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專業秘書綜合技能提升培訓

【課程背景】
專業秘書（及行政管理人員，以下均簡稱秘書）工作以其特殊性，在企事業單位、政府機關行政管理的重要作用愈發凸顯，秘書職業的社會化、知識化、專業化發展也對秘書職業從業者提出了更高的期望與要求。進入信息化社會，以計算機為代表的信息技術帶給人們工作、生活快捷、方便的同時，國人的漢子書寫能力及文章寫作與水平，在迎接挑戰的同時，也帶來了更多有利于行政管理辦公現代化的契機。提高秘書職業從業者綜合性、多元化能力，不僅可以提升從業者的個人素質能力，而且對于社會具有帶動和示范意義。
【課程收益】
通過課程學習、實訓及輔導實現如下目標效果：
1、明確各級行政管理人員的職業發展方向
2、學會編寫自己的崗位說明
3、明確行政管理工作必須掌握的各種專業知識
4、學會奠定非領導的“領導“地位
5、運用流程化管理技能提升行政管理工作水平
6、有效利用時間管理的工具，提高自身工作效率
7、規范文檔管理為企業運營發揮重要作用
8、提升商務公文寫作技巧，提高駕馭文字的能力
9、學習掌握會議的組織策劃和高效主持會議技巧
10、了解商務接待活動中各項禮儀，體現企業良好形象
【課程對象】政府機關、企事業單位從事行政、秘書工作人員等
【課程時間】2天-3天（12-18課時）
【培訓方式】視(shi)頻教(jiao)學、案例分析(xi)、小組研討、角色扮演(yan)、游戲互動

【課程提綱】
開場
致歡迎詞及課程介紹
引導： 你所了解的秘書工作（行政管理工作）有哪些?
一、秘書工作角色認知及職能認知
1、秘書的角色認知：
狹義及廣義之分； 
秘書機構的地位：中樞輔助；綜合辦事；外聯窗口；“不管部”；樞紐。
秘書機構的基本職能：輔助領導，辦理事務。
.秘書工作的內容
.秘書工作的一般特征
秘書工作的本質特征
秘書工作的基本規律
秘書與領導的關系
2、秘書工作職能使用指導思想
堅持“三服務”的指導思想：為本級領導服務，為各部門服務，為員工與客戶服務。
辦公室主任的主要職責：輔助決策  處理事務 協調管理 工作把關
.決(jue)(jue)(jue)策(ce)和輔助(zhu)決(jue)(jue)(jue)策(ce)：決(jue)(jue)(jue)策(ce)準備階(jie)段、預案設計階(jie)段、方案優選階(jie)段、決(jue)(jue)(jue)策(ce)實施階(jie)段

二、新時期秘書必備的素質
1、基本素質要求：
職業道德：任勞任怨、忠于職守、嚴謹務實、公道正派、謙虛好學、開拓創新
  秘書禮儀修養與形象：寬容的原則、敬人、自律、遵守、適度、真誠、從俗、平等
交際原則：白金法則：以對方為中心的三A法則：
1.Accept 接受 2.Appreciate欣賞 3.Admire贊美
秘書的知識與技能結構：視野開闊，基礎厚實；能力全面，特長突出；熟練掌握現代信息技術，具備良好的語言文字表達能力，敏于思考，勤于辦事
2、部分重要工作分解及演練：

A、接待工作
案例：接待與電話帶來的經濟效益?    
接待工作的意義1.展示形象的重要窗口2.牽線搭橋的主要形式3.獲取信息的有效渠道。
接待工作的原則：1.誠懇熱情2. 講究禮儀3.細致周到4.儉省節約，按章辦事
5.保守秘密6.對口接待，分工負責。
秘書接待中交往與位次禮儀（全程演練）：
1.形象禮儀
2.介紹禮儀
3.名片禮儀
4.握手禮儀
5.位次禮儀（含車輛座次、會議座次等）
6.行進指引禮及電梯禮儀
7.就餐禮儀
案例演練：
事先約定同等級別客戶拜訪案例（選用）
未經預約(yue)不知情況客(ke)戶拜訪案例（選用(yong)）

