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專業行政文秘/助理培訓

課程背景：
數百年來，各行各業都有文秘工作，它是一項常青的、不可或缺的職業，也是當今很多年輕人向往的職業。文秘是領導的得力助手，接待、策劃會議、溝通、談判、公文寫作、函電、形象設計、公關關系都離不開文秘的工作。高水平的文秘工作是保證領導和組織工作效率的重要條件，文秘的形象更是代表著單位的整體形象。
但做(zuo)一(yi)(yi)個(ge)專業的、出色的秘(mi)書卻不是一(yi)(yi)件容(rong)易的事(shi)，需(xu)要通(tong)過職(zhi)業化的訓(xun)練和(he)(he)實(shi)際工(gong)作的歷練才(cai)能(neng)完成。本課程專門針對目(mu)前職(zhi)場專業文秘(mi)工(gong)作面設計(ji)，通(tong)過兩(liang)天系統(tong)化的梳(shu)理和(he)(he)強(qiang)化，相信會給您最專業的職(zhi)業指(zhi)導。

課程收益：
● 了解專業秘書/助理的職責與角色，工作范圍與未來展望
● 學習提升工作效率的技巧，包含檔案管理、時間管理、會議管理，以及上司的行程管理
● 學習職場中的人際關系處理與溝通協調技巧，成為上司的得力助手
● 學習專業秘(mi)書/助理的(de)禮儀(yi)與應(ying)對技(ji)巧(qiao)，塑造(zao)專業的(de)形象

課程時間：2天，6小時/天
課程對象：1～3年工作經驗的初級秘書助理，及有志從事文秘工作的人士
課程方式：啟發式互動教學、小組(zu)討(tao)論、案例(li)分析、角(jiao)色扮演、培訓游戲、模擬演練

課程大綱
一、專業秘書/助理的角色認知
1. 專業秘書/助理的定義與職業價值
1）行政人員的角色扮演：管家、助手、人際
2）企業需要什么樣的行政人員
2. 認清秘書/助理的十四項職責
3. 專業秘書/助理必備的技能與素質
4. 準確自我定位
1）初級：事務性文員
2）中級：事務性文員＋協助管理
3）高級：獨立管理＋事務處理
5. 專業秘書/助理的工作法則
1）擺正位置
2）積極主動
3）細心準確
4）嚴守機密
5）誠懇有禮

二、如何提升文秘工作效率
1. 從高效率的文檔管理技巧
1）文檔管理的方法、原則及流程
2）高效名片管理-大大提升老板業務能力
3）如何運用信息科技進行客戶關系管理
4）高效助理秘書必備之文書管理技巧
5）如何成為全方位信息整合工作者
2. 如何為上司與自己管理時間
1）80/20原理的應用
2）優先級的排定
3）避免秘書人員的時間管理陷阱
4）如何優化上司的時間安排
3. 會議管理技巧
1）會議(活動)的種類
2）會議的流程管理：會前準備；會中協助；會后管理
3）會議記錄訓練
4. 上司出差行程管理技巧
1）行前安排
2）為上司搜集資料
3）制(zhi)定(ding)完備行程表(biao)

三、專業秘書/助理人際溝通技巧
1. 成功溝通的秘訣
1）溝通的定義
2）溝通的雙向性
3）保證溝通成功的三原則
2. 有效職場溝通技巧
1）人際風格的類型：DISC工具導入
2）如何與上司溝通
3）如何與同事溝通
4）如何與客戶溝通
3. 上司需要什么樣的秘書/助理：白骨精溝通高招
1）積極傾聽
2）同理心
3）正向引導法
4）贊美法

四、專業秘書/助理的形象塑造
1. 女性行政人員的著裝要求
1）職業裝的選擇
2）鞋、襪、包的搭配
3）巧用首飾、絲巾及其它配飾
2. 男性行政人員的著裝要求
1）公務西裝的選擇
2）穿西裝的十大誤區
3）襯衫、領帶、皮帶、鞋、襪的選擇與搭配
3. 專業秘書/助理的場合著裝
1）正式嚴肅的會議場合
2）商務休閑的辦公場合
3）優雅從容的社交場合
4. 合宜的儀表修飾
1）化妝、修面、發型
5. 專業的儀態
1）站、坐、走(zou)、蹲、手勢、微笑(xiao)

五、專業秘書/助理的禮儀與應對技巧
1. 商務用語禮儀
1）交談禮儀
2）接打電話禮儀與技巧
3）電子禮儀：電子郵件、手機、傳真等
2. 商務往來禮儀
1）專業的接待態度
2）招呼技巧
3）介紹時的原則
4）握手技巧
5）交換名片
6）行進間、乘坐電梯、坐車的禮儀
7）不同的送客方式
8）拜訪的宜與不宜
9）饋贈禮儀
3. 商務餐飲禮儀
1）中式：請客吃飯的藝術；桌位；點菜；上菜順序；敬酒；餐桌禁忌；奉茶
2）西式：桌(zhuo)位(wei)；餐(can)桌(zhuo)禁(jin)忌(ji)；餐(can)具；上菜次(ci)序；酒水和咖啡；自助餐(can)

六、結束語
1. 分享與回顧
2. 行動計

專業行政文秘/助理培訓