如何能讓自己(ji)在多項目的管理中更(geng)加有效(xiao)率?更(geng)加有掌(zhang)控(kong)力(li)?更(geng)加有品(pin)質(zhi)?我分享三個簡(jian)單(dan)的方(fang)法，用omni focus舉例(li)(其實Doit.im也是一樣用法)。
批次處理應該是最實用的提高效率的方式 ，舉例：
把需要電話解決的事情，比如說5件，列在一起，然后一次性全部打出去，比把5個電話分散到上午打2通、下午打3通，效率要高，為什么呢?
因為這樣合并了每次打電話的啟動成本和結束成本 ，不知道你有沒有這樣的體驗：
1、打電話前除了準備好要說的內容，還要準備好打電話情緒和狀態(從工作的煩躁狀態切換到跟客戶打電話的熱情飽滿狀態)。
2、要把當前的工作放下，去打電話，然后再切換回剛才的工作，這也是非常大的成本，有的時候狀態很難再切換回去，掛掉電話之后就不想再寫剛剛開了頭的文檔了。
所以，批次處理就是讓你一趟地鐵直達，而不是換五趟地鐵才到， 這樣一來，效率自然提升不少。
接下來的問題是，如何在多項目管理中盡量多的用批次處理的方法搞定行動，推動項目，分3步：
第1步：設置你最常用到的情境
情境不需要設置太多，5個以內就ok ，否則自己會比較容易忘掉，可以設置情境的忘了設置情境，那么你將對整個情境產生不信任的感覺，所以寧愿一開始的時候少一點，但是一旦符合條件的行動，就必須加入情境。
情境有三個：
1、phone：需要通過電話解決的事情。
2、Going out：需要外出解決的事情，比如說，三個項目都有需要外出解決的事情，有的是跑合同，有的是買材料，有的是拜訪客戶，那么當你今天必須要出門的時候，不如就把今天定為“外出日”，列出所有需要外出解決的事情，出一趟門，全部搞定!
3、Waiting：授權出去后需要等待回復的行動，我都會加上這個情境，我猜你一定在授權出去的行動上加了時間底線對吧?所以你覺得時間底線到了，你再去催他，不就ok了~我以前就是這么做的，但后來發現到了時間底線那一天去催他的時候才發現，他完全會錯了意，搞錯了方向，于是不得不重新來過，所以后來我打算主動一點，有空的時候就用這個情境把所有授權出去的事情列出來，看看哪個不是很有把握，就主動溝通一下，有人說，在公司里，良好的溝通是高效的基礎，我蠻認同的。
第2步：錄入行動時加入情境屬性
這個操作很簡單，養成習慣需要一段時間，關鍵是你要知道你的情境都是什么，還有它們之間的界限在哪里 ，比如@phone和@XX客戶，它們之間的界限就不清晰，如果有一個行動是給XX客戶打電話，你就不得不二選其一，情境應該是分類，而不是標簽，大多數的軟件也是這樣設計的。
omni focus里面很方便，快捷鍵彈出收集窗口，用鍵盤錄入行動，用tab和向下箭頭可以選擇項目和情境，全鍵盤操作很舒服。
第3步：篩選出符合情境的行動
這一步就很簡單了，覺察你現在處在哪個情境下，打開軟件看看有什么是現在可以做的，讓大腦用來思考和決策，讓電腦來提供資料和訊息 。
你根本不用關心這些行動屬于哪個項目，你只要知道，將他們批次處理完，你相關的項目都向前推進了一點點~不怕慢，就怕站，這種“推進一點點”的感覺也是蠻好的。
通過增加鳥瞰視角，增強掌控力
對于剛剛工作不久的人，大多會收到這樣的建議：每天下班前，回顧這一天都做了些什么，明天上班后，第一件事就是規劃一下當天的行動，選出最重要的事情先做……
這很好，對“執行者”比較有立竿見影的效果
對于同時對多個項目負責的人來說，增強掌控力還需要從更高的視角去總覽全局，至少要觀察和思考到一周內的行動，這個視角稱為鳥瞰(Bird View)。
鳥瞰分為兩部分：
1、行事歷上的約會
2、即將截止的行動
omni focus里面有個“預測”功能就是鳥瞰視角(其他軟件也有類似的)。
下一周所有的約會和即將截止的事情都一目了然，怎么樣?是不是更有掌控感了呢?(或者焦慮也說不定，：P)
通過每周回顧，增加項目品質
平時在公司里像打仗一樣的工作，所有的事情和思路都是碎片化的，因此更多的是迅速決策和行動，結果我猜是“這件事讓A去做和讓B去做，得到的結果差不多~”
就拿做新員工培訓來說，如何讓這個項目更加有品質?
光埋頭做事很難提高品質，在梳理了整個項目之后，或許會有提高品質的辦法出現。
回顧的方法是：
1、梳理全部計劃。
2、問自己問題
建議一個項目回顧結束之后，再到下一個項目。
現在做的任何事都會影響到未來，如果在錄入或者分解任務不夠到位的話，現在回顧和梳理起來就會比較吃力~
梳理完全部計劃之后問自己三個問題：
1、有哪些地方還可以授權?
2、下周我要重點關注什么?
3、做這件事除了現在的方法，有沒有更好的?
我聽說有些科學家和作家、藝術家，都有在睡夢中獲得靈感的經歷，他們認為沉浸在現狀中，然后帶著問題入睡，就有可能從潛意識中找到答案!《暗時間》作者劉未鵬把這個稱作“思維的慣性”(我的微博上大家也都說自己有這樣的體驗)。
感覺和上面提到的“回顧提高品質”有點異曲同工之妙，不妨試試吧。
結語：
人生其實就是一個大項目，人人都是產品經理，都在解決5個W(Who、What、When、Where、Why)和一個H(How)的問題
作者：李悅敏，*項目管理、研發管理專家、項目管理、研發管理培訓師
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