引文－－由于市(shi)場(chang)競爭日益激烈導致大量產(chan)品(pin)從賣方(fang)市(shi)場(chang)向買方(fang)市(shi)場(chang)轉變、市(shi)場(chang)上(shang)(shang)的產(chan)品(pin)質量差異巨大、多種不(bu)同性質的經(jing)濟體并存以及社會誠(cheng)信(xin)體制(zhi)的不(bu)健全(quan)等(deng)等(deng)原因，導致企(qi)業采(cai)購-付(fu)款業務變成(cheng)了(le)舞(wu)弊風險的高(gao)發區。筆者(zhe)將分上(shang)(shang)下兩期介(jie)紹采(cai)購-付(fu)款業務中的企(qi)業實踐(jian)中常用(yong)的預防舞(wu)弊風險的方(fang)法。
由(you)于市場激烈競(jing)爭導致(zhi)賣方市場向買方市場轉變使(shi)得(de)采(cai)購-付款(kuan)環(huan)節(jie)(jie)成(cheng)為(wei)舞(wu)弊(bi)風險(xian)(xian)的(de)高發區。作為(wei)企業(ye)運營管理(li)中的(de)一項重(zhong)要業(ye)務循環(huan)，采(cai)購-付款(kuan)中各個(ge)環(huan)節(jie)(jie)都存在著潛在的(de)舞(wu)弊(bi)風險(xian)(xian)。其中，商(shang)業(ye)賄(hui)賂尤為(wei)嚴重(zhong)。作為(wei)企業(ye)管理(li)者對此應當(dang)有充(chong)分的(de)認(ren)識。
由于(yu)采(cai)購(gou)項(xiang)目(mu)范圍廣闊，不同(tong)的采(cai)購(gou)項(xiang)目(mu)和不同(tong)的采(cai)購(gou)環節(jie)就(jiu)要(yao)采(cai)取(qu)不同(tong)的預(yu)防(fang)措施。同(tong)時，這些預(yu)防(fang)措施需要(yao)配合使(shi)用方能(neng)生效。企(qi)業采(cai)購(gou)事項(xiang)主(zhu)要(yao)包括(kuo)：生產原材(cai)料采(cai)購(gou)、外協加(jia)工(gong)產品(pin)(pin)采(cai)購(gou)、設備(bei)采(cai)購(gou)、備(bei)品(pin)(pin)備(bei)件采(cai)購(gou)、工(gong)程材(cai)料采(cai)購(gou)、各(ge)種(zhong)服務如保險、水電氣、軟件、甚至外包項(xiang)目(mu)等。
企(qi)業(ye)(ye)采(cai)購與(yu)付(fu)款(kuan)循環(huan)從實踐的角度看(kan)，主(zhu)要可以(yi)分成(cheng)六個(ge)(ge)(ge)環(huan)節，分別是(shi)：供應商開(kai)發、簽訂采(cai)購合同、下(xia)達采(cai)購訂單、驗收貨(huo)(huo)物、確定應付(fu)賬款(kuan)、支付(fu)貨(huo)(huo)款(kuan)。這(zhe)六個(ge)(ge)(ge)環(huan)節中(zhong)每個(ge)(ge)(ge)都有(you)(you)其關(guan)鍵控制點。其實在這(zhe)六個(ge)(ge)(ge)業(ye)(ye)務(wu)環(huan)節外，還(huan)有(you)(you)一(yi)個(ge)(ge)(ge)非常重要的貫(guan)穿業(ye)(ye)務(wu)全部的業(ye)(ye)務(wu)就是(shi)內部計算機(ji)網(wang)絡系統(tong)。筆者將結(jie)合各(ge)個(ge)(ge)(ge)業(ye)(ye)務(wu)環(huan)節中(zhong)存在的舞(wu)弊風險(xian)談一(yi)談預防的措施(shi)和方法。
1、組織牽制(zhi)法
預防舞弊(bi)風險的一個(ge)重要(yao)措施就是建(jian)立組織牽(qian)制(zhi)。這(zhe)在財務會計領域(yu)中已經普(pu)遍得到采(cai)(cai)用。在采(cai)(cai)購領域(yu)中，同樣需要(yao)采(cai)(cai)用組織牽(qian)制(zhi)法。組織牽(qian)制(zhi)應當(dang)包含在全部以上六個(ge)采(cai)(cai)購環節中。
例如，在(zai)供(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商開(kai)發(fa)(fa)環節，為(wei)了(le)預防傳(chuan)統(tong)的(de)(de)(de)供(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商開(kai)發(fa)(fa)中的(de)(de)(de)舞弊行(xing)(xing)為(wei)，目前企(qi)(qi)業(ye)普遍采用(yong)供(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)鏈(lian)管理模式(shi)。建立合格供(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商目錄(lu)(lu)清單并且規定從目錄(lu)(lu)中選擇(ze)供(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商。在(zai)開(kai)發(fa)(fa)供(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商過程(cheng)中，采購部(bu)門的(de)(de)(de)職責受到嚴格限制。決定采購那家(jia)企(qi)(qi)業(ye)的(de)(de)(de)產品(pin)，主(zhu)要取決于(yu)負(fu)責供(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)鏈(lian)開(kai)發(fa)(fa)的(de)(de)(de)質(zhi)量(liang)(liang)工(gong)程(cheng)師。根據企(qi)(qi)業(ye)的(de)(de)(de)質(zhi)量(liang)(liang)管理規定，負(fu)責供(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)鏈(lian)開(kai)發(fa)(fa)的(de)(de)(de)質(zhi)量(liang)(liang)工(gong)程(cheng)師將負(fu)責對擬(ni)進入企(qi)(qi)業(ye)供(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商目錄(lu)(lu)的(de)(de)(de)商家(jia)或廠(chang)家(jia)進行(xing)(xing)全面的(de)(de)(de)質(zhi)量(liang)(liang)評(ping)審。類似(si)通(tong)用(yong)福特(te)一類的(de)(de)(de)大公司，其質(zhi)量(liang)(liang)工(gong)程(cheng)師具有否決不合格廠(chang)家(jia)進入供(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商目錄(lu)(lu)的(de)(de)(de)權利。這樣(yang)做的(de)(de)(de)目的(de)(de)(de)就是通(tong)過引進質(zhi)量(liang)(liang)部(bu)門，將采購過程(cheng)中的(de)(de)(de)供(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)鏈(lian)開(kai)發(fa)(fa)的(de)(de)(de)部(bu)分職權分散到非采購部(bu)門，從而(er)達到內部(bu)牽(qian)制的(de)(de)(de)目的(de)(de)(de)。
同(tong)(tong)時，在(zai)決定(ding)供應(ying)商(shang)(shang)是否能(neng)進入企業(ye)的(de)(de)(de)(de)供應(ying)商(shang)(shang)目錄過程中，為了(le)預防質量工(gong)程師的(de)(de)(de)(de)舞弊(bi)，由企業(ye)成立(li)的(de)(de)(de)(de)由多(duo)個部(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)(men)組成的(de)(de)(de)(de)采(cai)購(gou)(gou)(gou)管理委(wei)員(yuan)(yuan)會將最后(hou)共同(tong)(tong)做出決定(ding)。目前許多(duo)大型企業(ye)會根據實際情況成立(li)一個跨部(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)(men)的(de)(de)(de)(de)采(cai)購(gou)(gou)(gou)管理委(wei)員(yuan)(yuan)會。該(gai)委(wei)員(yuan)(yuan)會通常由采(cai)購(gou)(gou)(gou)部(bu)(bu)(bu)(bu)、財務(wu)部(bu)(bu)(bu)(bu)、質量部(bu)(bu)(bu)(bu)以(yi)及物(wu)流部(bu)(bu)(bu)(bu)等(deng)有關(guan)部(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)(men)及公司高層主管人員(yuan)(yuan)組成，采(cai)取合議(yi)方式決定(ding)企業(ye)的(de)(de)(de)(de)重大采(cai)購(gou)(gou)(gou)業(ye)務(wu)，主要包括：確認合格(ge)供應(ying)商(shang)(shang)、批準重大采(cai)購(gou)(gou)(gou)合同(tong)(tong)、討論付(fu)款(kuan)計(ji)劃(hua)等(deng)。