工(gong)(gong)(gong)作(zuo)說(shuo)明書作(zuo)為組織重(zhong)要的文件之一，是對某類(lei)職位(wei)分(fen)工(gong)(gong)(gong)的工(gong)(gong)(gong)作(zuo)性質、任務、責任、權限、工(gong)(gong)(gong)作(zuo)內(nei)容和(he)方法、工(gong)(gong)(gong)作(zuo)環境和(he)條什以及本(ben)職務任職人資格條件所作(zuo)的書面記錄。通(tong)過工(gong)(gong)(gong)作(zuo)分(fen)析程序所獲(huo)得的資料，經過歸納與整理，可撰寫成工(gong)(gong)(gong)作(zuo)說(shuo)明書。
一、工作(zuo)說明(ming)書主要內容(rong):一般說來(lai)工作(zuo)說明書編寫(xie)的過程中無固定(ding)(ding)的模式(shi)．需要根據(ju)該(gai)企業職務(wu)分析(xi)的特(te)點、目的與要求具體(ti)確定(ding)(ding)編寫(xie)的條目。
工作說明書一般包括(kuo)以下內容：
1、工作標識:包括工(gong)作(zuo)的名稱、編(bian)號、工(gong)作(zuo)所屬部(bu)門(men)或班(ban)組、工(gong)作(zuo)地位、工(gong)作(zuo)說(shuo)明書的編(bian)寫日期(qi)、編(bian)寫人(ren)與審核(he)人(ren)和文(wen)件確(que)認時間(jian)等項(xiang)目(mu)。
2、工作綜述:描(miao)述(shu)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)的(de)(de)(de)(de)總體(ti)性(xing)質，即列出主(zhu)要(yao)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)的(de)(de)(de)(de)特征以及主(zhu)要(yao)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)范圍(wei)。應(ying)盡(jin)量避免在工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)綜述(shu)中出現(xian)籠統的(de)(de)(de)(de)描(miao)述(shu)，比如“執行需要(yao)完成(cheng)的(de)(de)(de)(de)其他任(ren)(ren)務”。雖然這(zhe)樣(yang)的(de)(de)(de)(de)描(miao)述(shu)可以對主(zhu)管(guan)人員分派工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)提供更大的(de)(de)(de)(de)靈活(huo)度，但(dan)實際上，—項經(jing)常可以看(kan)到(dao)的(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)內(nei)容(rong)而不被明(ming)確而清(qing)晰寫進工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)說明(ming)書，只(zhi)是(shi)用“所分配的(de)(de)(de)(de)其他任(ren)(ren)務”一類(lei)的(de)(de)(de)(de)文字(zi)，就很(hen)容(rong)易成(cheng)為回避責(ze)任(ren)(ren)找(zhao)到(dao)一種托(tuo)辭(ci)，這(zhe)使得(de)對工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)的(de)(de)(de)(de)性(xing)質以及員工(gong)(gong)需要(yao)完成(cheng)的(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)的(de)(de)(de)(de)敘(xu)述(shu)出現(xian)有(you)意(yi)無意(yi)的(de)(de)(de)(de)漏洞。
3．工作活動和程序:包(bao)括所要(yao)完成的工(gong)作任務、職位(wei)責任、所使(shi)用的工(gong)具以及(ji)機器設備、工(gong)作流(liu)程、與其他人聯系、所接(jie)受的監(jian)督以及(ji)所實施(shi)的監(jian)督等(deng)。 ;
4．工作條件與物(wu)理環(huan)境:簡要(yao)地列(lie)有關的工作條件(jian)，包括工作地點的溫(wen)度、濕度、光線、噪聲(sheng)程度、安(an)全條件(jian)、地理(li)位置(zhi)等(deng)。