B、辦公自動化、網絡及電話通信禮儀
體驗：打開你的微信，看看你是什么人?
避免簡單低級錯誤重復發生
郵件處理及注意事項（郵箱、QQ）
即時對話注意事項（微信、即時通話工具）
自媒體發布注意事項（微信、微博、博客）
電話通信注意事項
當面交流注意事項
案例演練：
與本公司其他部門郵件溝通事務案例（選用）
公司(si)突(tu)發事件朋友知曉詢(xun)問(wen)案例（選用(yong)）

C、會議與會務組織工作
研討：這次會議你怎樣準備到位?
會議的含義：有組織、有領導的集會議事。
會務工作原則：充分準備、嚴密組織、周到服務、勤儉節約、安全保密、提高效率。
會議籌備工作流程1.擬定會議預案2.起草會議文件3.發出會議通知4.聯系會議住地和會場5.制作會議證件6.布置會場7.安排會議報到8.安排預備會議會場9.做好會議籌備工作的有效措施。
秘書的會議準備：人員、資料、設備、預判及結果追蹤
會議組織工作1.會場簽到2.分發會議文件3.組織會議記錄4.編印會議簡報或情況反映 5.組織選舉6.安排參觀活動 7.組織文娛活動8.安排合影 9.會議新聞通稿10.會議文件回收11.會議文件歸檔12.掌握會議貫徹落實情況13.會議經費結算
案例演練：
本公司月度經濟活動分析會召開案例（選用）
供應商(shang)年度會議安(an)排(pai)案例（選用）

D、領導服務及下周工作日程安排
案例：一份領導的日程安排表
計劃先行（先領導后部門、先主要后次要、先大會后小會、先緊急后長遠）
日程提醒及突發事件注意事項
洗手間禮儀
與領導交談的藝術
著裝的區分原則
案例演練：
公司3 位老總下周工作日程安排表（選用）
張總(zong)正在開(kai)會中，公(gong)司突發(fa)事(shi)件匯報流程案例（選用）

E、文書撰擬與公文處理
提問：最常用的辦公室公文是什么?
.黨政機關公文定義
.公文處理工作定義
文章與文體
寫作及規律
公文寫作特點與規范
常用文體實訓（選用撰寫）
（1）知識要點講解及案例分析
（2）應用訓練
（3）作業輔導
1）通知、通告、通報
2）會議記錄與會議紀要
3）請示與報告
4) 計劃與總結
5) 領導講話
6) 文化內(nei)刊(kan)等

F、辦公室信息工作
探討：你最經常看內部刊物的什么內容?
信息的特性
.辦公室信息工作的基本要求
應該具備的若干信息意識
調查研究及其程序
調查研究的基本類型及常用的調查方法
案例演練：
根據所給出的資(zi)料，擬寫一篇近期生產情況的調研報告。

3、秘書各項工作流程及工具包：
（1）輔助領導決策的工作流程
（2）溝通協調關系的工作流程
（3）信息處理工作流程
（4）文件管理流程
（5）日常事務安排、督導流程
（6）一般會議議程、安排流程
（7）領導外出安排流程
（8）接打電話的禮儀規范
（9）接待來訪禮儀“三步曲”
（10）握手禮(li)的三步法

三、秘書工作綜合事務管理
1、溝通協調及有效溝通方法
體驗：無聲的游戲
與領導溝通
與同事溝通
協調領導之間關系
協調部門之間關系
協調外部與企業之間關系
案例演練：
兩個部門在工作會議后的爭執
2、文書處理七件事
故事：一份文件的自白
收文處理、發文處理、文書清退、文書立卷、文書歸檔、文書銷毀
印信管理、
案例演練：
一份文件的產生及生效

3、辦公室日常事務管理
視頻：一個白領的一天
制度管理
環境管理
資源管理
效率管理
日常事務及人事管理
案例演練：
辦公室晨會
4、行政后勤與安保管理
討論：辦公室管理設備知多少?
車輛及辦公設備管理
領導及一般值班管理
信訪及檔案管理
食堂宿舍管理
環保綠化管理
消防保衛管理
商業秘密保護及網絡安全管理
案例演練：
視當天(tian)學員情況而定

5、突發事件管理
組織搶救（平息事態）、報告情況、保護現場、善后疏導、調查處理、總結重建。
案例演練：
辦公樓發生的火災
課程回顧+結束
在課程中，我學到了什么，什么能夠馬上拿到工作中運用?
課程回顧，分享交流
表達期望、祝福

專業秘書綜合技能提升培訓