再比如，在(zai)下達采(cai)購(gou)(gou)(gou)訂(ding)單環節，許多(duo)企業(ye)將該(gai)權力劃(hua)歸到(dao)物(wu)流部(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)(men)。采(cai)購(gou)(gou)(gou)部(bu)(bu)(bu)(bu)完成簽署采(cai)購(gou)(gou)(gou)合同(tong)(tong)后(hou)，具(ju)體(ti)下達訂(ding)貨(huo)(huo)數量的(de)(de)(de)(de)職權就劃(hua)歸到(dao)五物(wu)流部(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)(men)。在(zai)驗收貨(huo)(huo)物(wu)環節，則檢驗的(de)(de)(de)(de)權利又轉到(dao)質檢部(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)(men)和(he)(he)(he)物(wu)流部(bu)(bu)(bu)(bu)共同(tong)(tong)行使(shi)。在(zai)確定(ding)應(ying)付(fu)賬款(kuan)和(he)(he)(he)支(zhi)付(fu)貨(huo)(huo)款(kuan)環節，確認應(ying)付(fu)款(kuan)的(de)(de)(de)(de)權利由生產(chan)部(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)(men)（或(huo)物(wu)流部(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)(men)）和(he)(he)(he)財務(wu)部(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)(men)共同(tong)(tong)行使(shi)；支(zhi)付(fu)貨(huo)(huo)款(kuan)則由財務(wu)部(bu)(bu)(bu)(bu)依據公司財務(wu)政策和(he)(he)(he)采(cai)購(gou)(gou)(gou)委(wei)員(yuan)(yuan)會確定(ding)的(de)(de)(de)(de)付(fu)款(kuan)計(ji)劃(hua)辦理付(fu)款(kuan)。
因(yin)此說(shuo)，組織牽制控制法(fa)貫穿于整個(ge)采購(gou)-付款(kuan)循環之中。主(zhu)要是通過分散職權、部門牽制和多重(zhong)決策的(de)辦(ban)法(fa)為舞(wu)弊(bi)的(de)發(fa)生設置(zhi)重(zhong)重(zhong)障礙，這種看似(si)繁瑣的(de)方(fang)式會在實際(ji)運營(ying)中提高著整個(ge)企業的(de)運營(ying)效率(lv)并降低成(cheng)本(ben)。
2、多家詢價，集中供應商
眾所周知，*采(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)除了(le)容易(yi)導致(zhi)供(gong)(gong)(gong)(gong)貨(huo)(huo)不穩(wen)定(ding)的(de)風(feng)險(xian)(xian)(xian)外(wai)，還是(shi)(shi)導致(zhi)采(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)舞(wu)弊(bi)的(de)重要(yao)(yao)原因。為此(ci)，當前的(de)一(yi)些跨(kua)國企(qi)(qi)業(ye)通常會在確定(ding)供(gong)(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)(shang)(shang)前展開多(duo)(duo)(duo)家(jia)詢價(jia)的(de)過程。通過對眾多(duo)(duo)(duo)潛在供(gong)(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)(shang)(shang)進行全面(mian)考察(cha)后(hou)，確定(ding)一(yi)到兩家(jia)供(gong)(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)(shang)(shang)為企(qi)(qi)業(ye)供(gong)(gong)(gong)(gong)貨(huo)(huo)。這(zhe)個(ge)政(zheng)策本(ben)身就具有(you)預防采(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)舞(wu)弊(bi)風(feng)險(xian)(xian)(xian)的(de)作用。多(duo)(duo)(duo)家(jia)詢價(jia)，可以提高找(zhao)到*供(gong)(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)(shang)(shang)的(de)機會；集(ji)中(zhong)供(gong)(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)(shang)(shang)，則可以擴大采(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)數(shu)量達到降低采(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)成(cheng)本(ben)和(he)簡化采(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)管理的(de)目的(de)。過去(qu)那(nei)些采(cai)(cai)用太(tai)多(duo)(duo)(duo)供(gong)(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)(shang)(shang)供(gong)(gong)(gong)(gong)貨(huo)(huo)的(de)辦(ban)法，雖然表面(mian)看(kan)來(lai)可以提高供(gong)(gong)(gong)(gong)貨(huo)(huo)穩(wen)定(ding)性，增加供(gong)(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)(shang)(shang)之間(jian)的(de)競爭(zheng)從而(er)降低采(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)成(cheng)本(ben)。但(dan)從長遠來(lai)看(kan)，并不利于企(qi)(qi)業(ye)。當供(gong)(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)(shang)(shang)數(shu)量太(tai)多(duo)(duo)(duo)后(hou)，每家(jia)得到的(de)配額都(dou)不多(duo)(duo)(duo)，其后(hou)果就是(shi)(shi)質(zhi)量下(xia)降并且演繹出劇情(qing)復雜的(de)舞(wu)弊(bi)大戲。在保證供(gong)(gong)(gong)(gong)貨(huo)(huo)穩(wen)定(ding)的(de)前提下(xia)，集(ji)中(zhong)供(gong)(gong)(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)(shang)(shang)應(ying)(ying)(ying)(ying)當是(shi)(shi)預防采(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)舞(wu)弊(bi)風(feng)險(xian)(xian)(xian)的(de)重要(yao)(yao)手段。把握(wo)好*采(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)與集(ji)中(zhong)采(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)的(de)度(du)，是(shi)(shi)企(qi)(qi)業(ye)制定(ding)采(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)政(zheng)策要(yao)(yao)考慮的(de)關鍵。
3、利益沖突回避
