【本講重點】
會議的(de)意義(yi)
會議(yi)的(de)目(mu)的(de)
會議的種類(lei)
會議的頻(pin)率
會議(yi)成(cheng)本(ben)的計算(suan)
會(hui)議(yi)的主要目的就是解(jie)決問(wen)題(ti)，但由(you)于(yu)開會(hui)技巧(qiao)不(bu)佳或過于(yu)頻繁(fan)，不(bu)但無(wu)益于(yu)解(jie)決問(wen)題(ti)，反(fan)而使(shi)問(wen)題(ti)愈趨(qu)復雜。頻繁(fan)的會(hui)議(yi)與主管層(ceng)的隨意決策，常(chang)常(chang)是員工的夢魘；員工花太多(duo)時間在(zai)無(wu)效(xiao)(xiao)率的會(hui)議(yi)上，不(bu)僅浪費公司(si)成(cheng)本，也造成(cheng)工作效(xiao)(xiao)率低下。如何能在(zai)會(hui)議(yi)中高效(xiao)(xiao)率且(qie)有(you)效(xiao)(xiao)果地解(jie)決問(wen)題(ti)，是“高效(xiao)(xiao)會(hui)議(yi)管理技巧(qiao)”的中心議(yi)題(ti)。
會(hui)議(yi)的意義
1．會議是一個集(ji)思廣(guang)益的渠道
會(hui)議是(shi)一個集合的(de)載體(ti)。通(tong)過會(hui)議使不同的(de)人(ren)、不同的(de)想(xiang)法匯聚一堂，相(xiang)互碰(peng)(peng)撞，從而產生(sheng)“金點(dian)子”。許多高水準(zhun)的(de)創意就是(shi)開會(hui)期間不同觀(guan)念相(xiang)互碰(peng)(peng)撞的(de)產物。
2．會議顯示一個組織或(huo)一個部門(men)的存在
會(hui)(hui)議(yi)(yi)總(zong)是在(zai)大于一(yi)人(ren)的(de)情(qing)況下發生的(de)，即使是只(zhi)有兩個(ge)人(ren)的(de)會(hui)(hui)議(yi)(yi)，這兩個(ge)人(ren)也是一(yi)種小(xiao)型(xing)組(zu)織。沒有不開會(hui)(hui)的(de)組(zu)織或部(bu)門，一(yi)個(ge)組(zu)織或部(bu)門不召開會(hui)(hui)議(yi)(yi)，它(ta)的(de)存(cun)在(zai)價值就會(hui)(hui)受到質疑。因此，會(hui)(hui)議(yi)(yi)能(neng)夠充(chong)分(fen)顯示一(yi)個(ge)組(zu)織或部(bu)門的(de)存(cun)在(zai)價值。
3．會(hui)議是一種群體溝通的(de)方(fang)式
開會很少是(shi)一對一的溝通(tong)，絕(jue)大多(duo)數(shu)情況下都(dou)是(shi)一種群體(ti)(ti)溝通(tong)。隨(sui)著科技的迅猛發展，人們的溝通(tong)方式(shi)越來越多(duo)，現在人們可以通(tong)過Ｅ-mail、多(duo)媒體(ti)(ti)等種種形式(shi)進(jin)行溝通(tong)，但是(shi)，群體(ti)(ti)溝通(tong)，即會議這種方式(shi)，是(shi)任何其他溝通(tong)方式(shi)都(dou)無法替代的。因為(wei)這種方式(shi)最直接、最直觀(guan)，這種方式(shi)最符合人類原本的溝通(tong)習慣。
會議(yi)的目的
◆ 開展有效的溝(gou)通
會議是一(yi)種多項交流，可(ke)以集思廣益，實現有效溝通是會議的(de)(de)一(yi)個(ge)主要目的(de)(de)。
◆ 傳達資(zi)訊(xun)
通過會議可(ke)以向員(yuan)工(gong)通報一些決(jue)定及新決(jue)策(ce)，也就是說(shuo)向員(yuan)工(gong)傳達來自上(shang)級或(huo)其他部門的相關資訊。
◆ 監督員工(gong)、協調矛盾(dun)
許多公司或部門的(de)(de)(de)常規會議其主(zhu)要目的(de)(de)(de)是為了監督、檢(jian)查員工對工作任務的(de)(de)(de)執行情況，了解員工的(de)(de)(de)工作進度；同時，借助會議這種“集合”的(de)(de)(de)、“面(mian)對面(mian)”的(de)(de)(de)形式，來有效協(xie)調上下(xia)級以(yi)及員工之間的(de)(de)(de)矛盾。
◆ 達成協議與解(jie)決問題
達成(cheng)協議與解(jie)決(jue)問題一般要經歷以下6個步(bu)驟，通過這6個步(bu)驟，最(zui)終(zhong)實現協議的產生和問題的解(jie)決(jue)。
◆ 資(zi)源共(gong)享(xiang)
利(li)用開(kai)會匯集資(zi)源，以期相互(hu)幫助(zhu)，共同(tong)進步。
◆ 開(kai)發創意