5．內外軟(ruan)性環境:包(bao)括工作(zuo)團隊中的(de)(de)人(ren)數、完(wan)成(cheng)工作(zuo)所要求的(de)(de)人(ren)際交往的(de)(de)數量(liang)和程度、各部門之間的(de)(de)關系、工作(zuo)現場內外(wai)的(de)(de)文化設(she)施、社(she)會習俗等。
6．工作權限:包括工作(zuo)人(ren)員(yuan)決策的權(quan)(quan)限和(he)行政人(ren)事權(quan)(quan)限、對其(qi)他人(ren)員(yuan)實施(shi)監督權(quan)(quan)以及(ji)審批財務經費(fei)和(he)預算的權(quan)(quan)限等。
7．工作的(de)績效標準:工作(zuo)說(shuo)(shuo)明(ming)書(shu)(shu)中還需包括有關(guan)績教標(biao)準(zhun)的(de)(de)內(nei)容(rong)，即完(wan)成某(mou)些任務(wu)或工作(zuo)量所要達(da)到的(de)(de)標(biao)準(zhun)。這部分內(nei)容(rong)說(shuo)(shuo)明(ming)企業期(qi)望員工在執(zhi)行工作(zuo)說(shuo)(shuo)明(ming)書(shu)(shu)中的(de)(de)每一項(xiang)任務(wu)時所達(da)到的(de)(de)標(biao)準(zhun)或要求。比如(ru)，要確(que)定績效標(biao)準(zhun)，只(zhi)要把下(xia)面的(de)(de)話(hua)補充完(wan)整就(jiu)可(ke)以了(le)：“如(ru)果你(ni)做(zuo)到這樣……，我(wo)會對你(ni)的(de)(de)工作(zuo)很滿意(yi)。”對于工作(zuo)說(shuo)(shuo)明(ming)書(shu)(shu)中的(de)(de)每一職責(ze)和任務(wu)都能按照這句話(hua)指引敘述完(wan)整．自(zi)然就(jiu)貼近(jin)和形成一套較完(wan)整的(de)(de)績效標(biao)準(zhun)。
8．聘用條(tiao)件:包括工(gong)作時數、工(gong)資(zi)結(jie)構、支付工(gong)資(zi)的(de)方法、福(fu)利待遇(yu)、該(gai)工(gong)作在組織中的(de)正(zheng)式(shi)位(wei)置、晉(jin)升的(de)機會、工(gong)作的(de)季節性(xing)、進修與學習的(de)機會等(deng)。
9．工作(zuo)要求:主要說明擔任此職務(wu)的人員(yuan)應具(ju)備的基本資格和條件。
基本(ben)分為(wei)：①一般(ban)要求：包括年齡、性(xing)別、學(xue)(xue)歷、工作經驗；②身體要求：包括健康狀況、力(li)(li)(li)量與體力(li)(li)(li)、運動的靈(ling)活性(xing)、感(gan)覺器(qi)官(guan)的靈(ling)敏度；③心理要求：包括觀察能(neng)力(li)(li)(li)、學(xue)(xue)習能(neng)力(li)(li)(li)、解決問題的能(neng)力(li)(li)(li)、語言表(biao)達(da)能(neng)力(li)(li)(li)、人際交往(wang)能(neng)力(li)(li)(li)、性(xing)格特點、品格氣質、興趣愛好等。
二(er)、工作說明書編寫(xie)要求:工作說明書在組織管理(li)中(zhong)的地位極為重要，是(shi)人(ren)力資源部(bu)門(men)與相(xiang)關用(yong)人(ren)部(bu)門(men)招(zhao)聘人(ren)員和(he)考核等(deng)重要決策和(he)參考依據。一份(fen)實用(yong)性強的工作說明書應(ying)符合下列要求(qiu)：
1、清晰明(ming)白：在(zai)(zai)編寫工(gong)作說明(ming)書時，對(dui)于工(gong)作的(de)(de)描述必須清(qing)晰透徹，讓任職人員讀過以后，可以準確地明(ming)白其(qi)工(gong)作內容、工(gong)作程序與(yu)工(gong)作要求(qiu)等，無需再詢問他(ta)人或(huo)查(cha)看其(qi)他(ta)說明(ming)材(cai)料。應避免(mian)使(shi)(shi)用原則性的(de)(de)評價，同(tong)時對(dui)較(jiao)專(zhuan)業且難懂(dong)的(de)(de)詞匯必須解釋清(qing)楚(chu)，以免(mian)在(zai)(zai)理解上(shang)產生誤差。這樣做的(de)(de)目的(de)(de)是為了使(shi)(shi)用工(gong)作說明(ming)書的(de)(de)人能夠(gou)清(qing)楚(chu)地理解這些職責。
