源不斷地吞噬著企業的利益，影響著采購的成本和質量。然而，要對采購人員的廉潔度進行管理，企業是靠人治還是法治?這非白即黑的選擇解決不了實質問題。YJ光電通過流程設計、制度約束、電子技術應用、選人用人、道德培訓等方式打造了一個陽光透明的采購組織，杜絕了采購的“黑洞”。
獎懲并用的用人機制
采購是一項要求很高的工作，一般來說，采購人員必須具備較高的分析能力、預測能力、表達能力和專業知識水平。而為了杜絕采購“黑洞”，采購人員除了要有上述能力，面對種種誘惑，更要有把持能力。
為了挑選和培養合格的采購人員，YJ光電在招聘、選擇、管理采購崗位人員時有一套完善的機制。首先，招聘時運用先進科學的性格測評技術，保證應聘人員的價值觀與崗位需求具有一定的匹配性;其次，新入職人員需要和YJ光電簽訂《廉潔協議承諾書》，以提高采購員的自律意識;再次，每月，法務部會對采購人員進行法律講座，讓其明白犯錯的成本，進而對他們形成威懾;最后，YJ光電每半年對部門人員進行輪崗，每位采購員負責跟蹤的供應商也會進行調換。這種輪崗和調換方式不僅提高了員工的可替代程度，更規避了供應商從采購員身上挖掘空間的機會。
企業采購人員每天要面對各種供貨商，有些供貨商總會想方設法以金錢或其它方式來誘惑采購人員，以達到其銷售目的。在這種情況下，采購人員若無法把持，就很有可能在不自覺中掉入供貨商的陷阱而不能自拔，進而任由供貨商擺布。在頻繁的采購舞弊案中，90%以上的采購員是由于供應商的利益誘導而釀成終生的大錯。
YJ光電在與供應商的合同中，關于此問題有嚴格的規定并附有苛刻的懲罰性條款，如合同中有這樣的規定：若有反映供應商有徇私舞弊行為，供應商有協助調查的義務;若有證據表明供應商與公司員工有徇私舞弊行為事實，將移交當地法院處理，并對供應商處以不低于行賄金額50倍的罰款。
采購管理存在的問題對于企業來說，只用懲罰措施來杜絕采購“黑洞”是不夠的，還需要一定的獎勵措施。面臨同一企業內銷售人員拿高提成的現狀，采購人員相對固定的工資水平就顯得不太適宜。YJ光電通過對采購部建立KPI考核和項目激勵制度，有效緩解了這一矛盾。一方面按KPI的達標水平與績效工資捆綁;另一方面，對由采購部發起的優化項目所創造的效益實行高比例利益分配，從而保證了采購人員的高度積極性。比如：采購部與供應商共同開發一個改善包裝或運輸方式的項目，新項目實施后，對成本環比降低幅度按40%比例分配給項目小組作為獎勵。
分階段“陽光”采購
傳統采購流程往往采用“一條龍”模式：采購員對市場調查、供應商選擇、合同簽訂、 訂貨履約、結算付款申請、供應商對賬等環節包攬到底。這種模式的弊病在于不但讓采購人員把大量的時間花費在內部溝通和協調上面，因而往往無暇顧及采購工作本身，同時又給供應商腐蝕采購人員留下巨大空間。
為了規避 “一條龍”模式的弊病，YJ光電將采購流程進行了精細分工，分為供應商開發認證、供應商評估、采購訂單跟催三個階段。供應商認證即對供應商初期的開發和資質進行證實;供應商評估即專業團隊對供應商能力進行系統評估，包括品質、生產、交付、服務、環保等;訂單跟催負責日常訂單的下單、跟單、異常問題的處理。
采購流程的精細分工既能提高工作效率，又能節省工作成本，還要防范職務腐敗，可謂一舉多得。
但這種分階段模式適用于YJ光電這種有一定規模的企業，如果企業規模不夠大，則分工后的崗位工作量不夠飽和，就需考慮到人工成本，但即使是小企業至少也應該將采購流程分為“采”和“購”兩個階段，否則就是為采購員創
采購管理存在的問題造了“尋租”的溫床。
為了規避流程中發生的徇私舞弊行為，YJ光電建立了嚴謹有效的監督機制。YJ光電設置了一個紀律監察部門，這個部門在組織架構上直屬于董事會，這就保證了其獨立性及監督權力的發揮;其次，YJ光電在硬件上有投入成本，為監察部門對采購活動信息流的監督提供了保證，使得YJ光電采購活動處于高度透明狀態;最后，監察部門不僅從事一些案頭工作，而且還不斷實地走訪關鍵的供應商，通過這種方式，不但了解了雙方的合作情況，還建立了與供應商溝通的多渠道。以上三點保證了監察部門的有效運作
此外，為了使采購流程更透明，YJ光電還應用了電子信息技術。打開YJ光電的企業官網，SCM平臺欄目下特別設置了供應商招投標系統。電子招投標的使用，不但使YJ光電降低了采購成本，更提高了采購過程的公平、公正與公開程度。供應商招投標系統的左側還設置了陽光采購監督熱線及與供應商溝通互動的多種渠道，以避免在招投標環節中出現因把關不嚴而存在貓膩的現象。
面對采購的“黑洞”，很多企業認為這是話題中的“雷區”，也許正是這種模棱兩可的態度讓采購員鋌而走險，讓供應商有空子可鉆。YJ光電通過對問題的正視，建立完善的預防和監控體制，塑造供應商、公司自身、采購人員的多方信任業務環境，在有效避免灰色采購現象的同時，降低了采購成本，提高了采購效率。
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