作為(wei)內(nei)部(bu)(bu)控制(zhi)的(de)重要(yao)政策和(he)措施，利(li)(li)益(yi)(yi)沖(chong)(chong)突(tu)(tu)回(hui)避也(ye)同樣適合采(cai)(cai)購-付款(kuan)循環(huan)的(de)各(ge)個(ge)業(ye)(ye)(ye)(ye)務環(huan)節。企業(ye)(ye)(ye)(ye)內(nei)控部(bu)(bu)門和(he)人(ren)(ren)事行(xing)政管理(li)(li)(li)部(bu)(bu)門，應(ying)當(dang)(dang)(dang)定期對企業(ye)(ye)(ye)(ye)所(suo)(suo)有敏感(gan)崗位的(de)員(yuan)(yuan)(yuan)工(gong)(gong)進行(xing)利(li)(li)益(yi)(yi)沖(chong)(chong)突(tu)(tu)調(diao)(diao)查。在采(cai)(cai)購-付款(kuan)循環(huan)中的(de)各(ge)個(ge)業(ye)(ye)(ye)(ye)務崗位的(de)員(yuan)(yuan)(yuan)工(gong)(gong)當(dang)(dang)(dang)然也(ye)是(shi)被調(diao)(diao)查對象。這里(li)的(de)人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)包括：所(suo)(suo)有采(cai)(cai)購部(bu)(bu)采(cai)(cai)購業(ye)(ye)(ye)(ye)務人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)；設(she)(she)備管理(li)(li)(li)部(bu)(bu)的(de)設(she)(she)備工(gong)(gong)程師；質量部(bu)(bu)參加供應(ying)商開發的(de)質量工(gong)(gong)程師、質量檢驗人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)、理(li)(li)(li)化(hua)室分析(xi)化(hua)驗人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)；物(wu)流部(bu)(bu)的(de)庫房管理(li)(li)(li)員(yuan)(yuan)(yuan)、過磅稱重人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)；生產(chan)(chan)部(bu)(bu)領料人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)（或(huo)者物(wu)流部(bu)(bu)生產(chan)(chan)現場領料人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)）；財務部(bu)(bu)所(suo)(suo)有會計人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)包括ERP系(xi)統(tong)電腦錄入人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)。在招聘上(shang)述崗位業(ye)(ye)(ye)(ye)務人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)前，人(ren)(ren)力資源(yuan)部(bu)(bu)業(ye)(ye)(ye)(ye)務人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)應(ying)當(dang)(dang)(dang)對擬(ni)招聘人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)進行(xing)利(li)(li)益(yi)(yi)沖(chong)(chong)突(tu)(tu)調(diao)(diao)查。當(dang)(dang)(dang)上(shang)述人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)和(he)供應(ying)商以及公司內(nei)部(bu)(bu)的(de)上(shang)級主管人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)之間存在潛在利(li)(li)益(yi)(yi)沖(chong)(chong)突(tu)(tu)關(guan)系(xi)時(shi)，公司就應(ying)當(dang)(dang)(dang)要(yao)求這些(xie)業(ye)(ye)(ye)(ye)務人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)回(hui)避。而(er)這些(xie)業(ye)(ye)(ye)(ye)務人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)自(zi)己也(ye)應(ying)當(dang)(dang)(dang)主動提(ti)出回(hui)避要(yao)求。關(guan)于(yu)《利(li)(li)益(yi)(yi)沖(chong)(chong)突(tu)(tu)調(diao)(diao)查》筆者曾經(jing)在以往的(de)內(nei)控交流文(wen)章中有過介(jie)紹。這里(li)特別(bie)(bie)需(xu)要(yao)注意處理(li)(li)(li)好這種情況：當(dang)(dang)(dang)個(ge)別(bie)(bie)處于(yu)關(guan)鍵崗位、具有特殊技(ji)能的(de)主管或(huo)專家，如果和(he)供應(ying)商之間存在潛在利(li)(li)益(yi)(yi)沖(chong)(chong)突(tu)(tu)關(guan)系(xi)時(shi)，通常的(de)做法是(shi)該業(ye)(ye)(ye)(ye)務人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)的(de)意見僅作為(wei)參考，或(huo)者根據實際情況引入第(di)三方進行(xing)判斷。
4、采購(gou)人(ren)員保證書和員工(gong)自律聲明
在預防采(cai)購(gou)舞弊風險中，職工的(de)自律承諾特別(bie)是采(cai)購(gou)業(ye)務(wu)(wu)人(ren)員(yuan)的(de)事先(xian)保證是其中的(de)一個重要措施。企業(ye)內(nei)控主管人(ren)員(yuan)應當根據各個業(ye)務(wu)(wu)環節，針(zhen)對風險不同分別(bie)起(qi)草業(ye)務(wu)(wu)人(ren)員(yuan)保證書(shu)格(ge)式，然后對業(ye)務(wu)(wu)人(ren)員(yuan)進(jin)行培訓(xun)。最(zui)后由業(ye)務(wu)(wu)人(ren)員(yuan)簽署歸檔。
涉及到采(cai)(cai)購(gou)-付款循環(huan)的(de)承(cheng)諾(nuo)主(zhu)要(yao)有(you)采(cai)(cai)購(gou)人(ren)(ren)員(yuan)保(bao)證書和(he)(he)(he)(he)(he)員(yuan)工(gong)自律申(shen)(shen)明。在(zai)(zai)這些保(bao)證書和(he)(he)(he)(he)(he)申(shen)(shen)明中，主(zhu)要(yao)內容是針對(dui)(dui)行(xing)業和(he)(he)(he)(he)(he)業務中存在(zai)(zai)的(de)潛在(zai)(zai)舞弊風(feng)險和(he)(he)(he)(he)(he)業務事項，事先(xian)對(dui)(dui)業務人(ren)(ren)員(yuan)的(de)行(xing)為進行(xing)特(te)別規范(fan)，這和(he)(he)(he)(he)(he)企業管(guan)(guan)理(li)程序中的(de)要(yao)求有(you)一定不(bu)同，但構成管(guan)(guan)理(li)程序的(de)一部分(fen)。采(cai)(cai)購(gou)人(ren)(ren)員(yuan)保(bao)證書主(zhu)要(yao)針對(dui)(dui)采(cai)(cai)購(gou)人(ren)(ren)員(yuan)特(te)別設計。內容主(zhu)要(yao)包(bao)括：承(cheng)諾(nuo)遵守(shou)公(gong)司(si)內控管(guan)(guan)理(li)政策，遵守(shou)和(he)(he)(he)(he)(he)供應商、代理(li)商的(de)交(jiao)往原則(ze)、收禮政策，遵守(shou)信息發(fa)布規矩等(deng)。特(te)別要(yao)對(dui)(dui)自己(ji)違反申(shen)(shen)明承(cheng)諾(nuo)后(hou)的(de)公(gong)司(si)處罰(fa)事先(xian)做出接受承(cheng)諾(nuo)。保(bao)證日后(hou)不(bu)出現處罰(fa)難以落實的(de)情(qing)況。
企業(ye)(ye)可以(yi)根據本行(xing)業(ye)(ye)的采(cai)購(gou)環(huan)境(jing)、行(xing)業(ye)(ye)特點以(yi)及過去經常發生的舞弊情況等具體(ti)設計。保證采(cai)購(gou)人(ren)員(yuan)和相關業(ye)(ye)務人(ren)員(yuan)對(dui)內(nei)控(kong)政策事先有充分(fen)的了解。對(dui)于高級管理人(ren)員(yuan)則通常需要填寫(xie)自(zi)律(lv)申(shen)(shen)明(ming)；對(dui)網(wang)絡管理人(ren)員(yuan)（企業(ye)(ye)內(nei)部網(wang)管人(ren)員(yuan)）則要有職業(ye)(ye)自(zi)律(lv)申(shen)(shen)明(ming)。采(cai)購(gou)人(ren)員(yuan)保證書和員(yuan)工自(zi)律(lv)申(shen)(shen)明(ming)以(yi)及網(wang)管人(ren)員(yuan)職業(ye)(ye)自(zi)律(lv)申(shen)(shen)明(ming)對(dui)采(cai)購(gou)-付款業(ye)(ye)務中的六(liu)個業(ye)(ye)務環(huan)節都具有預防(fang)舞弊風險(xian)的作(zuo)用。
