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提升行政助理技能課程

第一部分   秘書角色認知
一、秘書的職業特性與素質要求
1、準確自我定位
高級秘書與初級、中級秘書工作內容有什么不同
視頻：為什么不提拔我？
現場演示：“用什么方式說話，永遠比說什么更重要”
秘書與助理區別
2、如何提升秘書人員的素質
優秀與一般的差異修煉良好心態
案例分析：對待崗位的三種不同觀點的人，命運怎么就這么不一樣呢？
第一種人認為：秘書就是個“萬金油”角色；
第二種人認為吃年輕飯，混日子；
第三種人是有心人，知道腳下的路該怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。
如何理解五星級的秘書/助理從優秀到卓越
案例：老板眼中的五星(xing)級秘書/助理

二、秘書職場禮儀規范
1、塑造良好的個人職場形象你的形象直接影響公司形象
職業形象六要素
“拒絕”著裝敗筆著裝誤區
恰當的肢體語言讓自己成為一個有素養的人
案例：為什么不錄用我，我錯在哪呢？
案例：你的老大用你做秘書，她的品位也不過如此了
2、基本職場禮儀
辦公室禮儀
待禮儀形體儀態的訓練
站姿—體態美的起點
坐姿—高雅儀態的展示
走姿—動態美的展示
表情—內心世界的窗口：目光、笑容
接待禮儀
有約接待
無約接待
電話禮儀與應對技巧
現場演(yan)示(shi)：如何著(zhu)裝讓我更(geng)優(you)雅和自信

三、辦公場所5S管理
5S的概念
推行5S的重要性
如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作
長期有效地推動5S工作的注意事項和操作方法
現場模擬：算一算人生有多少年在工作？良好的環境對我們有多重要，教會你5分鐘快速掌握5S技巧
職業形象塑造，不是您個人的事，常聽到這樣的話，看到您就看到了您領導的品味。責任重大
從改變自己開始吧！
案(an)例：為什么有需求(qiu)，見了(le)你(ni)后(hou)需求(qiu)就(jiu)沒有了(le)

第二部分   工作技能篇
一、高級秘書的時間管理及工作統籌要求
1、時間管理的誤區
2、時間統籌的5種方法
現場演示：整理你平時工作中1天的時間，臨時工作所在你一天工作中的比例多數？
盤點你的工作效率。
3、練習2：整理一個秘書的工作日程
時間管理小竅門
辦公室事務處理技巧
上級的時間管理與安排
上司出差日程管理與工作計劃
案例：如何管理上司的時間幫領導做計劃的技巧
小組討論：“你一天的工作是怎么安排的？”
如何管理好你的時間，讓自己活出精彩？
案例：從種樹任務分析您解決問題的思路
做正確的事，不僅是把事做對
大(da)家(jia)認為是否能(neng)在3年(nian)時(shi)間(jian)內，獲得15年(nian)的工作經驗？其實是可能(neng)的，老師親身經歷和大(da)家(jia)分(fen)享(xiang)時(shi)間(jian)管理的秘訣(jue)

二、會務組織與管理
成功組織會議的技巧
組織階段的工作：
會前準備
會中協助
會后整理
會議座次安排的學問
練習：小組討論：如何協助召開公司例會
案例：如何應對(dui)會議(yi)中(zhong)的“漏(lou)洞”？

三、信息、文檔管理與運用
1、信息收集
信息工作的六個基本要求和三個訣竅
收集信息工作的三個訣竅
2、文檔管理
文檔分類及儲存的工作規范
文檔查閱及分裝的工作規范
文檔銷毀及保密的工作規范
案例：李秘書的返工(gong)引起(qi)的深思(si)

四、高級秘書公文寫作技巧與處理實務
1、行政公文寫作的基本要求
2、行政公文寫作的方法
寫作原則
寫作特點
3、常用行政公文寫作規范及訓練
通用公文：
通知
請示
批復
事務公文：
工作計劃
工作總結
會議紀要
現場模擬：會議記錄及紀要訓練
現(xian)場(chang)研討：領導公(gong)文文種(zhong)混淆（關于……請示報告），您如(ru)何(he)處理來？

第三部分   統籌管理篇
一、高級秘書人際溝通與工作協調技巧
游戲導入：通過“無聲語言”游戲深刻體會溝通的涵義，并導出溝通的意義所在。
1、成功溝通的秘訣
學會聆聽：不輕易打斷對方的話
怎樣反問：了解對方的需求
如何肯定：肯定對方微笑、點頭、是是是
表明立場：拒絕的藝術
提出解決方案：提出2-3個解決方案
案例：如果是你該怎么說？
為想當然認為他的想法就是我的想法所付出的代價
2、有效溝通過程及環節
信息發送、接收、反饋溝通漏斗
有效發送的技巧
現場演示：溝而不通的后果給我們帶來的啟事
3、認識你的溝通對象
與上級溝通的原則
與各種性格的領導打交道技巧
跨部門的溝通技巧
與客戶溝通
游戲：究竟是誰的錯？
研討九型人格學問教您認識自己和他人的工具
只有“懂(dong)領(ling)導(dao)”才(cai)能幫(bang)領(ling)導(dao)

二、高級秘書人員辦公室事務管理
1、了解企業行政管理內容：
后勤管理（前臺、車輛、食堂、清潔）
案例：如何應對車輛管理的“漏洞”？
辦公室設備管理（電話、傳真、復印機、電腦）
員工安全和保(bao)密工作

三、事物性項目性工作的組織管理
事務工作有哪些
學會列事務清單
用項目計劃管理工作
現場演示行政事務工作：1、搬家后員工提出不滿，如何解決？
2、如何合理安排分布辦公室？
3、如何為上司整理辦公室(shi)？

四、秘書的自我情緒控制與壓力管理
現場測評你的壓力等級
1、培養快樂的心理
2、戰勝你的弱點
3、如何有效控制情緒的技巧
4、如何進行壓(ya)力(li)管理的方法

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