開發(fa)創意的(de)會(hui)議(yi)目的(de)突出反映在(zai)廣告(gao)公司、媒體公司中。通過舉行會(hui)議(yi)，形成新(xin)的(de)構思，并且論(lun)證新(xin)構思，使其具有(you)可行性。
◆ 初或(huo)年底的會(hui)議通常(chang)具有這(zhe)一目(mu)的性。這(zhe)種(zhong)會(hui)議是為了使(shi)公(gong)司上下(xia)團結一心，朝(chao)著(zhu)一個(ge)方向共同努(nu)力。
◆ 鞏(gong)固(gu)主管地位
經理或(huo)主管為(wei)了體現自(zi)身的存(cun)在(zai)價值，更為(wei)了鞏固自(zi)己的地位(wei)，經常會召開一(yi)些(xie)上(shang)下協調會議，以(yi)此來強(qiang)化(hua)自(zi)己的地位(wei)。
會(hui)議的(de)種類
會(hui)議可(ke)以按照人數、開會(hui)方式(shi)和開會(hui)目的(de)進行(xing)分類(lei)，每一(yi)種分類(lei)都從一(yi)個方面(mian)反(fan)映了會(hui)議的(de)作(zuo)用(yong)，每一(yi)種分類(lei)都與人們的(de)實際(ji)需要、社會(hui)的(de)不斷發展(zhan)密切(qie)相關(guan)。
按(an)人數分(fen)類按(an)開會方式分(fen)類按(an)開會目的分(fen)類
● 團體會(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)● 一(yi)對一(yi)會(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi) ● 面對面會(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)● 電話會(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)● 視頻會(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)● 宣(xuan)布人事安排(pai)、講解政策的(de)(de)會(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)● 當眾表揚或批評別人的(de)(de)會(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)● 臨(lin)時(shi)處理突發(fa)事件的(de)(de)會(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)● 固定的(de)(de)團隊會(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)● 集思廣益的(de)(de)會(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)
會議(yi)的頻率
每種(zhong)會(hui)議都有(you)其合理的(de)發生頻率(lv)，只有(you)掌握(wo)了合理的(de)會(hui)議發生頻率(lv)，才能更高(gao)效地利用各種(zhong)會(hui)議解決問(wen)題、達到(dao)目的(de)。
1.固定的部(bu)門會(hui)議
2.全體會議
3.處理突(tu)發事(shi)件(jian)的會(hui)議
4.一(yi)對一(yi)會議
會議成(cheng)本的計(ji)算
會議(yi)成(cheng)(cheng)本分為時間成(cheng)(cheng)本、直接會議(yi)成(cheng)(cheng)本和效率損失(shi)成(cheng)(cheng)本3種(zhong)。會議(yi)成(cheng)(cheng)本是非常(chang)可(ke)觀的(de)一筆數目，它關系到一家(jia)公(gong)司的(de)得失(shi)成(cheng)(cheng)敗，因此萬萬不(bu)可(ke)等(deng)閑(xian)視(shi)之。
1.會議的時(shi)間成本
2.直接(jie)的會議成本
3.效(xiao)率損失(shi)成本(ben)
開會時，主(zhu)管(guan)人員必須(xu)離開自己(ji)的工作崗位，這(zhe)有可能造(zao)成(cheng)公司整體管(guan)理效(xiao)率(lv)的下降。由于管(guan)理效(xiao)率(lv)下降而造(zao)成(cheng)的損失，就(jiu)是效(xiao)率(lv)損失成(cheng)本。效(xiao)率(lv)損失成(cheng)本包括以下3種情況：
【自檢】
請將下列相關(guan)選(xuan)項(xiang)用橫線連接起來。
A、固(gu)定的部門會議(yi)①至少每兩(liang)月一次
B、一對一會(hui)議(yi)②隨時
C、處理(li)突發(fa)事件的會議③按需(xu)要
D、全(quan)體(ti)會議④至少每月一次