5、員工(gong)行為守則
在(zai)跨國公司(si)中，企業通(tong)常會在(zai)內部制定一(yi)套員(yuan)(yuan)(yuan)工行(xing)為守則。其(qi)中的(de)一(yi)部分如收取禮品(pin)政策(ce)和公共關系處理(li)規定中，都會明確規定禁止員(yuan)(yuan)(yuan)工接受各(ge)種形式的(de)商業賄賂。員(yuan)(yuan)(yuan)工行(xing)為守則對(dui)包括采購業務人員(yuan)(yuan)(yuan)在(zai)內的(de)全體員(yuan)(yuan)(yuan)工均有效(xiao)。該政策(ce)也對(dui)整個采購-付款環節有效(xiao)。
6、舞(wu)弊(bi)案件舉報規定
為了(le)預防(fang)各種(zhong)舞弊行為產生，企(qi)業也會建立特(te)別的(de)(de)舞弊案件(jian)舉報處理(li)規定。企(qi)業的(de)(de)內部(bu)審(shen)計、內部(bu)控制(zhi)、紀檢監察等(deng)有關部(bu)門會設立了(le)一個舞弊案件(jian)舉報中心，接受來自企(qi)業員(yuan)工或(huo)外部(bu)相關單位和人員(yuan)的(de)(de)舉報。這里(li)包括來自供應商的(de)(de)舉報。
舉(ju)報中(zhong)心可(ke)以(yi)分為：企(qi)(qi)業(ye)內部(bu)(bu)(bu)舉(ju)報中(zhong)心和總部(bu)(bu)(bu)舉(ju)報中(zhong)心。總部(bu)(bu)(bu)舉(ju)報中(zhong)心通常可(ke)以(yi)由(you)內控(kong)部(bu)(bu)(bu)、總部(bu)(bu)(bu)紀檢(jian)監察等(deng)有關部(bu)(bu)(bu)門聯(lian)合組成。舉(ju)報中(zhong)心的(de)有關聯(lian)系方(fang)法應(ying)(ying)當在(zai)企(qi)(qi)業(ye)內部(bu)(bu)(bu)予以(yi)公(gong)布。也應(ying)(ying)該列入(ru)企(qi)(qi)業(ye)與供(gong)應(ying)(ying)商簽署的(de)陽光(guang)協議(yi)中(zhong)。當供(gong)應(ying)(ying)商在(zai)和企(qi)(qi)業(ye)相關業(ye)務(wu)人(ren)員(yuan)處理各個業(ye)務(wu)過程中(zhong)，如果(guo)發(fa)現企(qi)(qi)業(ye)員(yuan)工利(li)用職權對(dui)供(gong)應(ying)(ying)商提出(chu)不(bu)合理的(de)利(li)益(yi)要(yao)要(yao)求時(shi)，或者在(zai)供(gong)應(ying)(ying)商在(zai)決絕了員(yuan)工的(de)非法要(yao)求后，受(shou)到該員(yuan)工的(de)無理刁難等(deng)情況，則可(ke)根據刁難者的(de)級別情況分別向不(bu)同的(de)中(zhong)心提出(chu)舉(ju)報。對(dui)于涉(she)及(ji)企(qi)(qi)業(ye)高層管(guan)理者或主管(guan)采購業(ye)務(wu)的(de)管(guan)理者，供(gong)應(ying)(ying)商可(ke)以(yi)直接向集(ji)團舉(ju)報中(zhong)心舉(ju)報。舞(wu)弊案件舉(ju)報規定同樣對(dui)全部(bu)(bu)(bu)采購-付款(kuan)環節(jie)有效。
7、訪問供應商(shang)制度
作(zuo)為控制和(he)預防采(cai)購(gou)(gou)舞弊風(feng)險(xian)的重要(yao)政策，企業(ye)應該(gai)制定(ding)(ding)(ding)(ding)內控和(he)內審(shen)人員對(dui)供應商進行(xing)訪(fang)(fang)問的規定(ding)(ding)(ding)(ding)。企業(ye)除了高層領導總經(jing)理(li)、主(zhu)管采(cai)購(gou)(gou)副總經(jing)理(li)和(he)財(cai)務總監要(yao)定(ding)(ding)(ding)(ding)期或不定(ding)(ding)(ding)(ding)期訪(fang)(fang)問供應商外(wai)，內控人員或者內部審(shen)計(ji)人員也應當在檢查審(shen)計(ji)過程中(zhong)，對(dui)被審(shen)計(ji)單位的供應商進行(xing)隨機抽查訪(fang)(fang)問。
內(nei)控(kong)(kong)人(ren)(ren)員(yuan)訪(fang)問(wen)供應(ying)(ying)(ying)商可(ke)(ke)以直(zhi)接了解供應(ying)(ying)(ying)商對(dui)被審(shen)計企業(ye)(ye)(ye)(ye)相(xiang)關(guan)(guan)人(ren)(ren)員(yuan)的(de)(de)(de)看法。內(nei)控(kong)(kong)人(ren)(ren)員(yuan)在(zai)訪(fang)問(wen)供應(ying)(ying)(ying)商時，將告知(zhi)供應(ying)(ying)(ying)商關(guan)(guan)于有關(guan)(guan)人(ren)(ren)員(yuan)訪(fang)問(wen)的(de)(de)(de)具體規(gui)定。如果供應(ying)(ying)(ying)商向內(nei)控(kong)(kong)人(ren)(ren)員(yuan)舉報的(de)(de)(de)情況(kuang)經調查后確(que)認屬實，被審(shen)計企業(ye)(ye)(ye)(ye)的(de)(de)(de)相(xiang)關(guan)(guan)業(ye)(ye)(ye)(ye)務(wu)人(ren)(ren)員(yuan)將立即被調離工作崗位(wei)并受到(dao)紀律處分。絕不能給(gei)企業(ye)(ye)(ye)(ye)員(yuan)工留下日后報復供應(ying)(ying)(ying)商的(de)(de)(de)機(ji)會。內(nei)控(kong)(kong)或內(nei)審(shen)人(ren)(ren)員(yuan)直(zhi)接訪(fang)問(wen)供應(ying)(ying)(ying)商，可(ke)(ke)以從特(te)殊渠(qu)道(dao)對(dui)本企業(ye)(ye)(ye)(ye)員(yuan)工遵守企業(ye)(ye)(ye)(ye)規(gui)定起到(dao)監(jian)督和(he)威懾(she)作用。內(nei)控(kong)(kong)人(ren)(ren)員(yuan)訪(fang)問(wen)供應(ying)(ying)(ying)商機(ji)制可(ke)(ke)以對(dui)采(cai)購-付(fu)款循(xun)環(huan)中的(de)(de)(de)各個(ge)主要業(ye)(ye)(ye)(ye)務(wu)環(huan)節的(de)(de)(de)舞弊風(feng)險產生(sheng)預防作用。
8、日(ri)常業務處理程序或政策
在(zai)企(qi)業制(zhi)定的(de)(de)(de)(de)一系(xi)列預防舞弊風險(xian)的(de)(de)(de)(de)政策(ce)措(cuo)施中(zhong)，其(qi)實最重要(yao)的(de)(de)(de)(de)措(cuo)施就是日(ri)常(chang)的(de)(de)(de)(de)業務處理程(cheng)序(xu)或政策(ce)。有(you)許多程(cheng)序(xu)和(he)政策(ce)一開始的(de)(de)(de)(de)目標通常(chang)是為了解(jie)決成(cheng)本、效率和(he)質量控制(zhi)方面的(de)(de)(de)(de)問題。但是，在(zai)實際運用這些管理程(cheng)序(xu)時，對這些程(cheng)序(xu)或政策(ce)只要(yao)稍加調(diao)整(zheng)就可以起到預防潛在(zai)舞弊風險(xian)的(de)(de)(de)(de)作用。
就預防采(cai)購-付款循(xun)環(huan)中的(de)舞弊風險來說(shuo)，這些業務處理程序或政(zheng)策就有許多，包括：
（1）采(cai)(cai)購(gou)(gou)政(zheng)(zheng)策中(zhong)的(de)(de)“貨比三(san)家(jia)”原則。即對企業的(de)(de)重大采(cai)(cai)購(gou)(gou)事項，應當進(jin)行(xing)多(duo)(duo)家(jia)比價然后擇(ze)優選擇(ze)。該(gai)政(zheng)(zheng)策的(de)(de)初始目的(de)(de)是為(wei)了采(cai)(cai)購(gou)(gou)到質量與成本匹配(pei)最合理的(de)(de)產(chan)品，從(cong)而在選擇(ze)供應商時采(cai)(cai)取的(de)(de)一項政(zheng)(zheng)策。但是后來發現，這樣做的(de)(de)好處還可以(yi)預防*采(cai)(cai)購(gou)(gou)所(suo)形成的(de)(de)舞弊風險(xian)。作為(wei)當前國際上采(cai)(cai)購(gou)(gou)中(zhong)的(de)(de)主(zhu)流政(zheng)(zheng)策規(gui)定，多(duo)(duo)家(jia)詢價已經被大多(duo)(duo)數(shu)企業所(suo)采(cai)(cai)用(yong)。
