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文秘 培訓

在現代企(qi)(qi)業(ye)(ye)面臨(lin)的(de)(de)競爭日益激烈的(de)(de)今天，企(qi)(qi)業(ye)(ye)對(dui)行(xing)(xing)政(zheng)(zheng)管(guan)(guan)理(li)水(shui)平(ping)要求(qiu)也(ye)越來越高，同時(shi)對(dui)行(xing)(xing)政(zheng)(zheng)管(guan)(guan)理(li)人員(yuan)的(de)(de)專(zhuan)業(ye)(ye)素質也(ye)提出(chu)更高的(de)(de)要求(qiu)，行(xing)(xing)政(zheng)(zheng)管(guan)(guan)理(li)人員(yuan)沒有受過系統的(de)(de)專(zhuan)業(ye)(ye)知(zhi)識和技能的(de)(de)訓練(lian)，僅(jin)憑自(zi)我(wo)認(ren)知(zhi)是無法站在全(quan)局(ju)的(de)(de)視(shi)野(ye)做好(hao)行(xing)(xing)政(zheng)(zheng)管(guan)(guan)理(li)工作(zuo)的(de)(de)；很多(duo)時(shi)候想(xiang)為領(ling)導做得(de)更多(duo)，卻(que)總是被(bei)動地(di)顧(gu)此(ci)失彼完成(cheng)一些事(shi)務性的(de)(de)工作(zuo)，很難 “想(xiang)領(ling)導所想(xiang)，急領(ling)導所急”，成(cheng)為領(ling)導不(bu)可或缺的(de)(de)得(de)力助手；經常聽到(dao)公(gong)司領(ling)導下屬(shu)抱怨行(xing)(xing)政(zheng)(zheng)管(guan)(guan)理(li)工作(zuo)不(bu)到(dao)位，而從事(shi)行(xing)(xing)政(zheng)(zheng)管(guan)(guan)理(li)工作(zuo)的(de)(de)人士(shi)，整天忙得(de)暈頭轉向，卻(que)只有苦勞沒有功勞，不(bu)知(zhi)如(ru)何讓行(xing)(xing)政(zheng)(zheng)管(guan)(guan)理(li)工作(zuo)變得(de)更有效(xiao)率，更好(hao)地(di)體現自(zi)己的(de)(de)職業(ye)(ye)價值；想(xiang)快速(su)提升自(zi)身(shen)的(de)(de)行(xing)(xing)政(zheng)(zheng)管(guan)(guan)理(li)能力，又苦于沒有專(zhuan)項的(de)(de)培(pei)訓課程；為此(ci)，我(wo)們特(te)別為存在上述行(xing)(xing)政(zheng)(zheng)管(guan)(guan)理(li)工作(zuo)困擾的(de)(de)人士(shi)量身(shen)定做了(le)本次課程，通過二天的(de)(de)集中訓練(lian)，全(quan)方位提升行(xing)(xing)政(zheng)(zheng)管(guan)(guan)理(li)工作(zuo)的(de)(de)認(ren)知(zhi)水(shui)平(ping)，快速(su)掌握提升行(xing)(xing)政(zheng)(zheng)管(guan)(guan)理(li)工的(de)(de)各項能力的(de)(de)方法和技巧。

課程目標
1.明確各級行政管理人員的職業發展方向；
2.學會編寫自己的崗位說明；
3.明確行政管理工作必須掌握的各種專業知識；
4.學會奠定非領導的“領導”地位；
5.運用流程化管理技能提升行政管理工作水平；
6.有效利用時間管理的工具，提高自身工作效率；
7.規范文檔管理為企業運營發揮重要作用；
8.提升的商務公文寫作技巧，提高駕馭文字的能力；
9.學習掌握會議的組織策劃和高效主持會議技巧；
10.了解商務接待活動中各項禮儀，體現企(qi)業良好(hao)形象(xiang)。

課程對象
企業(ye)各級(ji)行政管理人員、各級(ji)助(zhu)理和秘書、辦公(gong)室主任等。

課程大綱
第一部分 職業素養篇
一、秘書／行政助理職業特性與素質要求
1.秘書／助理人員的自我角色定位
① 初級秘書／助理：事務性文員
② 中級秘書／助理：事務性文員＋協助管理
③ 高級秘書／助理：獨立管理＋事務處理
.視頻：
.現場演示：“用什么方式說話，永遠比說什么更重要”
2.優秀秘書／助理人員的勝任素質
① 如何提升秘書／助理人員的素質
② 優秀秘書與一般秘書的差異
.案例分析：

二、秘書／助理的職業生涯規劃
1.什么是職業生涯規劃？
2.為何要進行個人職業生涯規劃？
① 分析自我，確立人生的方向
② 準確評價個人特點和強項，在秘書／助理的職業競爭中發揮個人優勢
③ 看到秘書／助理職業發展規劃的前景，提供前進的動力
.小組討論：獲得員工成長與企業績效的雙贏
3.職業生涯規劃的簡單步驟
① 掌握SWOT分析工具進行自我分析
② 運用“5W提問”法進行自我分析
◎ What I am? 我是什么樣的人？
◎ What I want? 我想要什么？
◎ What I can do? 我能做什么？
◎ What fit I most? 什么是最適合我？
◎ What I can choose？我能夠選擇什么？
.走進實戰：“我的命運我把握，我的前途我做主。”
.運用SWOT分析(xi)工(gong)具認識自我

三、秘書／助理商務禮儀規范
1.塑造良好的個人職場形象
① 著裝的*原則
② “拒絕”著裝敗筆——著裝誤區
③ 恰當的肢體語言讓自己成為一個有素養的人
.案例：
2.基本商務禮儀
辦公室禮儀／接待禮儀／電話禮儀與應對技巧
.現場演示

