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企業文秘、行政助理綜合技能實戰培訓

課程背景
在現代企業面臨的競爭日益激烈的今天，企業對行政管理水平要求也越來越高，同時對行政管理人員的專業素質也提出更高的要求，行政管理人員沒有受過系統的專業知識和技能的訓練，僅憑自我認知是無法站在全局的視野做好行政管理工作的；很多時候想為領導做得更多，卻總是被動地顧此失彼完成一些事務性的工作，很難 “想領導所想，急領導所急”，成為領導不可或缺的得力助手；經常聽到公司領導下屬抱怨行政管理工作不到位，而從事行政管理工作的人士，整天忙得暈頭轉向，卻只有苦勞沒有功勞，不知如何讓行政管理工作變得更有效率，更好地體現自己的職業價值；想快速提升自身的行政管理能力，又苦于沒有專項的培訓課程；為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，通過二天的集中訓練，全方位提升行政管理工作的認知水平，快速掌握提升行政管理工的各項能力的方法和技巧。
課程對象
企業(ye)各級(ji)行(xing)政(zheng)管理人(ren)員、各級(ji)助理和秘書、辦公室主任等。

課程大綱
第一部分  職業素養篇
一、秘書／行政助理職業特性與素質要求
1.秘書／助理人員的自我角色定位
① 初級秘書／助理：事務性文員
② 中級秘書／助理：事務性文員＋協助管理
③ 高級秘書／助理：獨立管理＋事務處理
.視頻：
.現場演示：“用什么方式說話，永遠比說什么更重要”
2.優秀秘書／助理人員的勝任素質
① 如何提升秘書／助理人員的素質
② 優秀秘書與一般秘書的差異
.案例分析：

二、秘書／助理的職業生涯規劃
1.什么是職業生涯規劃？
2.為何要進行個人職業生涯規劃？
① 分析自我，確立人生的方向
② 準確評價個人特點和強項，在秘書／助理的職業競爭中發揮個人優勢
③ 看到秘書／助理職業發展規劃的前景，提供前進的動力
.小組討論：獲得員工成長與企業績效的雙贏
3.職業生涯規劃的簡單步驟
① 掌握SWOT分析工具進行自我分析
② 運用“5W提問”法進行自我分析
.What I am? 我是什么樣的人？
.What I want? 我想要什么？
.What I can do? 我能做什么？
.What fit I most? 什么是最適合我？
.What I can choose？我能夠選擇什么？
.走進實戰：“我的命運我把握，我的前途我做主。”
.運用SWOT分(fen)析工具認識(shi)自(zi)我

三、秘書／助理商務禮儀規范
1.塑造良好的個人職場形象
① 著裝的*原則
② “拒絕”著裝敗筆——著裝誤區
③ 恰當的肢體語言讓自己成為一個有素養的人
.案例：
2.基本商務禮儀
辦公室禮儀／接待禮儀／電話禮儀與應對技巧
.現場演示

四、辦公室5S管理
1.5S的概念
2.推行5S的重要性
3.如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作
4.長期有效地推動5S工作的注意事項和操作方法
.現場模擬
快速(su)掌握5S技巧。

第二部分  工作技能篇
一、時間管理及工作統籌技巧
1.時間管理的誤區
2.時間管理的原則
① 目標管理與80/20法則
② 緩急輕重的優先管理
③ 個人時間與領導工作時間計劃與安排
3.時間管理小竅門
4.辦公室接待與電話處理
5.上級的時間管理與安排
6.自我情緒控制與壓力管理
7.上司出差日程管理與工作計劃
.小組討論：

二、會務組織與管理
1.成功組織會議的技巧
2.組織階段的工作：會前準備／會中協助／會后整理
3.會議座次安排的學問
.練習
.案例
三、信息、文檔管理與運用
1.信息收集
① 信息工作的六個基本要求和三個訣竅
② 收集信息工作的三個訣竅
③ 信息的查實及傳遞
④ 信息的儲存與保密
2.文檔管理
① 文檔分類及儲存的工作規范
② 文檔查閱及分裝的工作規范
③ 文檔銷毀及保密的工作規范
.案例

四、行政公文寫作技巧與處理實務
1.行政公文寫作的基本要求
2.行政公文的格式
3.常用行政公文寫作及公文格式要素范例
① 通用公文：報告／請示／批復／函／決定／公告／通告
② 事務公文：工作計劃／工作總結／會議紀要
③ 禮儀文書：請柬／介紹信／推薦信
.案例分享
.撰寫初稿練習

第三部分  統籌管理篇
一、秘書/助理人際溝通與工作協調技巧
游戲導入：通過“無聲語言”游戲深刻體會溝通的涵義，并導出溝通的意義所在。
1.成功溝通的秘訣
① 學會聆聽：不輕易打斷對方的話
② 怎樣反問：了解對方的需求
③ 如何肯定：肯定對方——微笑、點頭、是是是
④ 表明立場：拒絕的藝術
⑤ 提出解決方案：提出2-3個解決方案
.案例
2.有效溝通過程及環節
① 信息發送、接收、反饋
② 有效發送的技巧
.現場演示：溝而不通的后果給我們帶來的啟事
3.認識你的溝通對象
① 與上級溝通的原則
② 與各種性格的領導打交道技巧
③ 跨部門的溝通技巧
.游戲

二、行政管理人員辦公室事務管理
1.后勤管理（前臺、車輛、食堂、清潔）
2.辦公室設備管理（電話、傳真、復印機、電腦）
3.員工安全和保密工作
4.公共關系管理
.全景案例
.案例
三、事物性項目性工作的組織管理
1.事務工作有哪些
2.學會列事務清單
3.用項目計劃管理工作
.沙盤演練
四、課程分享：我學到了什么(me)？

企業文秘、行政助理綜合技能實戰培訓