（2）質量(liang)管理(li)中的(de)檔案(an)管理(li)規(gui)定。為(wei)保(bao)持對購(gou)(gou)買產品(pin)的(de)質量(liang)進行(xing)追溯，企(qi)業要求采(cai)(cai)購(gou)(gou)部(bu)對所有購(gou)(gou)買的(de)產品(pin)建立(li)供(gong)應商(shang)檔案(an)。這(zhe)種供(gong)應商(shang)檔案(an)的(de)建立(li)，可以避免(mian)采(cai)(cai)購(gou)(gou)業務人(ren)(ren)員壟(long)斷(duan)采(cai)(cai)購(gou)(gou)信(xin)息，從而預防采(cai)(cai)購(gou)(gou)人(ren)(ren)員和供(gong)應商(shang)之(zhi)間(jian)建立(li)非正(zheng)常的(de)業務關系。
（3）各種質量(liang)標(biao)準和(he)檢(jian)驗程序。建立企業的(de)生產質量(liang)標(biao)準，原(yuan)來的(de)目的(de)是(shi)為了控制產品(pin)質量(liang)。但(dan)是(shi)，在驗收(shou)供(gong)應(ying)商(shang)的(de)產品(pin)質量(liang)時(shi)，這(zhe)些質量(liang)標(biao)準可以(yi)在一定(ding)程度上預防供(gong)應(ying)商(shang)和(he)檢(jian)驗人員形成(cheng)特殊關(guan)系(xi)。
（4）5S管(guan)理。所(suo)謂”5S”管(guan)理是指生產過程中的一種現場管(guan)理辦法。5s來自(zi)日文seiri(整理)、seiton(整頓)、seiso(清掃)、eiketsu(清潔)、shitsuke(修養(yang))發音的第一個字母“s”，所(suo)以統稱為5s。5s活動不僅能夠改(gai)善(shan)生產環(huan)境，還(huan)能提高生產效(xiao)率、產品品質、員工士氣(qi)，其實還(huan)有(you)預防(fang)包括采購舞(wu)弊(bi)風(feng)險(xian)的作用(yong)。5S 通常會(hui)被使用(yong)在庫房管(guan)理過程中。整潔良(liang)好的庫房環(huan)境，可以有(you)效(xiao)預防(fang)貨物(wu)驗收環(huan)節的潛在舞(wu)弊(bi)風(feng)險(xian)。
（5）精益生(sheng)產(chan)(chan)(chan)管(guan)理(li)思想。所(suo)謂精益思想是(shi)“組織和(he)管(guan)理(li)產(chan)(chan)(chan)品(pin)開發、作(zuo)業(ye)(ye)、供應商和(he)客(ke)戶(hu)關系(xi)(xi)的(de)(de)(de)業(ye)(ye)務系(xi)(xi)統，與過去的(de)(de)(de)大量生(sheng)產(chan)(chan)(chan)系(xi)(xi)統相比(bi)，精益生(sheng)產(chan)(chan)(chan)以(yi)(yi)消耗較少的(de)(de)(de)人力、空間、資金(jin)和(he)時間制造最少缺(que)陷的(de)(de)(de)產(chan)(chan)(chan)品(pin)以(yi)(yi)準確的(de)(de)(de)滿足客(ke)戶(hu)的(de)(de)(de)需要” 。在(zai)(zai)具體實(shi)(shi)施精益生(sheng)產(chan)(chan)(chan)過程(cheng)中，減少存貨(huo)(huo)是(shi)其中的(de)(de)(de)一個重要內容(rong)。為了達(da)到降低(di)存貨(huo)(huo)的(de)(de)(de)目的(de)(de)(de)，企業(ye)(ye)必須實(shi)(shi)行包(bao)括按訂(ding)單生(sheng)產(chan)(chan)(chan)方式購買(mai)原材(cai)料(liao)，預防(fang)產(chan)(chan)(chan)生(sheng)超額存貨(huo)(huo)。這里除了有降低(di)存貨(huo)(huo)提(ti)高存貨(huo)(huo)周轉率(lv)的(de)(de)(de)作(zuo)用外(wai)，精益生(sheng)產(chan)(chan)(chan)思想還可以(yi)(yi)在(zai)(zai)一定程(cheng)度上預防(fang)采購-付款循(xun)環中的(de)(de)(de)訂(ding)貨(huo)(huo)環節潛(qian)在(zai)(zai)的(de)(de)(de)舞弊風險，主要是(shi)超額采購風險。最求多(duo)賣產(chan)(chan)(chan)品(pin)擴大銷(xiao)售數(shu)量是(shi)供應商的(de)(de)(de)基本目的(de)(de)(de)，下(xia)達(da)訂(ding)單的(de)(de)(de)業(ye)(ye)務人員為此(ci)通常容(rong)易和(he)供應商形成特殊的(de)(de)(de)利(li)益關系(xi)(xi)。
（6）庫房(fang)管(guan)(guan)理(li)程序。在庫房(fang)的(de)(de)收(shou)(shou)發(fa)檢驗規(gui)(gui)定(ding)中，有(you)許多規(gui)(gui)定(ding)直接具(ju)有(you)預防存(cun)貨收(shou)(shou)發(fa)過程中的(de)(de)舞(wu)弊風險的(de)(de)作用。這(zhe)里包括：度量衡的(de)(de)檢查、稱量規(gui)(gui)定(ding)；貨物(wu)理(li)化(hua)(hua)指標取樣(yang)、分析(xi)和(he)鑒(jian)定(ding)規(gui)(gui)定(ding)；貴金屬和(he)危險化(hua)(hua)學品庫房(fang)的(de)(de)收(shou)(shou)發(fa)管(guan)(guan)理(li)規(gui)(gui)定(ding)；露(lu)天堆(dui)場(chang)的(de)(de)管(guan)(guan)理(li)規(gui)(gui)定(ding)等等。這(zhe)里特別要強調的(de)(de)是對供應商不合(he)格品的(de)(de)讓步(bu)接受管(guan)(guan)理(li)規(gui)(gui)定(ding)等等。
（7）采購(gou)合同審核程序(xu)。企業對采購(gou)合同設置內部審核程序(xu)，一方面可以避(bi)免和供(gong)(gong)應商(shang)之間(jian)日(ri)后產生的(de)各種商(shang)務(wu)糾(jiu)紛的(de)風險(xian)，但同時(shi)也(ye)具有(you)約束采購(gou)部業務(wu)人員和供(gong)(gong)應商(shang)之間(jian)的(de)行(xing)為(wei)。
（8）采(cai)(cai)(cai)用先進的(de)(de)內部網絡管理(li)系統。這里包(bao)括：ERP生(sheng)產(chan)管理(li)系統和(he)OA自動化辦公(gong)系統。ERP生(sheng)產(chan)管理(li)系統可(ke)以有效控制(zhi)(zhi)存貨數量，采(cai)(cai)(cai)用這個(ge)系統將形成(cheng)以訂(ding)單拉(la)動生(sheng)產(chan)并下達采(cai)(cai)(cai)購(gou)訂(ding)單。從而有效控制(zhi)(zhi)超額采(cai)(cai)(cai)購(gou)問(wen)題(ti)。OA系統可(ke)以將授權(quan)審批落實到(dao)(dao)具體(ti)的(de)(de)業(ye)務處(chu)(chu)理(li)過程中(zhong)。在采(cai)(cai)(cai)購(gou)-付款循環中(zhong)的(de)(de)各(ge)個(ge)業(ye)務環節(jie)中(zhong)，業(ye)務處(chu)(chu)理(li)和(he)審批人(ren)員將通過預(yu)設的(de)(de)權(quan)限(xian)處(chu)(chu)理(li)各(ge)自的(de)(de)業(ye)務。以上所舉(ju)的(de)(de)例子(zi)只是一(yi)部分，這些例子(zi)說明，在制(zhi)(zhi)定企業(ye)的(de)(de)相關(guan)業(ye)務管理(li)程序和(he)規定時，如(ru)果事(shi)先就考慮到(dao)(dao)預(yu)防舞弊風(feng)險(xian)問(wen)題(ti)，那么就能有過執行(xing)這些業(ye)務程序達到(dao)(dao)控制(zhi)(zhi)和(he)預(yu)防舞弊風(feng)險(xian)的(de)(de)作用。
筆(bi)者要(yao)特別說(shuo)明，上述各種方法和(he)措施沒(mei)有(you)那個方法是*有(you)效(xiao)的(de)，必(bi)須根(gen)據本(ben)企(qi)(qi)業(ye)自(zi)身的(de)實際情況配(pei)伍使用(yong)。發生(sheng)在(zai)企(qi)(qi)業(ye)層(ceng)面(mian)的(de)一些舞(wu)弊問(wen)(wen)題，需要(yao)站在(zai)國(guo)家層(ceng)面(mian)、社會(hui)道德層(ceng)面(mian)和(he)公司治(zhi)(zhi)理的(de)高度來考慮解決。近來看到國(guo)家在(zai)提倡整(zheng)治(zhi)(zhi)商(shang)業(ye)賄賂(lu)問(wen)(wen)題上的(de)嚴厲態度，對于(yu)預防企(qi)(qi)業(ye)采購活(huo)動中的(de)舞(wu)弊風險具有(you)非常重(zhong)要(yao)的(de)震懾作用(yong)。
采購-付款業務中的舞弊風(feng)險預防（下）