◆見參考答案1-1
【本講總結】
從某種角度而(er)言，世(shi)界是(shi)一個時(shi)時(shi)處處充(chong)滿會議(yi)(yi)的世(shi)界。高效的會議(yi)(yi)能(neng)幫助我(wo)們迅速解(jie)決(jue)實踐中遇到的問(wen)題，然而(er)低(di)效率(lv)的會議(yi)(yi)卻往往占據上風(feng)，造成時(shi)間(jian)成本、直接成本及效率(lv)成本的損失(shi)。
因此，每(mei)個人應從基礎(chu)做(zuo)起(qi)，深刻(ke)理(li)解會議(yi)的意義、目的、分類、合理(li)的發生(sheng)頻率以及如何計算會議(yi)的成本，只有先(xian)掌握了(le)這些基礎(chu)知識，才可能使每(mei)一次會議(yi)都(dou)“行之有效”。
【心得體會】
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第(di)二(er)講會議效率(lv)不高的(de)原因及解決(jue)方案
【本講(jiang)重點】
會議效率不高的原因(yin)及預防(fang)性(xing)管理(li)
高(gao)效(xiao)會議的八大特征
會議規范
會議效(xiao)率(lv)不高的原(yuan)因(yin)及預防性(xing)管理
1．會(hui)議的(de)通病效率(lv)不高
小王(wang)是一(yi)家(jia)公(gong)司的(de)職員，他(ta)對(dui)公(gong)司會議有自己的(de)一(yi)些想法，他(ta)的(de)想法反(fan)映(ying)了(le)許多(duo)公(gong)司會議的(de)某些現狀，值得我們(men)思考(kao)。
很(hen)多公(gong)司往(wang)往(wang)由于(yu)以下(xia)原因，開會效率低下(xia)：
◆公(gong)司(si)的主管都不(bu)知道何時是(shi)開會的最好時機。許多(duo)重要(yao)的會都安排在周(zhou)(zhou)五下午開，或非要(yao)安排在事務繁忙的周(zhou)(zhou)一開。
◆許多主管(guan)對于何時開(kai)會(hui)幾乎(hu)都不征詢(xun)員工的意見。這使(shi)得(de)(de)員工疲于奔命，甚至得(de)(de)延后或(huo)放棄參(can)加其他會(hui)議。
◆有(you)些“必須到會(hui)”的員工，因為已經與(yu)重(zhong)要客戶或政府官員有(you)約在先，根本不(bu)能出(chu)席，這使得會(hui)議討論(lun)很難(nan)進行。而到場的人往往并非與(yu)議題關系最密切的人，所以準備不(bu)充分或者根本來不(bu)及準備。
時(shi)下有一句(ju)很流行(xing)的(de)(de)話“最近(jin)比(bi)較(jiao)煩”，對太多像小王(wang)(wang)一樣(yang)的(de)(de)職場人士來說，這(zhe)句(ju)話可以(yi)改為“開(kai)會(hui)比(bi)較(jiao)煩”。開(kai)會(hui)之所以(yi)煩，用小王(wang)(wang)的(de)(de)話來說，就是(shi)“會(hui)議(yi)(yi)常(chang)在(zai)毫無章法的(de)(de)狀況下進(jin)行(xing)，甚至(zhi)毫無意義地(di)延長時(shi)間，即使有決議(yi)(yi)，質量也(ye)很低(di)”，簡而(er)言之，會(hui)議(yi)(yi)效率(lv)不高(gao)。因(yin)此，尋(xun)找致使會(hui)議(yi)(yi)效率(lv)不高(gao)的(de)(de)原因(yin)就顯(xian)得格外重(zhong)要。
2．會(hui)議效率不高(gao)的原因
會(hui)議(yi)效率不高通(tong)常(chang)由以(yi)下7種原(yuan)因(yin)(yin)造成。在這7種原(yuan)因(yin)(yin)中，有3種原(yuan)因(yin)(yin)是會(hui)議(yi)的(de)“致命傷”，需要格(ge)外警(jing)惕(ti)。這3種原(yuan)因(yin)(yin)是：主持人的(de)技能、會(hui)議(yi)的(de)地(di)點以(yi)及(ji)會(hui)議(yi)的(de)準備工(gong)作。
表2-1會議效率不高的原因及具體表現
項(xiang) 次原(yuan)因具體表現
（1）時(shi)間(jian)會議安排在即將午(wu)餐的時(shi)間(jian)，每個人都饑腸轆轆，無心開會。
（2）地(di)點會議地(di)點設在經理辦公室，致(zhi)使(shi)會議被頻(pin)繁打斷，無法正常(chang)進行。
（3）開會對象的選擇必須出席(xi)會議的人(ren)未到，通知來的是一(yi)些(xie)可有可無的參加者。
（4）主(zhu)持人的(de)技能會議主(zhu)持人缺乏影響力、說服(fu)力，被參會者牽著鼻子跑，無(wu)法達到會議意圖。