四、辦公室5S管理
1.5S的概念
2.推行5S的重要性
3.如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作
4.長期有效地推動5S工作的注意事項和操作方法
.現場模擬
快速(su)掌握5S技(ji)巧。

第二部分 工作技能篇
一、時間管理及工作統籌技巧
1.時間管理的誤區
2.時間管理的原則
① 目標管理與80/20法則
② 緩急輕重的優先管理
③ 個人時間與領導工作時間計劃與安排
3.時間管理小竅門
4.辦公室接待與電話處理
5.上級的時間管理與安排
6.自我情緒控制與壓力管理
7.上司出差日程管理與工作計劃
.小組討論：

二、會務組織與管理
1.成功組織會議的技巧
2.組織階段的工作：會前準備／會中協助／會后整理
3.會議座次安排的學問
.練習
.案例
三、信息、文檔管理與運用
1.信息收集
① 信息工作的六個基本要求和三個訣竅
② 收集信息工作的三個訣竅
③ 信息的查實及傳遞
④ 信息的儲存與保密
2.文檔管理
① 文檔分類及儲存的工作規范
② 文檔查閱及分裝的工作規范
③ 文檔銷毀及保密的工作規范
.案例

四、行政公文寫作技巧與處理實務
1.行政公文寫作的基本要求
2.行政公文的格式
3.常用行政公文寫作及公文格式要素范例
① 通用公文：報告／請示／批復／函／決定／公告／通告
② 事務公文：工作計劃／工作總結／會議紀要
③ 禮儀文書：請柬／介紹信／推薦信
.案例分享
.撰寫初稿練習

第三部分 統籌管理篇
一、秘書/助理人際溝通與工作協調技巧
游戲導入：通過“無聲語言”游戲深刻體會溝通的涵義，并導出溝通的意義所在。
1.成功溝通的秘訣
① 學會聆聽：不輕易打斷對方的話
② 怎樣反問：了解對方的需求
③ 如何肯定：肯定對方——微笑、點頭、是是是
④ 表明立場：拒絕的藝術
⑤ 提出解決方案：提出2-3個解決方案
.案例
2.有效溝通過程及環節
① 信息發送、接收、反饋
② 有效發送的技巧
.現場演示：溝而不通的后果給我們帶來的啟事
3.認識你的溝通對象
① 與上級溝通的原則
② 與各種性格的領導打交道技巧
③ 跨部門的溝通技巧
.游戲

二、行政管理人員辦公室事務管理
1.后勤管理（前臺、車輛、食堂、清潔）
2.辦公室設備管理（電話、傳真、復印機、電腦）
3.員工安全和保密工作
4.公共關系管理
.全景案例
.案例
三、事物性項目性工作的組織管理
1.事務工作有哪些
2.學會列事務清單
3.用項目計劃管理工作
.沙盤演練
四、課(ke)程(cheng)分享(xiang)：我(wo)學到了什么(me)？

講師介紹
萬老師：從事培訓和顧問工作近20年，擁有16年跨國企業管理工作經驗。曾在大型外資制造服務企業：利星行集團、芬蘭通力電梯、法國馬培德先后擔任中國區人力資源部高級人才發展經理和培訓經理，培訓中心主管，客戶關系管理等職務，擁有不同行業豐富的人才發展、培養及管理經驗。
萬老師為人開朗熱情，親和力強，講授內容系統，實用性強；同時她擅長運用多樣化的授課方式，靈活運用案例，務實、專業的教學，帶領學員在輕松的互動氣氛中掌握各種知識與技能，并根據“實際、實效、實用”的原則，并可以雙語教學，有針對性地為客戶提供相應的咨詢與培訓方案，受到客戶和學員的喜愛和好評。
萬老師就職于*卡特彼勒代理商-利星行機械有限公司，任職高級人才資源發展和培訓經理，曾多次對公司進行行政助理秘書培訓、禮儀培訓等。全面支持公司機械、地產、物流、融資等所屬業務的人才資源的開發、培養和發展,根據公司“愿景”、“戰略方向”以及“戰略目標”打造“以客戶為中心”的企業文化，開發與之相匹配的培訓課程以滿足業務發展需求,在客戶滿意度提升方面培養和提高員工的意識和技能。設計出的課程緊貼業務實際需求，研發出“領導力系列”、“時間與壓力管理”、“優質客戶服務技巧提升”等多門課程，并在公司內部定期講授。
在芬蘭通(tong)力電梯工作(zuo)的(de)5年期間，曾在客(ke)服部進行工作(zuo)。主要負責建立系統的(de)培訓體系計劃，開發并講(jiang)授新員工的(de)職業(ye)素養、電話銷售與服務技巧(qiao)(qiao)，表達技巧(qiao)(qiao)，溝通(tong)技巧(qiao)(qiao)和(he)客(ke)戶服務技巧(qiao)(qiao)等(deng)核心課程。

授課領域：
企業培訓師能力培養：初級培訓師授課技巧、中級培訓師提升技巧、高級培訓師培訓
一線經理人領導能力提升：高效溝通，跨部門溝通，團隊領導力、時間管理，有效表達、激勵與輔導
客戶滿意度提升系列：客戶服務技巧、建立客戶滿意的行為模式、把握與客戶接觸的關鍵時刻
培訓風格：“學以致用(yong)”，著重于從培訓(xun)到績效，為客(ke)戶提供(gong)各(ge)類(lei)系統化的培訓(xun)解決方案，更好地為企業運營培養人才(cai)。

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