買方市場(chang)導致企(qi)業采購付(fu)款業務(wu)變成了(le)舞(wu)弊(bi)(bi)風(feng)險的高發區(qu)。上期(qi)筆(bi)者介紹(shao)了(le)企(qi)業實(shi)踐中為應(ying)對采購付(fu)款業務(wu)環(huan)節舞(wu)弊(bi)(bi)風(feng)險的一些具體(ti)方法(fa)，如組織(zhi)牽制法(fa)多家詢價、集(ji)中供應(ying)、利益沖(chong)突回(hui)避等(deng)。本(ben)期(qi)筆(bi)者將就介紹(shao)其他(ta)預防舞(wu)弊(bi)(bi)方法(fa)與讀(du)者展開討(tao)論(lun)。
企業釆購與(yu)付款(kuan)(kuan)循環從(cong)實踐的角(jiao)度看，在供應商開發(fa)、簽訂釆購合(he)同(tong)、下(xia)達采(cai)購訂單(dan)、驗收(shou)貨(huo)物、確定(ding)應付賬款(kuan)(kuan)、支付貨(huo)款(kuan)(kuan)這(zhe)六個環節中每個都有(you)其關(guan)鍵控(kong)(kong)(kong)制點。找(zhao)到關(guan)鍵控(kong)(kong)(kong)制點并實施有(you)效監控(kong)(kong)(kong)是確保預防舞(wu)弊風(feng)險的重要因(yin)素。
招標采購中的“預后”措施
企(qi)業(ye)為(wei)了(le)(le)降低采購成(cheng)(cheng)本，防(fang)止*釆(bian)購中的(de)(de)舞(wu)弊風險，通常會(hui)對(dui)大宗采購實行(xing)公(gong)(gong)開(kai)(kai)招標(biao)。招標(biao)釆(bian)購主要用于供(gong)貨商開(kai)(kai)發(fa)(fa)環節，為(wei)此企(qi)業(ye)應當對(dui)招標(biao)釆(bian)購進(jin)行(xing)程序化管(guan)(guan)理。但是一個有趣的(de)(de)現象是，管(guan)(guan)理層為(wei)了(le)(le)預防(fang)某(mou)種舞(wu)弊風險而制(zhi)定某(mou)個管(guan)(guan)理規(gui)定時(shi)，這(zhe)個管(guan)(guan)理規(gui)定同時(shi)又(you)會(hui)成(cheng)(cheng)為(wei)舞(wu)弊風險的(de)(de)高發(fa)(fa)對(dui)象。招標(biao)釆(bian)購政策就是典(dian)型的(de)(de)例子。招標(biao)釆(bian)購可以在一定程度上(shang)預防(fang)*釆(bian)購的(de)(de)風險。但是招標(biao)過程又(you)成(cheng)(cheng)為(wei)舞(wu)弊的(de)(de)高發(fa)(fa)區。類似的(de)(de)ERP系(xi)統和OA辦(ban)公(gong)(gong)自動化管(guan)(guan)理系(xi)統等(deng)也(ye)都具(ju)有這(zhe)樣的(de)(de)特點。這(zhe)一點要特別引起(qi)注意并設計相應的(de)(de)“預后”措(cuo)施。
如同時針對(dui)內(nei)部(bu)人員和(he)外部(bu)供(gong)應(ying)(ying)商(shang)的約束(shu)性措(cuo)施供(gong)應(ying)(ying)商(shang)陽光協(xie)議(yi)。所謂(wei)“陽光協(xie)議(yi)”就是指由企(qi)(qi)業(ye)和(he)外部(bu)供(gong)應(ying)(ying)商(shang)之(zhi)間簽署的，為(wei)了預(yu)防企(qi)(qi)業(ye)內(nei)部(bu)人員和(he)供(gong)應(ying)(ying)商(shang)業(ye)務人員之(zhi)間出現灰色交(jiao)易的書(shu)面約定。這個協(xie)議(yi)要求供(gong)應(ying)(ying)商(shang)必須嚴格遵(zun)循(xun)商(shang)業(ye)道(dao)德，在公開、公正和(he)公平的條件下和(he)企(qi)(qi)業(ye)業(ye)務人員進行溝通。陽光協(xie)議(yi)將事先對(dui)供(gong)應(ying)(ying)商(shang)和(he)本(ben)企(qi)(qi)業(ye)交(jiao)往的行為(wei)進行規范。如果供(gong)應(ying)(ying)商(shang)采(cai)取(qu)不合(he)法或不符合(he)商(shang)業(ye)道(dao)德的手段處理(li)與企(qi)(qi)業(ye)的業(ye)務，則企(qi)(qi)業(ye)將對(dui)該供(gong)應(ying)(ying)商(shang)實(shi)施相應(ying)(ying)的制(zhi)裁。這里包(bao)括(kuo)但不限于降低(di)采(cai)購數量、予以批評處罰(fa)，直至取(qu)消其投(tou)標資格或供(gong)應(ying)(ying)商(shang)資格。
作為負(fu)責任的企(qi)(qi)業(ye)，應(ying)(ying)(ying)(ying)當(dang)從政策(ce)上規定(ding)，所有(you)(you)列(lie)入(ru)供(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)清單(dan)的企(qi)(qi)業(ye)都必須簽署陽(yang)(yang)光(guang)協議(yi)(yi)(yi)。陽(yang)(yang)光(guang)協議(yi)(yi)(yi)應(ying)(ying)(ying)(ying)當(dang)定(ding)期調整并列(lie)入(ru)供(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)檔案(an)之中(zhong)。凡是拒絕和企(qi)(qi)業(ye)簽署陽(yang)(yang)光(guang)協議(yi)(yi)(yi)的供(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)，將考(kao)慮取消其(qi)供(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)資格。陽(yang)(yang)光(guang)協議(yi)(yi)(yi)中(zhong)通常也(ye)會公布企(qi)(qi)業(ye)舞弊案(an)件舉(ju)報中(zhong)心聯系人和通訊(xun)方(fang)法。當(dang)供(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商(shang)發現企(qi)(qi)業(ye)業(ye)務人員對其(qi)提出非法利益要求時，可以向該(gai)舉(ju)報中(zhong)心進(jin)行舉(ju)報。陽(yang)(yang)光(guang)協議(yi)(yi)(yi)的有(you)(you)效范圍將包括(kuo)簽署釆(bian)購合(he)同、下(xia)達釆(bian)購訂(ding)單(dan)、貨(huo)物(wu)驗收(shou)以及支付貨(huo)款等各個釆(bian)購環(huan)節。
集中(zhong)采購政策
企(qi)業(ye)一方面要求通過建立組織牽(qian)制對釆(bian)購業(ye)務實行多頭介入，但同時又必(bi)(bi)須規定(ding)集中釆(bian)購政(zheng)策。確保所(suo)有采購盡可(ke)能集中由釆(bian)購部負責辦理。企(qi)業(ye)應當明確規定(ding)，所(suo)有釆(bian)購合同必(bi)(bi)須統一由釆(bian)購部負責簽署(shu)。
在(zai)實(shi)踐中(zhong)，許多(duo)企業(ye)并沒有(you)完全(quan)做到這一(yi)點。一(yi)些企業(ye)將釆購(gou)(gou)(gou)業(ye)務進(jin)行分(fen)割，導致經辦采購(gou)(gou)(gou)業(ye)務多(duo)元化。例如設(she)備(bei)釆購(gou)(gou)(gou)、辦公用品釆購(gou)(gou)(gou)、工程改造(zao)項目采購(gou)(gou)(gou)、電腦軟件采購(gou)(gou)(gou)等(deng)，進(jin)行分(fen)割，全(quan)部交(jiao)由設(she)備(bei)部、IT部門或行政部門各(ge)自(zi)辦理。這種多(duo)頭釆購(gou)(gou)(gou)的(de)結果非常容易(yi)產生(sheng)舞弊風(feng)險。對于涉及到一(yi)些具有(you)高科(ke)技、技術性要求很高的(de)設(she)備(bei)和備(bei)品配(pei)件采購(gou)(gou)(gou)，尤(you)其容易(yi)產生(sheng)失控現象。