2、具體細致(zhi):在說(shuo)明工(gong)作的(de)(de)(de)(de)種(zhong)類、復(fu)雜程度、任(ren)職者須具(ju)(ju)(ju)(ju)備的(de)(de)(de)(de)技能(neng)(neng)、任(ren)職者對工(gong)作各(ge)方面應(ying)(ying)負責任(ren)的(de)(de)(de)(de)程度這(zhe)些問題時(shi)，用(yong)(yong)詞(ci)(ci)上(shang)應(ying)(ying)盡量選用(yong)(yong)一些具(ju)(ju)(ju)(ju)體(ti)(ti)的(de)(de)(de)(de)動詞(ci)(ci)，盡量使(shi)用(yong)(yong)能(neng)(neng)夠準確地表達你的(de)(de)(de)(de)意思(si)的(de)(de)(de)(de)語言。比如(ru)運用(yong)(yong)“安裝(zhuang)”“加(jia)工(gong)”“設計”等詞(ci)(ci)匯，避免使(shi)用(yong)(yong)籠(long)統含(han)糊的(de)(de)(de)(de)語言，如(ru)在一個崗(gang)位的(de)(de)(de)(de)職責描述上(shang)，使(shi)用(yong)(yong)了“處理文件”這(zhe)樣的(de)(de)(de)(de)文句，顯然有含(han)混不清的(de)(de)(de)(de)成(cheng)份，“處理”是(shi)什么意思(si)呢？因(yin)此，在具(ju)(ju)(ju)(ju)體(ti)(ti)的(de)(de)(de)(de)編寫時(shi)，需要仔細區分到底是(shi)對文件進行(xing)分類，還(huan)是(shi)進行(xing)分發。通過使(shi)用(yong)(yong)具(ju)(ju)(ju)(ju)體(ti)(ti)的(de)(de)(de)(de)詞(ci)(ci)匯，指出(chu)工(gong)作的(de)(de)(de)(de)種(zhong)類、復(fu)雜程度，需任(ren)職者具(ju)(ju)(ju)(ju)備的(de)(de)(de)(de)具(ju)(ju)(ju)(ju)體(ti)(ti)技能(neng)(neng)和技巧(qiao)，以(yi)及(ji)應(ying)(ying)承擔的(de)(de)(de)(de)具(ju)(ju)(ju)(ju)體(ti)(ti)責任(ren)范圍等
3、簡短扼(e)要:整個工作(zuo)說明(ming)書(shu)必須簡短扼(e)要(yao)，以免由于(yu)過于(yu)復雜、龐大，不便于(yu)記憶。在描(miao)述一(yi)個崗位的(de)(de)職責時(shi)，應該選取主要(yao)的(de)(de)職責進行描(miao)述，一(yi)般(ban)不超過十項(xiang)為(wei)適(shi)，對于(yu)兼顧職責的(de)(de)可作(zuo)出(chu)必要(yao)的(de)(de)補充或說明(ming)。
三、編寫時應(ying)注意的事項(xiang):
1、以(yi)符(fu)合邏輯的(de)順序來編寫:—般說(shuo)(shuo)來，一個崗(gang)位通常有多項工(gong)作職(zhi)責，在工(gong)作說(shuo)(shuo)明(ming)書(shu)中羅列(lie)這些(xie)工(gong)作職(zhi)責并非是雜亂無章的、隨機的，而是要按照—定(ding)的邏輯順序來編(bian)排(pai)，這樣才有助于(yu)理解和使用工(gong)作說(shuo)(shuo)明(ming)書(shu)。
2、盡(jin)量使用通俗(su)易懂的語言:應(ying)盡(jin)量(liang)避免過(guo)于(yu)強(qiang)調技術(shu)性(xing)的(de)文字(zi)或概括，所(suo)描述工(gong)作說明書不僅要(yao)讓上(shang)(shang)級能(neng)夠理解，更(geng)重(zhong)要(yao)的(de)是上(shang)(shang)崗人員能(neng)實實在在地領會，因此，當遇到技術(shu)性(xing)的(de)問題(ti)時，應(ying)盡(jin)量(liang)轉化成較為通俗的(de)解析。
3、應該表明各項職(zhi)責(ze)重次：許多具(ju)體的(de)(de)工作，所(suo)出現的(de)(de)頻率、各項職責所(suo)占(zhan)的(de)(de)時間比重(zhong)都有所(suo)不同，因此
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