（5）參(can)會(hui)(hui)者的技能參(can)會(hui)(hui)者發言混(hun)亂，既不(bu)知如(ru)何表意，又不(bu)知如(ru)何引退(tui)，致使會(hui)(hui)議(yi)失敗。
（6）會議的準備工作開(kai)會前沒有通知(zhi)與會者相(xiang)關事宜，致(zhi)使會議拖沓而無成效。
（7）開(kai)會(hui)(hui)的原因、目的和結(jie)果(guo)開(kai)會(hui)(hui)的原因、目的和結(jie)果(guo)在會(hui)(hui)議(yi)進行中忽然(ran)發現皆不明確，致使會(hui)(hui)議(yi)毫無意義、宣告失敗。
高效會議(yi)的八大(da)特征
與低效(xiao)(xiao)率會(hui)(hui)議(yi)相對的就是高(gao)效(xiao)(xiao)會(hui)(hui)議(yi)，高(gao)效(xiao)(xiao)會(hui)(hui)議(yi)充分克服了(le)致(zhi)使(shi)會(hui)(hui)議(yi)效(xiao)(xiao)率不(bu)(bu)高(gao)的種(zhong)(zhong)種(zhong)(zhong)不(bu)(bu)利因(yin)素。高(gao)效(xiao)(xiao)會(hui)(hui)議(yi)具有8大特征。
建議(yi)(yi)(yi)在正式召(zhao)開(kai)會議(yi)(yi)(yi)之前，將高(gao)效會議(yi)(yi)(yi)的8大(da)特征(zheng)一(yi)一(yi)列(lie)出，并(bing)隨時檢(jian)驗，充分(fen)做好(hao)預防性管理，使即將召(zhao)開(kai)的會議(yi)(yi)(yi)能夠(gou)成為真正意義上的高(gao)效會議(yi)(yi)(yi)。
會議規范
會(hui)議(yi)規(gui)范包含3個部分：會(hui)議(yi)時(shi)間安(an)排的(de)規(gui)范、固定的(de)會(hui)議(yi)流程規(gui)范以及會(hui)議(yi)規(gui)范本身。
1．會議時間安排的規范
◆上午8-9點(dian)之間，正是(shi)員(yuan)工從(cong)家到公司，準備開始一(yi)天工作的(de)(de)時(shi)候。這個時(shi)候的(de)(de)員(yuan)工，心緒(xu)尚且(qie)混亂，還需一(yi)段(duan)時(shi)間才能(neng)進入工作狀(zhuang)態。因此，試圖(tu)在這一(yi)時(shi)間段(duan)舉(ju)行(xing)會議、試圖(tu)讓員(yuan)工回應(ying)會議提議或(huo)進行(xing)業務分析，從(cong)人的(de)(de)生(sheng)理和心理角度來看(kan)，是(shi)不現實的(de)(de)。
◆上午(wu)9-10點之(zhi)間，員工已(yi)經開(kai)始進(jin)入工作狀(zhuang)態。在這個時(shi)間段最(zui)適合進(jin)行(xing)一(yi)對一(yi)的會談，同樣(yang)也是進(jin)行(xing)業務(wu)會談的*時(shi)機(ji)。
◆上午(wu)10-12點(dian)或下午(wu)1-3點(dian)之間(jian)，最(zui)適合(he)調動員工(gong)集思廣益。大家利用頭腦(nao)風暴，不斷想出新(xin)(xin)點(dian)子、新(xin)(xin)方(fang)法。
◆下午3-5點之間，最好(hao)不要安排會(hui)議。這個時(shi)段的員(yuan)工開始進入一天當中的倦(juan)怠期，人人希望馬上回家，在這個時(shi)段舉行(xing)會(hui)議往往會(hui)事倍(bei)功半。
2．會議(yi)規范本(ben)身
會(hui)(hui)議(yi)(yi)規范是指大家達成共識的會(hui)(hui)議(yi)(yi)守則。會(hui)(hui)議(yi)(yi)規范主(zhu)要包(bao)括以下條款：
◆所(suo)有(you)與會(hui)者(zhe)將每周工作安(an)排時間(jian)表交(jiao)給會(hui)議安(an)排人，以找(zhao)出最適宜所(suo)有(you)參會(hui)的(de)開會(hui)時間(jian)。
◆超(chao)過1小時的會議應有書面(mian)通(tong)知、議程表及相關(guan)資(zi)料(liao)。
◆所(suo)有(you)與會(hui)者都要準備(bei)在會(hui)上(shang)發(fa)言。
◆準時開始，準時結束。
◆各業務(wu)單(dan)位(wei)負(fu)責人對(dui)決議能否達成負(fu)直接責任(ren)。
◆所有與(yu)會(hui)者應(ying)知道(dao)維護別人的尊(zun)嚴，不在(zai)會(hui)中羞(xiu)辱別人，這條(tiao)規則最重要，需特別注意(yi)。
◆意見
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