集中釆(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)的(de)核心要點是：由(you)釆(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)部(bu)(bu)(bu)(bu)代表公司統一(yi)(yi)簽署釆(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)合同(tong)。涉及(ji)高科技、專業性極(ji)強的(de)設備或工程(cheng)項目的(de)釆(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)，釆(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)部(bu)(bu)(bu)(bu)應(ying)當組織(zhi)相關部(bu)(bu)(bu)(bu)門專業人員(yuan)共同(tong)參加合同(tong)談判，但釆(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)合同(tong)的(de)主管部(bu)(bu)(bu)(bu)門必須是釆(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)部(bu)(bu)(bu)(bu)。針對一(yi)(yi)些非(fei)常小的(de)零(ling)星釆(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)，確實無法(fa)做(zuo)(zuo)到集中由(you)釆(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)部(bu)(bu)(bu)(bu)辦理的(de)情(qing)況，也(ye)(ye)應(ying)當由(you)釆(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)部(bu)(bu)(bu)(bu)授權其他部(bu)(bu)(bu)(bu)門辦理釆(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)。例如零(ling)星辦公用品(pin)、普(pu)通軟件(jian)產品(pin)等。對于大(da)型集團公司來說(shuo)，更應(ying)當根據實際(ji)條(tiao)件(jian)盡量釆(bian)(bian)用集團統一(yi)(yi)釆(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)的(de)辦法(fa)對大(da)宗物(wu)資實行統一(yi)(yi)釆(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)。這(zhe)樣做(zuo)(zuo)一(yi)(yi)方面可以有效降低采(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)成本，同(tong)時也(ye)(ye)可以預(yu)防各(ge)自為戰(zhan)在釆(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)中形成的(de)舞弊風險。當然集團統一(yi)(yi)采(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)也(ye)(ye)應(ying)當制訂嚴格的(de)釆(bian)(bian)購(gou)(gou)(gou)控制程(cheng)序。
制訂(ding)嚴格的(de)采購合同審核程序(xu)
企業在制定(ding)(ding)統(tong)一釆(bian)購政策(ce)后，同(tong)時(shi)應(ying)當制訂套規定(ding)(ding)釆(bian)購合同(tong)的內部審核(he)程(cheng)(cheng)序(xu)。釆(bian)購合同(tong)內部審核(he)程(cheng)(cheng)序(xu)應(ying)當根(gen)據(ju)不(bu)同(tong)的釆(bian)購事項和金(jin)額籌情況(kuang)分別確定(ding)(ding)不(bu)同(tong)的審核(he)環節。
設(she)備(bei)釆(bian)(bian)購(gou)(gou)、中(zhong)項人宗原材(cai)料釆(bian)(bian)購(gou)(gou)、年度釆(bian)(bian)購(gou)(gou)、外(wai)協加(jia)工釆(bian)(bian)購(gou)(gou)、工程項目釆(bian)(bian)購(gou)(gou)等(deng)，需(xu)要確定(ding)不同(tong)的審批環(huan)節(jie)。設(she)備(bei)釆(bian)(bian)購(gou)(gou)等(deng)涉及(ji)技(ji)術性(xing)要求高的項目，應當(dang)(dang)有(you)專業工程師對技(ji)術條(tiao)款(kuan)進行審核(he)(he)；復雜的大(da)型安裝項目甚至需(xu)要聘請外(wai)部專家(jia)參與審核(he)(he)；外(wai)包(bao)合同(tong)需(xu)要有(you)相關部門(men)業務人員(yuan)(yuan)進行審核(he)(he)；重(zhong)大(da)釆(bian)(bian)購(gou)(gou)合同(tong)需(xu)要有(you)內部法律顧問(wen)審核(he)(he)；所(suo)有(you)合同(tong)均應當(dang)(dang)接受財務部的審核(he)(he)等(deng)等(deng)。總(zong)之釆(bian)(bian)購(gou)(gou)合同(tong)中(zhong)的技(ji)術條(tiao)款(kuan)、商(shang)務條(tiao)款(kuan)、糾(jiu)紛處置條(tiao)款(kuan)和付款(kuan)條(tiao)款(kuan)應當(dang)(dang)分(fen)別由不同(tong)的部門(men)負責(ze)審核(he)(he)并提出糾(jiu)正意見。釆(bian)(bian)購(gou)(gou)合同(tong)內部審核(he)(he)程序(xu)除了預(yu)防與供應商(shang)之間產生(sheng)的外(wai)部風(feng)險外(wai)，同(tong)時(shi)也具有(you)預(yu)防內部采購(gou)(gou)業務人員(yuan)(yuan)的舞弊風(feng)險。
外包業務(wu)
當市場化(hua)、專業(ye)化(hua)、信息(xi)化(hua)和全球化(hua)達到(dao)一(yi)定高度后，為了更好(hao)地配置資(zi)源(yuan)，提(ti)高效率(lv)，許(xu)多跨國公(gong)(gong)司都(dou)在開(kai)展各種外(wai)包業(ye)務(wu)(wu)。外(wai)包業(ye)務(wu)(wu)的(de)原(yuan)意是(shi)為了提(ti)高公(gong)(gong)司運營效率(lv)，降(jiang)低(di)成本，將(jiang)一(yi)些非(fei)核心業(ye)務(wu)(wu)交(jiao)由專業(ye)公(gong)(gong)司去做。例如有些公(gong)(gong)司將(jiang)原(yuan)來自己的(de)車隊和倉庫儲運貨(huo)物(wu)統(tong)一(yi)交(jiao)給第三方(fang)物(wu)流公(gong)(gong)司負(fu)責；一(yi)些公(gong)(gong)司將(jiang)工薪發放也(ye)交(jiao)由第三方(fang)會計(ji)師辦理；企業(ye)保(bao)險業(ye)務(wu)(wu)大量外(wai)包給保(bao)險經紀人(ren)等。
可以(yi)說，外(wai)(wai)包業(ye)(ye)務將是未來企(qi)業(ye)(ye)運營(ying)方(fang)式大調整的(de)(de)重要標(biao)志。利用(yong)現代信息技術，可以(yi)將專業(ye)(ye)化分工推進(jin)到更高的(de)(de)層(ceng)次，企(qi)業(ye)(ye)運營(ying)管理(li)將不斷簡化。這種外(wai)(wai)包業(ye)(ye)務本(ben)身(shen)就具有(you)預防釆購舞弊風險(xian)的(de)(de)作用(yong)。
購買雇員忠誠(cheng)保險(xian)
以(yi)前筆者在討論保(bao)(bao)(bao)險(xian)與內控(kong)的(de)關系中(zhong)曾(ceng)對此提到保(bao)(bao)(bao)險(xian)在預防舞(wu)弊(bi)(bi)風險(xian)方面(mian)的(de)作用。而(er)雇(gu)(gu)員(yuan)忠(zhong)誠(cheng)保(bao)(bao)(bao)險(xian)正好具有預防舞(wu)弊(bi)(bi)風險(xian)的(de)作用。根據雇(gu)(gu)員(yuan)忠(zhong)誠(cheng)保(bao)(bao)(bao)險(xian)的(de)保(bao)(bao)(bao)障范圍，該保(bao)(bao)(bao)險(xian)主要就是保(bao)(bao)(bao)障企(qi)業(投保(bao)(bao)(bao)人)由(you)于其雇(gu)(gu)員(yuan)不忠(zhong)實行(xing)為(wei)(包(bao)括舞(wu)弊(bi)(bi)行(xing)為(wei))給企(qi)業造(zao)成(cheng)的(de)損(sun)失(shi)。就釆購業務(wu)而(er)言，如(ru)果(guo)雇(gu)(gu)員(yuan)利(li)用權利(li)做出損(sun)害企(qi)業利(li)益(yi)的(de)活動，企(qi)業可以(yi)向保(bao)(bao)(bao)險(xian)公司提出損(sun)失(shi)索(suo)賠。為(wei)了達到索(suo)賠的(de)目(mu)的(de)，企(qi)業從一開始就應當對各種可能造(zao)成(cheng)損(sun)失(shi)的(de)舞(wu)弊(bi)(bi)行(xing)為(wei)進(jin)行(xing)分析并(bing)提出預防措(cuo)施，包(bao)括記錄和(he)鑒定辦法。
例如如果釆購業務人員利用權利和供應商勾結，合(he)伙欺(qi)詐公(gong)司(si)以(yi)不合(he)理的(de)價格購買(mai)產品后，給公(gong)司(si)造成損失者(zhe)，公(gong)司(si)就(jiu)可以(yi)依(yi)據(ju)損失情況(通常會有法院或(huo)公(gong)安機關的(de)判決鑒定)向保險公(gong)司(si)提出索賠。這(zhe)個措施對(dui)整個釆購付款循環有效。
新型采購合作方式
在預(yu)防釆購舞(wu)弊風險的(de)諸多(duo)手段中(zhong)，前面曾(ceng)提到(dao)過(guo)當前主流企(qi)業多(duo)以(yi)多(duo)家詢價規定以(yi)避免(mian)*釆購中(zhong)容易產(chan)生的(de)舞(wu)弊風險。但是，如(ru)果企(qi)業和這些*供(gong)應商(shang)(shang)釆用結成戰略(lve)聯盟這種新型(xing)合作(zuo)方式后，則情況又將發(fa)生重大變化。一些跨(kua)國企(qi)業在制(zhi)定運營政(zheng)策包括釆購政(zheng)策時，已經考(kao)慮和供(gong)應商(shang)(shang)之間建立新型(xing)的(de)合作(zuo)關系利益共享(xiang)機制(zhi)。
在汽車(che)制(zhi)造(zao)行(xing)業(ye)，這種(zhong)合作(zuo)方式尤其普遍。汽車(che)主(zhu)機廠會(hui)和(he)各個(ge)零部(bu)(bu)件供(gong)(gong)應(ying)商(shang)就新(xin)開(kai)發的(de)(de)(de)(de)產品供(gong)(gong)應(ying)達成(cheng)(cheng)(cheng)利益共(gong)享和(he)風險共(gong)擔協(xie)議。各個(ge)零部(bu)(bu)件供(gong)(gong)應(ying)商(shang)直接參與主(zhu)機廠的(de)(de)(de)(de)研發過(guo)程(cheng)。當(dang)新(xin)車(che)型(xing)開(kai)發成(cheng)(cheng)(cheng)功(gong)后，參與合作(zuo)的(de)(de)(de)(de)零部(bu)(bu)件供(gong)(gong)應(ying)商(shang)也(ye)同時分享主(zhu)機廠的(de)(de)(de)(de)成(cheng)(cheng)(cheng)果。這方面的(de)(de)(de)(de)合作(zuo)典范是日本的(de)(de)(de)(de)豐田汽車(che)。為(wei)此豐田汽車(che)和(he)各個(ge)零部(bu)(bu)件供(gong)(gong)應(ying)商(shang)之(zhi)間形成(cheng)(cheng)(cheng)了(le)以豐田為(wei)中心的(de)(de)(de)(de)一(yi)(yi)個(ge)獨(du)特的(de)(de)(de)(de)生態圈。一(yi)(yi)種(zhong)制(zhi)造(zao)業(ye)中的(de)(de)(de)(de)生物鏈。這種(zhong)生態圈除了(le)可(ke)以提高合作(zuo)效率(lv)，強化相互關系形成(cheng)(cheng)(cheng)合力外(wai)，還具有預防(fang)采(cai)購(gou)舞弊風險的(de)(de)(de)(de)作(zuo)用。這種(zhong)戰略聯盟(meng)式的(de)(de)(de)(de)采(cai)購(gou)合作(zuo)關系可(ke)以看成(cheng)(cheng)(cheng)是集(ji)中采(cai)購(gou)的(de)(de)(de)(de)更高層次。
財務付(fu)款政策
在釆購付(fu)(fu)款(kuan)(kuan)業(ye)務循環中，有關(guan)(guan)財務方面(mian)的(de)舞弊(bi)風險主(zhu)要集中在應付(fu)(fu)賬(zhang)款(kuan)(kuan)確認和(he)貨(huo)(huo)款(kuan)(kuan)支(zhi)付(fu)(fu)兩個環節中。供(gong)應商銷售(shou)了(le)貨(huo)(huo)物(wu)，最關(guan)(guan)心的(de)就是(shi)日后(hou)是(shi)否能及時收(shou)回貨(huo)(huo)款(kuan)(kuan)。由(you)于(yu)競爭的(de)關(guan)(guan)系，特別是(shi)當企業(ye)因為各種(zhong)原因處(chu)于(yu)資金相對緊張(zhang)時期，供(gong)應商會對收(shou)款(kuan)(kuan)問題(ti)尤為關(guan)(guan)注。為了(le)及時拿到銷售(shou)貨(huo)(huo)款(kuan)(kuan)，供(gong)應商通常會釆取各種(zhong)措施對相關(guan)(guan)業(ye)務人員(yuan)展開公關(guan)(guan)活動。腐敗舞弊(bi)問題(ti)也就此產生。
在(zai)買(mai)方市(shi)場條件下，一(yi)些(xie)管理不善的企業(ye)人(ren)員(yuan)就(jiu)會利用(yong)負責供(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)(shang)銷售上(shang)(shang)賬的條件和支付(fu)(fu)(fu)到期貨款(kuan)的權利從事舞弊活動。一(yi)些(xie)資(zi)金(jin)短缺的企業(ye)，反而成為(wei)個別財務(wu)(wu)人(ren)員(yuan)謀取(qu)個人(ren)利益的有利條件。為(wei)此企業(ye)內部(bu)(bu)應(ying)(ying)當(dang)對使用(yong)供(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)(shang)貨物上(shang)(shang)賬過程(主要是ERP系統的數據(ju)錄入)做出(chu)程序規(gui)定(ding)(ding)。事先(xian)確(que)(que)定(ding)(ding)上(shang)(shang)賬的前提條件和登記入賬的時間規(gui)定(ding)(ding)。在(zai)確(que)(que)定(ding)(ding)應(ying)(ying)付(fu)(fu)(fu)供(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)(shang)貨款(kuan)時，應(ying)(ying)當(dang)制(zhi)(zhi)定(ding)(ding)付(fu)(fu)(fu)款(kuan)計(ji)劃。付(fu)(fu)(fu)款(kuan)計(ji)劃將根據(ju)企業(ye)的實際現金(jin)狀況，采購(gou)合同(tong)規(gui)定(ding)(ding)以及供(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)(shang)重要性等若干因素制(zhi)(zhi)定(ding)(ding)。付(fu)(fu)(fu)款(kuan)計(ji)劃通常由財務(wu)(wu)部(bu)(bu)編制(zhi)(zhi)，然后(hou)(hou)經(jing)過釆(bian)購(gou)管理委員(yuan)會審核后(hou)(hou)由總經(jing)理批準執(zhi)行。企業(ye)應(ying)(ying)該從政策上(shang)(shang)對采購(gou)人(ren)員(yuan)介入釆(bian)購(gou)付(fu)(fu)(fu)款(kuan)做出(chu)明確(que)(que)的規(gui)定(ding)(ding)，嚴(yan)格禁止采購(gou)業(ye)務(wu)(wu)人(ren)員(yuan)為(wei)供(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)(shang)聯系催促貨款(kuan)。支付(fu)(fu)(fu)貨款(kuan)業(ye)務(wu)(wu)由財務(wu)(wu)部(bu)(bu)按(an)照付(fu)(fu)(fu)款(kuan)計(ji)劃安(an)排支付(fu)(fu)(fu)。
以上介紹的(de)各(ge)種預防釆購(gou)舞弊風險(xian)的(de)方(fang)(fang)法(fa)，也(ye)還只(zhi)是(shi)眾多辦(ban)法(fa)中(zhong)的(de)部(bu)分。還有(you)比如對(dui)釆購(gou)付款(kuan)業(ye)務展開(kai)專項內部(bu)審(shen)計、內控(kong)檢查等(deng)。筆者要特別說(shuo)明，上述各(ge)種方(fang)(fang)法(fa)和措施(shi)沒有(you)那(nei)個方(fang)(fang)法(fa)是(shi)*有(you)效(xiao)的(de)，必(bi)須根據(ju)本企業(ye)自身(shen)的(de)實際(ji)情況配伍(wu)使用(yong)。發生(sheng)在企業(ye)層(ceng)面的(de)一些舞弊問題，需要站在國(guo)家層(ceng)面、社(she)會道德層(ceng)面和公(gong)司治理的(de)高(gao)度來考慮解(jie)決。
采購付款(kuan)業(ye)務中的(de)(de)(de)舞弊風險(xian)只(zhi)是企(qi)業(ye)舞弊風險(xian)的(de)(de)(de)一(yi)(yi)(yi)部分。根(gen)據風險(xian)轉(zhuan)移(yi)理(li)論(lun)，一(yi)(yi)(yi)些企(qi)業(ye)的(de)(de)(de)釆購舞弊風險(xian)正(zheng)在向銷售(shou)收(shou)款(kuan)業(ye)務領(ling)域轉(zhuan)移(yi)。舞弊風險(xian)的(de)(de)(de)不斷轉(zhuan)移(yi)，正(zheng)像人體癌細(xi)胞擴散(san)一(yi)(yi)(yi)樣(yang)損害企(qi)業(ye)的(de)(de)(de)正(zheng)常運營(ying)，因(yin)此從理(li)論(lun)上(shang)說(shuo)，舞弊風險(xian)在短期內難(nan)以根(gen)除。
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